Velixo pour les associations à but non lucratif

Velixo se connecte Acumatica, Sage Intacctet Microsoft Business Central directement vers Excel, afin que votre équipe financière puisse produire des rapports prêts pour l'audit, gérer le suivi des subventions et effectuer la clôture de fin de mois sans avoir à recréer les mêmes feuilles de calcul à chaque période. Des données en temps réel, des modèles spécialement conçus pour les organisations à but non lucratif et la réécriture dans votre ERP, le tout à partir de l'outil que votre équipe utilise déjà au quotidien.

Le secteur associatif est confronté à des défis qui lui sont propres

Les équipes financières des organisations à but non lucratif sont tiraillées entre deux réalités. Le progiciel de gestion intégré (ERP) contient des données contrôlées et précises. Le conseil d'administration, les bailleurs de fonds et les auditeurs ont besoin de rapports présentés sous des formats que l'ERP ne peut pas générer en natif ; l'équipe financière doit donc les créer dans Excel. À chaque cycle, quelqu'un exporte les données, les colle dans un classeur, les reformate, les compare à une autre exportation, puis les envoie en espérant que rien n'ait changé dans l'ERP entre l'exportation et la transmission.

Pour les organisations qui gèrent simultanément plusieurs subventions, des fonds affectés à des fins spécifiques et des rapports au niveau des programmes, ce processus devient rapidement complexe. Peu importe les capacités de l'ERP : si le chemin menant des données au rapport passe par une série d'étapes manuelles qui allongent les délais, sont sources d'erreurs et nécessitent les connaissances institutionnelles d'une personne en particulier pour être menées à bien, cela ne sert à rien.

Velixo met fin à ce casse-tête. L'ERP reste le système de référence, Excel reste l'environnement de reporting auquel votre équipe fait confiance, et Velixo les relie directement afin que les rapports soient mis à jour en temps réel, traçables de la source à la sortie, et reproductibles sans avoir à être recréés.

Comment Velixo aide les équipes financières des associations à but non lucratif

La comptabilité des organismes à but non lucratif comporte des aspects que les outils généraux ne gèrent pas bien : la comptabilité par fonds sur plusieurs livres comptables, la classification des actifs nets par type de restriction, le suivi des dépenses liées aux subventions par subvention et par programme, ainsi que les états financiers conformes aux PCGR qui doivent être rigoureusement équilibrés. Velixo est spécialement conçu pour cette structure.

Habitat for Humanity Metro Denver exerce ses activités dans les secteurs de la construction, du commerce de détail, du crédit hypothécaire et des services sociaux, le tout au sein d’une seule instance Acumatica. Avant Velixo, l’établissement de rapports pour ces différents secteurs d’activité nécessitait des configurations distinctes et un rapprochement manuel entre elles. Grâce à Velixo, leur équipe peut désormais produire un compte de résultat qui distingue les biens donnés des biens achetés, rendre compte avec précision de chaque source de revenus et donner à leurs partenaires d’audit la confiance nécessaire pour valider les comptes. Le directeur des opérations l'a décrit sans détour : « Acumatica avec Velixo est idéal pour le reporting de projet. »

Cornell Cooperative Extension, qui opère dans plusieurs comtés de l'État de New York et est soumise à des obligations de reporting complexes, a mis en place Velixo et Acumatica, réduisant ainsi le temps d'intégration des nouveaux collaborateurs à moins d'une heure. Les présentations au conseil d'administration permettent désormais d'accéder en temps réel aux détails des transactions. La clôture de fin de mois s'effectue plus rapidement, car les transactions non comptabilisées sont accessibles dans les rapports préliminaires avant la clôture des comptes.

AHURI, un organisme de recherche à but non lucratif basé en Australie, a chiffré ce gain : une augmentation de 75 % de la productivité. Son équipe gère désormais l'ensemble des rapports financiers, la mise à jour des budgets et la distribution automatisée des factures à partir d'Excel, sans écrire une seule ligne de code.

Ce que les associations peuvent faire avec Velixo

Les organisations à but non lucratif qui utilisent Velixo font régulièrement état d'une préparation plus rapide des audits, d'une réduction significative du temps nécessaire à la clôture mensuelle et d'une plus grande confiance dans l'exactitude des chiffres qu'elles présentent à leurs conseils d'administration et à leurs bailleurs de fonds. Les équipes qui passaient auparavant plusieurs jours à préparer les dossiers financiers pour les réunions du conseil d'administration les mettent désormais à jour quelques minutes avant le début de la réunion.

La solution Velixo pour Sage Intacct Nonprofit a été développée en collaboration avec des responsables financiers du secteur associatif et comprend des modèles préconfigurés pour la conformité aux normes GAAP, la comptabilité par fonds et la préparation à l'audit. Les organisations peuvent ainsi être opérationnelles et générer leurs premiers rapports en quelques jours seulement, et non en plusieurs mois.

« La possibilité de réimporter mes prévisions en masse m'évite de nombreux allers-retours et saisies manuelles. J'estime que cela réduit notre processus de budgétisation de plusieurs jours à quelques heures. » C'est ce qu'explique Donna M. James, responsable financière chez Cornell Cooperative Extension, en décrivant les changements qui interviennent lorsque la budgétisation passe d'une exportation statique à un processus de réimportation en temps réel.