Prévisions de projets
Connaissez le coût total de réalisation avant que le projet ne vous le révèle. Répartissez-le sur la période avant sa clôture.
Velixo fournit aux équipes de projet et au service financier des données en temps réel sur les coûts des travaux, la réintégration des devis et la répartition des coûts en fonction du temps passé, le tout dans un fichier Excel directement connecté à votre ERP. Estimez le coût réel à l'achèvement de vos projets, réintégrez les devis révisés dans le système à partir du même classeur que celui utilisé pour l'analyse, puis répartissez ces coûts sur la durée restante du projet et enregistrez-les dans votre grand livre en tant que budget à des fins de reporting.
24–32
heures économisées par mois chez Hampton Enterprises
En direct
calcul du coût de revient
Coût d'achèvement
réécriture
En fonction du temps
répartition des coûts
GL
comptabilisation budgétaire
Velixo relie en temps réel les données de projet de votre ERP à Excel : coûts à terme, engagements, prévisions et travaux en cours. Il vous permet également d'enregistrer les ajustements directement dans le système depuis le classeur. Plus besoin d'attendre le service financier, plus de saisie manuelle, plus de données obsolètes. Si c'est là votre problème, la présentation du produit est la prochaine étape la plus rapide.
Le fossé entre la réalité du travail et les chiffres
Les données relatives aux coûts du projet se trouvent dans le système ERP. Le vrai problème, c'est de pouvoir y accéder quand on en a besoin.
Les chefs de projet sont responsables du coût des chantiers. Cependant, les données relatives aux coûts sont stockées dans un système géré par le service financier, et le cycle de reporting qui les génère suit le calendrier de ce service, qui ne correspond pas à celui d’un chantier en cours où des dépenses sont engagées quotidiennement.
Au moment où un rapport sur les coûts résiduels parvient à l'équipe de projet, les données réelles sur lesquelles il repose peuvent avoir changé. Les engagements enregistrés depuis la dernière extraction ne sont pas pris en compte. Une facture de sous-traitant reçue ce matin n'apparaît pas dans les chiffres sur lesquels vous basez vos prévisions. Vous prenez des décisions concernant un projet en vous appuyant sur des données qui ne sont déjà plus d'actualité.
La solution manuelle consiste en une feuille de calcul de suivi des projets gérée indépendamment de l'ERP : mise à jour manuellement, vérifiée régulièrement par rapport aux données affichées par le système, et s'éloignant progressivement de la source de vérité. Hampton Enterprises a chiffré le coût de cet écart : un gain de 24 à 32 heures par mois grâce à un seul rapport « Cost to Complete », une fois que Velixo l'a connecté aux données ERP en temps réel.
Le service financier est confronté à un problème similaire. Une fois que le coût révisé de réalisation est établi, quelqu'un doit encore répartir ces coûts sur les mois restants du projet et les enregistrer dans le grand livre en tant que budget. C'est à cette étape, généralement effectuée manuellement dans un modèle distinct, que la visibilité sur la trésorerie s'effondre. Les entreprises de construction facturent au fur et à mesure de l'avancement des travaux et paient les sous-traitants selon leur propre calendrier. Sans une répartition prévisionnelle des coûts liée au calendrier réel du projet, la situation de trésorerie de tout chantier en cours n'est qu'une estimation fondée sur une autre estimation.
Comment Velixo facilite la prévision des projets
Calcul en temps réel des coûts par projet, avec des filtres adaptés aux besoins du projet
Velixo extrait les données de coûts directement du module de gestion de projets de l'ERP. Que ce soit par projet, code de coût, type de coût, fournisseur, plage de dates ou toute combinaison de ces critères, ces données sont mises à disposition dans Excel d'un simple clic sur « Actualiser ». Chaque fois que le chef de projet clique sur « Actualiser », il consulte l'état actuel du grand livre. Le rapport « Coût d'achèvement », qui nécessitait auparavant une demande auprès du service financier, peut désormais être généré une seule fois, distribué à l'équipe de projet et exécuté à la demande.
Comment Velixo facilite la prévision des projets
Prévision du coût d'achèvement et reprise de provision
Les modèles « Cost to Complete » de Velixo sont conçus pour extrapoler les coûts finaux à partir des données réelles actuelles et des coûts engagés, tout en permettant d'ajuster les montants prévisionnels d'achèvement directement dans le modèle, au niveau du code de coût, du code de coût et du type de coût, ou séparément pour les heures et les matériaux. Une fois les ajustements effectués, Velixo répertorie les estimations révisées dans Sage Intacct sous forme de prévisions d'estimation de projet, ou dans Acumatica sous forme d'entrées de budget de projet, en bloc, sans avoir à saisir à nouveau les chiffres ligne par ligne dans l'ERP. L'analyse et l'ajustement s'effectuent dans le même classeur.
Comment Velixo facilite la prévision des projets
Répartition des coûts en fonction du temps et comptabilisation au budget général
Une fois le coût d'achèvement (CtC) finalisé, le service financier doit répartir ces coûts prévisionnels sur les mois restants du projet et les enregistrer dans le grand livre (GL) à des fins de reporting financier. Le modèle de prévision de projet de Velixo utilise les données du CtC et les répartit selon les méthodes d'allocation suivantes : courbe en cloche, concentration en début de projet, répartition égale ou manuelle, en tenant compte des dates de début et de fin de chaque code de coût. Le résultat est directement enregistré dans le grand livre sous forme d'écritures budgétaires, ce qui fournit à la direction une situation budgétaire de trésorerie reflétant l'état réel de chaque projet en cours, avant la clôture de la période.
Comment Velixo facilite la prévision des projets
Visibilité des flux de trésorerie en fonction du calendrier du projet
Les entreprises de construction facturent leurs clients au fur et à mesure de l'avancement des travaux et assument des obligations vis-à-vis de leurs sous-traitants qui ne coïncident pas toujours avec les cycles de facturation. La répartition des coûts en fonction du temps réalisée par Velixo n'est pas seulement un élément de reporting ; c'est le fondement d'une gestion de trésorerie prospective. Lorsque le budget général reflète les délais réels des projets et les estimations de coûts actuelles, le service financier peut identifier les points de tension en matière de trésorerie avant qu'ils ne deviennent des problèmes, et non après la réception des factures.
Ne nous croyez pas sur parole
Grâce au seul rapport « Cost to Complete », nous gagnons entre 24 et 32 heures par mois pour les six chefs de projet. Et désormais, je reçois également toutes leurs données dans les délais.
C'est l'un des meilleurs outils que nous ayons mis en place. Velixo nous a permis de retrouver la flexibilité d'Excel qui nous manquait, tout en offrant une véritable intégration à Sage Intacct. C'est un énorme avantage.
Que couvre l'outil de prévision de projet de Velixo ?
Suivi en temps réel des coûts par projet, code de coût, nature comptable ou fournisseur · Prévision des coûts à terme · Réajustement des devis de projet · Répartition des coûts en fonction du temps (courbe en cloche, concentration en début de projet, répartition égale, manuelle) · Comptabilisation au grand livre · Prévisions des coûts en temps et matériaux · Rapports de projet multi-grands livres
Pour le suivi des engagements, la réintégration des ajustements WIP et la génération de paquets de prélèvement, consultez les cas d'utilisation [Rapports WIP] et [Gestion de la clôture financière].
À qui s'adresse la prévision de projets de Velixo ?
Chef de projet
L'accès en temps réel aux données de coûts et la mise à jour des estimations à partir d'un seul classeur permettent de ne plus dépendre des cycles de reporting définis par le service financier.
Découvrez comment les chefs de projet utilisent VelixoDirecteur de la construction
Chargé de superviser plusieurs projets en cours, le directeur fait le lien entre les chefs de projet et le service financier. Grâce à une visibilité en temps réel sur les coûts résiduels, actualisée à partir des données ERP, les appels de marge s'appuient sur les chiffres actuels et non sur les données de la semaine précédente.
Découvrez comment les équipes de chantier utilisent VelixoContrôleur financier
Grâce à la comptabilité de projet reliée aux données ERP en temps réel, les estimations de coûts sont automatiquement rapprochées du grand livre. La répartition des coûts en fonction du temps alimente directement le grand livre, sans intervention manuelle supplémentaire.
Découvrez comment les contrôleurs utilisent VelixoDIRECTEUR FINANCIER
Une visibilité sur les marges et les flux de trésorerie des projets, mise à jour au fur et à mesure de l'avancement des missions, permet à la direction d'avoir une vision précise de la situation de l'entreprise avant la clôture de la période.
Découvrez comment les directeurs financiers utilisent VelixoCas d'utilisation pris en charge par Velixo
Coûts réels des projets. Situation de trésorerie prévisionnelle. À partir d'Excel.
Laissez nos experts vous présenter en pratique le flux de travail « Cost to Complete », le processus de réévaluation des devis et la répartition des coûts en fonction du temps.
Modèles de construction prédéfinis inclus. Compatible nativement avec Sage Intacct et Acumatica.