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Il y a plusieurs semaines, nous avons eu l'occasion de nous entretenir avec De Wet van Jaarsveldt, directeur financier de Daybreak Eggs, dans le cadre de nos entretiens de routine sur la gestion de la réussite des clients. Nous avons tellement apprécié l'entreprise et son histoire que nous avons décidé de présenter cette étude de cas ...

À propos de Daybreak Eggs

Fondée en 2001 par Johan van der Schyff à Plettenberg Bay avec la vision d'être le fournisseur d'œufs préféré dans les provinces du Cap occidental et du Cap oriental en Afrique du Sud, Daybreak Eggs s'efforce d'optimiser la valeur au profit de ses clients et de ses communautés. En 2019, Johan van der Schyff a remporté le prix Toyota South Africa Agri Young Farmer of the year. À l'heure actuelle, il existe trois fermes de production avec des stations d'emballage situées à Plettenberg Bay, Humansdorp et Port Alfred, qui produisent 1 400 000 douzaines d'œufs par mois. Les facteurs commerciaux essentiels sont la durabilité économique, sociale et environnementale, la bonne gouvernance d'entreprise et le respect des réglementations en matière de sécurité alimentaire. Daybreak Eggs est membre de Toplay Eggs, qui fournit et emballe la marque TopLay et la plupart des marques maison de divers grands points de vente au détail avec des œufs produits par des pondeuses nourries au grain.

Leurs valeurs sont l'innovation, la prestation de services, les fournisseurs d'œufs en qui nous pouvons avoir confiance, la valorisation des relations avec leurs clients et la conduite des affaires avec intégrité et engagement.

Principaux défis

En 2019, Daybreak Eggs a pris la décision de mettre en œuvre Acumatica ERP de Sage Pastel Partner. La raison pour laquelle ils ont choisi Acumatica était pour l'entreprise de continuer à se développer en automatisant les processus manuels, en personnalisant les processus en fonction des exigences de l'entreprise, pour donner à plus d'employés l'accès au système à partir de n'importe quel endroit ainsi que pour avoir un stockage sécurisé des données. Ils ont introduit Velixo quelques mois plus tard pour les raisons suivantes :

• Saisie inefficace des données - Le volume de données représentait un défi... En raison de la nature de l'activité, Daybreak Eggs dispose d'une structure de prix complexe dont les données changent constamment. L'équipe devait créer des feuilles de calcul de prix de vente dans Excel, puis copier et coller l'énorme quantité de données dans leur ERP. La saisie manuelle des données n'était pas assez efficace pour faire face à la quantité croissante de données.
• Conception manuelle des rapports - L'élaboration de rapports financiers permettant de suivre correctement ces données prenait du temps, n'était pas flexible et était sujette à des erreurs humaines.
• Journaux de fin de mois - certains processus étaient trop manuels, comme le calcul et le traitement de journaux de fin de mois complexes pour les actifs biologiques, les coûts de production, les coûts des stations d'emballage et les salaires.
• Impossibilité de produire certains rapports - L'un des plus grands défis de Daybreak Egg était l' impossibilité de générer des rapports pour les comptes de gestion mensuels dans Acumatica. "Les rapports ARM n'étaient pas suffisants en raison du niveau de détail et des données nécessaires à la production d'œufs. Les données quotidiennes relatives aux œufs produits, à la consommation d'aliments, à la consommation d'eau et à la mortalité des poulets sont autant d'indicateurs de performance clés qui fournissent des informations cruciales pour la croissance de l'entreprise", explique M. De Wet.

La différence Velixo

• Efficacité et flexibilité - Après avoir utilisé Velixo, l'équipe de Daybreak Egg a découvert l'efficacité que Velixo offrait en s'intégrant de manière transparente à Excel et Acumatica. Cela leur a permis d'élaborer des rapports plus détaillés et plus dynamiques. En conséquence, De Wet van Jaarsveldt a déclaré avoir pris " l'une des meilleures décisions de sa carrière " en utilisant Velixo pour tous leurs besoins en matière de rapports financiers.

Les principaux rapports sont les suivants: Compte de résultat ; Bilan ; Analyse des coûts pour la production, la station d'emballage, la flotte et le coût de fabrication par douzaine ; Analyse de rentabilité. M. De Wet a eu la gentillesse de partager avec la communauté la mise en page de certains de ses rapports au format PDF.

• Automatisation de la saisie des données - Velixo a aidé Daybreak Eggs à réduire le travail manuel lors des mises à jour des données de prix en automatisant la saisie des données ERP à l'aide de Generic Writeback. En cliquant sur un seul bouton, Daybreak Eggs a été en mesure d'enregistrer des milliers de transactions de listes de prix de vente de clients à partir d'Excel directement dans Acumatica.
• Automatisation des données sur des objets personnalisés pour une meilleure prise de décision - Voyant les possibilités et la valeur de la fonction Generic Writeback, Daybreak Eggs a également commencé à l'utiliser pour saisir des données, telles que : la consommation de diesel pour les camions en tant que dépenses avec des points de données tels que la date de ravitaillement, le nombre de litres, etc. La fonction Generic Writeback leur a permis d'écrire ces données dans leur ERP et d'établir des rapports sur de nombreux autres paramètres tels que le coût par véhicule, ce qui leur a permis de prendre de meilleures décisions.

"Avec Velixo, la saisie des données peut être entièrement automatisée. Par exemple, les données de transaction de notre solution de gestion de flotte, telles que les achats de diesel, sont importées dans Excel et ensuite poussées de manière transparente dans Acumatica à l'aide de Velixo, évitant ainsi toute saisie manuelle", déclare De Wet van Jaarsveldt.

• Distribution de rapports - Possibilité d'envoyer des centaines de courriels de listes de prix aux clients et aux membres de l'équipe de vente directement à partir d'Excel, à l'aide des fonctions Liste de distribution et Distribuer.
• Visibilité et audit - "Il y a beaucoup plus de détails maintenant. Nous pouvons identifier les exceptions et mieux les gérer, sur une base quotidienne et non plus mensuelle. La valeur créée est énorme", déclare De Wet van Jaarsveldt.

Caractéristiques préférées

M. De Wet a fait l'éloge de presque toutes les caractéristiques de Velixo, mais il a particulièrement insisté sur les suivantes :

• La réécriture générique - L'intégration de Velixo avec les scénarios d'importation d'Acumatica, associée aux scénarios d'importation propres à Velixo, permet à chacun d'importer rapidement des données dans Acumatica à l'aide de formulaires d'entrée de données générés. En plus de ces formulaires d'entrée, Velixo supporte une fonction générique d'écriture qui peut être intégrée dans n'importe quel rapport.
• Réécriture du journal - Cette fonctionnalité permet de créer des transactions de journal directement dans Acumatica, à partir de n'importe quel rapport Velixo.
• Les GI et GIFILTER Les fonctions Generic Inquiry de Velixo peuvent interroger n'importe quelle Generic Inquiry dans Acumatica, y compris les Generic Inquiries que Velixo déploie prêtes à l'emploi dans Acumatica. Cela permet aux utilisateurs d'analyser n'importe quelle donnée Acumatica, directement à partir d'Excel !
• Liste de distribution - une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de générer des rapports au format PDF ou Excel sans formules et de les distribuer aux utilisateurs, d'un simple clic. D'autres options permettent de sélectionner uniquement certaines feuilles d'un classeur ou de filtrer les rapports au moment de la génération (par société, branche, division, période financière, etc.), en plus de la sécurité des données propre à Acumatica.

Quelle est la prochaine étape pour Daybreak Eggs ?

Daybreak Eggs prévoit de continuer à utiliser Velixo pour encore plus de processus de saisie de données, afin de soutenir des rapports supplémentaires. Certains seront créés à l'aide de Velixo et d'autres sous forme de tableaux de bord hautement interactifs à l'aide de Power BI, avec lequel Velixo s'intègre.

Nous souhaitons bonne chance à Daybreak Eggs et De Wet et toute l'équipe Velixo leur est reconnaissante de leur collaboration et du temps qu'ils nous ont accordé pour cette étude de cas.