Analyse des écarts dans Excel : ce que les ERP vous laissent faire
Une fois le mois clôturé, la colonne des écarts se remplit automatiquement : chiffres réels moins budget, chiffres réels moins ceux de l’année dernière, avec un pourcentage à côté de chaque valeur. Tous les progiciels de gestion intégrée (ERP) effectuent ces soustractions. Ce qu’aucun d’entre eux ne fait, c’est la partie que lit le directeur financier : la phrase qui indique que le chiffre d’affaires est inférieur de 8 % à celui de l’année dernière parce que deux contrats d’entreprise ont été reportés au trimestre suivant, et que les frais de transport ont dépassé de 12 % les prévisions en raison d’une surtaxe carburant que personne n’avait prévue. Cette phrase constitue l’analyse, et elle est rédigée dans Excel en complément des chiffres fournis par l’ERP, car l’explication réside dans la lecture que fait l’analyste de l’activité, et le système ne dispose d’aucun champ pour cela. L’analyse des écarts dans Excel est la discipline récurrente dont traite cet article : comparer les chiffres réels en temps réel au budget, à la période précédente et aux prévisions, isoler ce qui a évolué et en expliquer les raisons. Elle s’effectue à deux niveaux : les états financiers synthétiques et les détails granulaires qui les sous-tendent, et aucun des deux ne reste à jour de lui-même.
Ce que l'analyse de variance vous demande
Un écart est une soustraction. L’analyse des écarts dans Excel correspond au travail qui s’ensuit. Le chiffre est une comparaison, et le budget n’est qu’un des éléments par rapport auxquels on effectue cette comparaison. La période actuelle par rapport à la même période de l’année dernière, le trimestre actuel par rapport au précédent, le mois actuel par rapport à la moyenne glissante, les chiffres réels par rapport aux dernières prévisions : chacun de ces éléments constitue un écart et répond à une question différente. Le budget vous indique si vous respectez les prévisions. Les comparaisons d’une année sur l’autre et d’un trimestre sur l’autre vous indiquent dans quelle direction l’activité évolue et à quel rythme. La comparaison entre les prévisions et les chiffres réels vous indique si votre propre estimation récente s’est avérée juste. Les mois qui méritent d’être étudiés sont ceux où ces réponses divergent, où vous êtes en dessous du budget mais en baisse par rapport à l’année dernière, ou dans les prévisions mais en ralentissement d’un trimestre à l’autre. Vient ensuite le travail d’analyse : distinguer les écarts qui méritent un paragraphe des simples variations d’arrondi, remonter aux transactions à l’origine des écarts significatifs, et rédiger l’explication que vos supérieurs liront à la place du simple tableau Excel.
La même rigueur s'applique au-delà de la ligne de synthèse. Le compte de résultat indique que les frais de transport dépassent les prévisions ; l'analyse qui explique ce dépassement suit les lignes de facturation des fournisseurs par transporteur et par axe routier sur une période de six mois, jusqu'à ce que le mois où le dépassement a commencé apparaisse. Il en va de même pour les notes de frais qui dépassent les limites fixées par la politique d’entreprise, les heures de travail imputées à de mauvais projets, ou encore les coûts fournisseurs qui augmentent ligne par ligne. Il s’agit là aussi d’écarts, mesurés à partir d’un ensemble de données granulaires sur la durée plutôt que par rapport à un simple chiffre budgétaire, et c’est généralement là que réside la cause du problème.
Ce que chaque ERP vous offre de manière native
La plupart des ERP calculent et affichent l’écart, et chacun trace la ligne à peu près au même endroit. Business Central affiche les chiffres réels par rapport au budget à l’écran via la vue « Solde du grand livre / Budget », et pour obtenir un rapport formaté, vous définissez des colonnes dans les « Rapports financiers » : une colonne pour les chiffres réels, une pour le budget, une pour l’écart et une pour le pourcentage. Acumatica va encore plus loin dès l’installation, avec des états financiers intégrés à son « Analytical Report Manager » qui placent côte à côte les colonnes « Réel », « Budget » et « Écart » au niveau des comptes et sous-comptes, et permettent de comparer les périodes entre elles ainsi qu’avec l’année précédente, avec une exploration en profondeur jusqu’aux détails de la période. Le « Financial Report Writer » de Sage Intacct ajoute des colonnes « Réel », « Budget » et « Différence » avec un pourcentage d’écart et des indicateurs visuels, tandis que Sage Copilot peut désormais rédiger une explication de l’écart lors de la clôture. Des systèmes différents, des capacités réelles, une limite commune. Chacun produit les chiffres d’écart pour la structure de reporting qui lui est propre, dans la mise en page qu’il autorise, une entité à la fois. Aucun d’entre eux n’est conçu pour produire l’ensemble complet qui compare trois références, consolide plusieurs entités et intègre les commentaires du contrôleur de gestion en marge.
Les écarts qui se cachent derrière le compte de résultat
Un récapitulatif des écarts ne fait que les signaler ; il les explique rarement. Lorsque les coûts de main-d’œuvre dépassent le budget, la réponse se trouve dans les lignes des feuilles de temps : quels projets ont absorbé ces heures, au cours de quelles semaines elles ont augmenté, si le tarif d’un sous-traitant a changé. Lorsque les frais généraux et administratifs dépassent le budget, la réponse se trouve dans les notes de frais, catégorie par catégorie. Lorsque la marge diminue, la réponse se trouve dans le détail des lignes de factures fournisseurs, fournisseur par fournisseur et article par article. Chaque ERP contient toutes ces informations, mais chacun vous oblige à les extraire une requête à la fois, pour une seule période, sans moyen simple de mettre côte à côte six mois de détails au niveau des lignes et de les comparer. C’est cette comparaison qui permet de détecter une hausse des coûts avant qu’elle n’atteigne le compte de résultat, et c’est précisément cette analyse que les rapports natifs du grand livre auxiliaire ne sont pas conçus pour fournir.
Pourquoi l'analyse de variance dans Excel ne cesse de perdre de sa pertinence
Le service financier effectue ses analyses sous Excel pour une raison bien simple : c’est le seul outil qui permet de présenter côte à côte les chiffres réels, le budget, ceux de l’année précédente et les prévisions, dans une mise en page que vous contrôlez, avec une colonne réservée à la phrase expliquant l’écart. La grille est facile à créer ; le plus difficile est de la maintenir conforme au grand livre. Les chiffres copiés à partir d'un fichier exporté sont corrects au moment où ils sont importés, mais deviennent erronés dès que quelqu'un comptabilise une facture en retard ou reclasse une dépense après que vous avez extrait le fichier. L'analyse que vous avez terminée jeudi ne correspond plus à l'ERP dès vendredi, et personne ne s'en rend compte jusqu'à ce que la prochaine exportation révèle à nouveau l'écart. C'est à la partie la plus importante qu'on consacre le moins de temps, car les tâches techniques ont accaparé toute la matinée.
Analyse de variance dans Excel avec actualisation
Velixo relie directement Excel à Acumatica, Business Central et Sage Intacct via l’API de chaque système, en utilisant vos identifiants ERP et les autorisations qui y sont associées. Les données qui étaient auparavant exportées s’affichent désormais sous forme de cellules dynamiques : chiffres réels, écritures budgétaires, soldes des périodes précédentes, opérations comptabilisées jusqu’au niveau des lignes. Les écarts et les pourcentages restent des formules Excel classiques dans une mise en page que vous formatez une seule fois et réutilisez chaque mois, et chaque référence n’est qu’une nouvelle extraction en temps réel : ainsi, le budget, les chiffres de l’année précédente et les prévisions actuelles s’alignent dans une seule vue. Cette même connexion va au-delà du grand livre pour atteindre les livres auxiliaires et les détails opérationnels ; ainsi, les lignes de factures fournisseurs, les lignes de notes de frais et les entrées de feuilles de temps sont également mises à jour en temps réel, sur six mois dans un seul tableau où la tendance est clairement visible. La consolidation multi-entités et multi-instances s’effectue via des fonctions uniques : ainsi, un « group pack » rassemble toutes les filiales dans un seul classeur, plutôt que de générer une exportation par société. Lorsqu’un écart semble erroné ou intéressant, un clic droit suivi de la sélection de « Drilldown » suffit pour que Velixo affiche les écritures sous-jacentes au chiffre, avec un lien vers l’écran ERP d’où elles proviennent. L’analyse démarre dès l’actualisation, et non après le réencollage des données.
Poser une question à la variance
Une fois les données mises en ligne, l’explication peut également commencer dans le classeur. Sélectionnez un écart, cliquez avec le bouton droit et choisissez « Résumer » : Velixo Intelligence analyse la plage de données et fournit un compte rendu de niveau analyste indiquant ce qui a évolué et dans quelle mesure, puis répond à vos questions complémentaires dans le même panneau lorsque vous cliquez sur une ligne. Pointez l’outil vers un tableau de dépenses ou de lignes de facturation sur six mois, et il analyse l’évolution d’une période à l’autre de la même manière qu’il analyse un écart budgétaire, en identifiant les catégories et les fournisseurs à l’origine de l’augmentation. Pour les commentaires qui se répètent à chaque clôture, une cellule VX.ASK (anciennement VX.ANALYSIS) se trouve à côté de l’écart et génère automatiquement un texte explicatif en langage clair, qui se met à jour lorsque les chiffres changent lors du prochain rafraîchissement. Rien de tout cela ne remplace le jugement du contrôleur de gestion quant à ce qui est significatif. Cela élimine le « fardeau de la page blanche » lors de la première ébauche et maintient la formulation à jour par rapport aux chiffres. Velixo Intelligence est aujourd’hui en préversion privée et fonctionne sur les mêmes données en temps réel que le reste du classeur.
Analyse des écarts dans Excel pour n'importe quel ERP
Le travail qui définit l’analyse des écarts se situe en amont du système ERP, dans le classeur où le service financier compare les valeurs de référence et rédige le rapport ; cette approche reste donc valable quel que soit le système ERP utilisé par l’entreprise. Le gain rapporté par les clients réside dans le temps de mise à jour, et un pack d’écarts est actualisé à chaque clôture. Rob Wood, directeur financier chez Yardnique et client de Velixo, a réduit le temps nécessaire à la préparation de son rapport de gestion destiné au conseil d’administration de six heures à une seule. Pour un contrôleur de gestion qui effectue l’analyse des écarts chaque mois, cela représente la différence entre une matinée consacrée à la reconstruction des données et une simple actualisation suivie de l’analyse proprement dite. Velixo extrait en temps réel les données réelles, budgétaires, de la période précédente et des grands livres auxiliaires pour les intégrer à votre modèle d’analyse des écarts, quel que soit l’ERP auquel il est connecté ; il explore les transactions sous-jacentes à chaque chiffre, rédige le commentaire à l’aide d’Intelligence et réintègre les révisions approuvées, le tout depuis votre compte ERP. Découvrez comment Velixo s’intègre à votre ERP.