Velixo pour les administrations publiques

Velixo se connecte Acumatica, Sage Intacctet Microsoft Business Central directement vers Excel, offrant ainsi aux prestataires du secteur public, aux organismes financés par des fonds publics et aux organisations liées au secteur public une couche de reporting régulée et en temps réel qui gère la complexité des finances du secteur public sans nécessiter de solutions de contournement nécessitant d'importantes ressources informatiques. Suivi des coûts conforme aux normes DCAA, répartition des coûts indirects, reporting contractuel et gestion budgétaire, le tout au sein de la feuille de calcul sur laquelle votre équipe travaille déjà.

Les finances publiques présentent des défis qui leur sont propres

Les marchés publics et les finances du secteur public sont soumis à de nombreuses exigences qui ne s'intègrent pas toujours parfaitement dans les rapports standard générés par les progiciels de gestion intégrée (ERP). Les groupes de coûts indirects doivent être calculés, imputés et documentés de manière à satisfaire aux exigences des audits de la DCAA. Les contrats à prix coûtant majoré, à forfait (temps et matériel) ou à prix fixe requièrent chacun une logique différente en matière de suivi des coûts et de reporting. Les subventions fédérales sont assorties de conditions de conformité qui doivent être prises en compte dans les états financiers et dont la traçabilité jusqu'à la source doit être assurée.

La plupart des systèmes ERP gèrent efficacement l'aspect transactionnel de ces tâches. Le problème se pose lorsque les équipes financières doivent produire les résultats attendus : des calculs de centres de coûts réalisés dans Excel et s'appuyant sur les données ERP en temps réel, des calculs de taux de frais généraux qui s'actualisent automatiquement à mesure que les données réelles évoluent, ainsi que des rapports sur l'exécution des contrats qui ne nécessitent pas d'extraction manuelle à chaque cycle de reporting.

C'est là qu'intervient Velixo. Non pas en remplacement de l'ERP, mais en tant que couche Excel sécurisée faisant le lien entre le système de référence et les rapports conformes aux exigences réglementaires dont les équipes financières des administrations publiques sont responsables.

Comment Velixo aide les équipes financières des administrations publiques

Dans le domaine des finances publiques, la traçabilité prime sur presque tout le reste. Chaque chiffre doit pouvoir être rattaché à une transaction source, chaque affectation doit pouvoir être justifiée, et chaque rapport transmis à un responsable des marchés publics, à un auditeur fédéral ou à un organisme de financement doit être exact au jour même de sa soumission, et non à la date de la dernière exportation des données.

Avec Velixo, la traçabilité est intégrée d'emblée, et non plus ajoutée a posteriori. Les rapports s'actualisent en temps réel à partir de l'ERP à chaque rafraîchissement. Depuis n'importe quel chiffre dans Excel, vous pouvez remonter jusqu'à la transaction sous-jacente dans votre ERP. Les répartitions et les calculs de coûts indirects s'effectuent dans Excel à partir de données en temps réel, puis sont répercutés dans l'ERP afin que le système de référence reste à jour.

Les clients de Velixo issus de secteurs liés au secteur public ont utilisé la plateforme pour automatiser la répartition des coûts indirects conforme aux normes de la DCAA, une tâche qui nécessitait auparavant plusieurs jours de travail manuel chaque mois. Ce qui relevait auparavant d’une logique complexe et source d’erreurs dans des tableurs, sans lien avec le système ERP, s’effectue désormais sous la forme d’un flux de travail réglementé et reproductible qui renvoie automatiquement les résultats vers le système.

Ce que les organismes publics peuvent faire avec Velixo

Les équipes financières des administrations publiques qui utilisent Velixo font régulièrement état d'une réduction considérable du temps nécessaire à la production des documents de conformité, à la clôture des comptes et à la réponse aux demandes d'audit. Les processus d'imputation des coûts indirects, qui nécessitaient auparavant plusieurs jours de travail manuel chaque mois, s'effectuent désormais sous forme de flux de travail automatisés et reproductibles, dont les résultats sont directement transférés vers le système ERP.

La piste d'audit générée par Velixo fait partie intégrante de son fonctionnement. Chaque rapport est relié aux données ERP en temps réel. Chaque chiffre permet d'accéder à la transaction d'origine. Chaque mise à jour s'accompagne d'une logique de validation et d'horodatages. Lorsqu'un auditeur demande d'où provient un chiffre, la réponse se trouve dans l'historique détaillé, et non dans une conversation.