Bridge Tower gagne plus de 60 jours par an grâce aux rapports Velixo pour Acumatica
Grâce à Velixo Reports pour Acumatica, l'équipe financière de Bridge Tower clôture désormais chaque mois les comptes des 193 entités en 10 jours ouvrés ou moins, et les écritures comptables manuelles ont pratiquement disparu.
La Bridge Tower en chiffres
Grâce à Velixo Reports pour Acumatica, l'équipe financière de Bridge Tower clôture désormais chaque mois les comptes des 193 entités en 10 jours ouvrés ou moins, et les écritures comptables manuelles ont pratiquement disparu.
Plus de 60 jours
Économies réalisées chaque année au sein de l'équipe financière
1 personne, 2 jours
Pour un travail minutieux qui a mobilisé trois comptables pendant une semaine entière
10 jours ouvrables
Ou moins pour fermer les 193 entités, chaque mois
2 à 3 jours
Économies réalisées chaque mois sur la préparation des déclarations fiscales
Presque zéro
Écritures manuelles : désormais, les journaux sont importés directement d'Excel vers Acumatica
Environ 10
Étapes de révision supprimées du processus
« Velixo dépasse déjà mes attentes. Ça a complètement changé notre façon de faire. »
A propos de Bridge Tower
Fondée en 2013 et basée à Dallas, Bridge Tower est une société spécialisée dans l’immobilier résidentiel et la promotion immobilière qui prend en charge toutes les étapes du cycle de vie d’un bien immobilier : acquisition foncière, construction, gestion immobilière et cession d’actifs. Elle gère des milliers de biens immobiliers au Texas, en Géorgie, en Floride, en Caroline du Nord et au Tennessee, avec plus de 193 entités juridiques sous gestion.
Bridge Tower est passée de QuickBooks à Acumatica en 2019 et 2020, et utilise Velixo depuis 2019. Cooper Weiss a rejoint l'entreprise en tant que directeur comptable en 2022. Autodidacte en Excel, il est le seul concepteur de rapports de l'équipe et a repensé l'ensemble des rapports financiers Acumatica de l'entreprise à l'aide de Velixo Reports.
Le défi : une clôture trimestrielle qui a nécessité une semaine de travail pour trois comptables
Avec près de 200 entités, Bridge Tower ne parvenait pas à produire ses rapports consolidés assez rapidement pour clôturer ses comptes chaque mois. L'équipe optait donc pour une clôture trimestrielle, ce qui retardait la mise à disposition des chiffres dont les décideurs avaient besoin. Chaque clôture prenait une semaine entière à trois comptables.
Les rapports eux-mêmes faisaient partie du problème. Chaque comptable établissait les états financiers selon son propre format, ce qui ralentissait les vérifications et augmentait le risque d'erreurs de classification dans les dossiers envoyés aux investisseurs.
3 COMPTABLES, 1 SEMAINE ENTIÈRE
"Velixo a permis d'éliminer une dizaine d'étapes de révision. Nous nous concentrons désormais sur l'analyse plutôt que sur le nettoyage."
Cooper Weiss, directeur comptable, Bridge Tower
La plupart des écritures comptables et des importations de données étaient saisies manuellement dans Acumatica, souvent ligne par ligne. Les rapprochements, le calcul des frais de gestion immobilière et les écritures de fin de mois nécessitaient tous un travail manuel, et cette charge de travail augmentait à chaque nouvelle entité.
La solution : un système de reporting financier Acumatica standardisé, développé en interne
Des modèles qui donnent à tous les rapports la même présentation
L'objectif premier de Cooper était de faire en sorte que tous les rapports aient la même présentation, quel que soit leur auteur. Il a créé des modèles Excel réutilisables qui extraient des données en temps réel depuis Acumatica, chacun comportant plus de 20 formules personnalisées qui garantissent l'exactitude de la mise en forme, des sous-comptes et des succursales.
PLUS DE 20 FORMULES PERSONNALISÉES DANS CHAQUE MODÈLE
« C’est tellement intuitif qu’il n’est pas nécessaire d’être comptable pour analyser ces données financières ou consulter les rapports que nous générons. Tout est très clair et simple… pas besoin d’être un génie pour comprendre ces chiffres. »
Cooper Weiss, directeur comptable, Bridge Tower
Saisie directe des écritures comptables depuis Excel vers Acumatica
L'équipe utilise désormais quotidiennement la fonctionnalité « Journal Entry Writeback ». Les calculs des frais de gestion immobilière et les balances de vérification issus de l'activité de construction de Bridge Tower sont transférés directement du classeur vers Acumatica, sans qu'il soit nécessaire de créer des fichiers de transfert intermédiaires.
SAISIES MANUELLES : PRATIQUEMENT AUCUNE
« Nous téléversons probablement tout via Velixo ou par le biais de scénarios d'importation. Les saisies manuelles sont désormais pratiquement inexistantes. »
Cooper Weiss, directeur comptable, Bridge Tower
Des rapports et un rapprochement présentant le niveau de détail dont les investisseurs et les auditeurs ont besoin
Pour le reporting financier et le rapprochement comptable dans Acumatica, l’équipe a créé des requêtes génériques personnalisées et les a reliées à des modèles Velixo. Ces requêtes permettent d’extraire toutes les données, des détails des comptes jusqu’aux ventilations au niveau des sous-comptes, vers Excel, avec le niveau de détail requis par la comptabilité d’exercice, le reporting destiné aux investisseurs et les audits internes. Cooper utilise également les rapports de budgétisation et de prévision de Velixo pour consolider les résultats et les performances prévisionnelles, statiques
"Il est très convivial, à tel point qu'il n'est pas nécessaire d'être comptable pour examiner les données financières ou les rapports que nous créons. C'est très clair et net... il n'est pas nécessaire d'être un expert-comptable pour examiner ces chiffres."
Résultat : clôtures mensuelles, comptabilité d'exercice et temps consacré à l'analyse
Une clôture de fin de mois réalisée en 10 jours ouvrés ou moins, pour l'ensemble des 193 entités
Bridge Tower procède désormais chaque mois à la clôture comptable de l'ensemble de ses 193 entités, ce qui prend en moyenne 10 jours ouvrés. Le travail qui demandait auparavant une semaine entière à trois comptables ne prend désormais que deux jours à une seule personne, et l'utilisation de modèles standard a permis de supprimer la majeure partie du cycle de vérification.
AVANT
3 comptables, 1 semaine complète
MAINTENANT
1 personne, 2 jours
De la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice
Ces rapprochements détaillés ont permis à l'équipe de mener à bien une transition qu'elle n'aurait pas pu entreprendre auparavant : le passage d'une comptabilité de caisse à une comptabilité d'exercice.
COMPTABILITÉ DE CAISSE → COMPTABILITÉ D'ÉCHÉANCE
« Auparavant, nous utilisions la comptabilité de caisse. Grâce à Velixo, nous avons pu passer à la comptabilité d’exercice, car nous avons enfin pu effectuer les rapprochements au fur et à mesure. »
Cooper Weiss, directeur comptable, Bridge Tower
Des déclarations fiscales en quelques clics, chaque mois
Chaque mois, l'équipe extrait les bilans, les comptes de résultat et les détails du grand livre de chaque entité, puis les compile en vue des déclarations fiscales. Au lieu de télécharger chaque document depuis Acumatica, elle actualise des modèles liés à des requêtes génériques personnalisées. La consolidation multi-entités et le soutien à l'audit ne nécessitent aucune mise en forme manuelle.
2 À 3 JOURS GAGNÉS CHAQUE MOIS SUR LA PRÉPARATION DES DÉCLARATIONS FISCALES
« Lorsque nous définissons un projet, Velixo nous permet de tout décomposer en temps réel et de montrer précisément ce qui correspond à l'investissement, ce qui correspond au retour sur investissement et ce qui correspond aux bénéfices non distribués. »
Cooper Weiss, directeur comptable, Bridge Tower
Plus de 60 jours par an, avec la même équipe
Au total, Velixo permet à Bridge Tower de gagner plus de 60 jours par an. À mesure que le portefeuille s'est développé, l'équipe financière a adapté ses processus sans avoir à embaucher de personnel supplémentaire.
Perspectives d'avenir
Le prochain objectif de Cooper est de faire fonctionner Velixo en arrière-plan. L'équipe prévoit d'utiliser Power Automate et Office Scripts pour actualiser les rapports et déclencher des mises à jour selon un calendrier défini, d'automatiser les téléchargements sans ouvrir les fichiers, et de connecter Excel à des répertoires FTP et à des logiciels de gestion immobilière afin que les données soient transférées de la source vers l'ERP avec un minimum d'intervention manuelle.
Ils collaborent avec Velixo et AIM sur de nouveaux cas d'utilisation de l'automatisation et de nouveaux flux de reporting, et prévoient d'utiliser la « liste de distribution » de Velixo pour le partage interne de rapports ainsi que des modèles de création afin de soutenir leur expansion.
Les domaines dans lesquels Velixo a fait la différence
Des opérations financières évolutives et automatisées - le tout construit dans Excel et alimenté par Velixo.
Faire plus avec moins
Ce qui nécessitait autrefois trois comptables n'en nécessite plus qu'un seul. Velixo automatise les rapports, les saisies et les rapprochements, ce qui libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Clôture mensuelle à 10 jours
Des clôtures trimestrielles aux clôtures mensuelles pour 193 entités - désormais réalisées en 10 jours ouvrables ou moins.
Conçu pour évoluer avec l'entreprise
Au fur et à mesure que le portefeuille de Bridge Tower s'est développé, Velixo a permis à l'équipe de faire évoluer les flux de travail sans embaucher de personnel supplémentaire.
Reprise d'écriture de journal, en répétition
Qu'il s'agisse de calculer des frais ou d'importer des balances de vérification, l'équipe utilise le writeback quotidiennement - pas de fichiers à télécharger, pas de friction.
Des rapports plus intelligents, même pour les non-comptables
Les modèles Velixo sont si clairs et cohérents que même les parties prenantes non financières peuvent les comprendre d'un seul coup d'œil.
La régularisation rendue possible
Grâce à Velixo, qui permet des rapprochements approfondis, Bridge Tower est passé d'une comptabilité de caisse à une comptabilité d'exercice - et n'a jamais regardé en arrière.