Étude de cas : VLS Environmental Solutions

Cette réussite partenaire s'appuie sur une récente étude de cas du groupe NexTec mettant en vedette VLS Environmental Solutions, LLC. 

Résumé du client

• Entreprise : VLS Environmental Solutions LLC.
• Lieu: Houston, Texas, États-Unis
• Secteur: Services environnementaux
• Système ERP: Acumatica
• Client depuis: 2022

Lorsque VLS Environmental Solutions, une entreprise de services environnementaux en pleine croissance, a eu besoin de rationaliser ses rapports financiers et opérationnels, NexTec Group et Velixo ont uni leurs forces pour créer un pont permettant à Excel de devenir une fenêtre en direct sur Acumatica pour des rapports précis.  

NexTec, l'un des principaux revendeurs à valeur ajoutée (VAR) d'Acumatica, a mis en œuvre Acumatica Cloud ERP pour VLS ainsi que l'outil de reporting Excel de Velixo en 2023. Au départ, VLS n'utilisait Velixo que pour les états financiers de base, mais l'entreprise a rapidement découvert un potentiel bien plus important. Avec l'aide de NexTec, VLS a transformé son processus de reporting manuel et fastidieux en un système automatisé basé sur Excel et étroitement intégré à Acumatica. Les résultats se sont traduits par des gains de productivité et des économies de temps immédiats : des dizaines d'heures gagnées chaque mois et des données ERP en temps réel dans Excel à la portée de la direction. 

Du reporting manuel à l'automatisation rationalisée 

VLS Environmental Solutions opère dans un secteur dynamique et en pleine évolution (gestion des déchets, nettoyage de wagons, services maritimes, etc.) et a connu une croissance rapide grâce à des acquisitions. L'équipe financière s'appuyait sur un ensemble disparate de feuilles de calcul et de processus manuels pour produire des rapports mensuels. Comme l'explique Chris Lerma, directeur FP&A de VLS, « notre reporting financier a toujours été un processus très manuel impliquant de nombreuses personnes ». Les données étaient saisies dans des systèmes de terrain, exportées et réimportées via plusieurs outils de suivi, puis consolidées à nouveau dans un fichier maître pour analyse. Chaque clôture de fin de mois impliquait des dizaines d'heures passées à copier, coller et vérifier les données entre les fichiers, une approche qui était non seulement chronophage, mais également source d'erreurs potentielles. 

Le tournant décisif s'est produit en 2023, lorsque VLS a mis en œuvre Acumatica Cloud ERP avec l'aide de NexTec, et a déployé en parallèle Velixo : un module complémentaire de reporting qui relie Acumatica et Excel pour un accès en direct aux données. Au départ, Velixo était uniquement utilisé pour générer des états financiers, mais lorsque Chris Lerma a rejoint l'entreprise, il a eu une « eu une révélation » sur ses capacités inexploitées. « Nous utilisons Velixo, mais je ne pense pas que nous vraiment utilisons Velixo. Il y a tellement plus de fonctionnalités que nous ne exploitons pas », a-t-il déclaré à son directeur financier. Lerma a vu une opportunité d'automatiser et d'améliorer non seulement les rapports financiers, mais aussi la budgétisation, les prévisions et les mesures opérationnelles. 

C'est alors que l'équipe de consultants en intelligence d'affaires de NexTec est intervenue pour aider VLS à tirer pleinement parti de Velixo. Mary Miller-Friedman, directrice du conseil en intelligence d'affaires chez NexTec, a travaillé en étroite collaboration avec VLS afin d'explorer tout le potentiel du logiciel. Velixo est une solution native Excel spécialement conçue pour Acumatica, qui offre une expérience fluide pour la création de rapports, la budgétisation et l'automatisation des processus de saisie de données , le tout en temps réel et de manière bidirectionnelle entre Excel et l'ERP.

Transformer Excel en une fenêtre en direct sur leur ERP 

En collaboration avec l'équipe de VLS, NexTec a contribué à la conception d'un flux de travail automatisé pour la création de rapports à l'aide des fonctionnalités avancées de Velixo. Miller-Friedman a passé deux jours sur place chez VLS pour animer des ateliers pratiques. Le résultat a été « beaucoup d'enthousiasme sincère dans la salle » et plus d'un moment d'émerveillement lorsque l'équipe comptable de VLS a vu les rapports Velixo créés à la volée. En voyant leurs classeurs Excel se remplir instantanément avec les données Acumatica en temps réel et les calculs complexes se mettre à jour d'un simple clic, ils ont compris combien de temps ils pouvaient gagner et combien de tâches manuelles pouvaient être éliminées. Contrairement à certains nouveaux logiciels qui suscitent la résistance, Velixo a été accueilli avec enthousiasme : « Tout le monde était tellement occupé, et ils se sont dit : "Wow, vous pouvez m'aider, c'est génial !" », se souvient Miller-Friedman à propos de la réaction du personnel de VLS.

Voici quelques exemples illustrant comment NexTec et Velixo ont transformé le reporting de VLS : 

• Automatisation des rapports complexes: l'un des grands succès a été l'automatisation d'un rapport sur la réduction de l'impact environnemental (EIR) qui suit les volumes de traitement des déchets et qui nécessitait auparavant beaucoup de travail. Ce rapport nécessitait auparavant des données provenant de plusieurs systèmes et « des dizaines de personnes » pour manipuler les fichiers Excel. NexTec a aidé VLS à le recréer dans Velixo. Désormais, les données en temps réel sont intégrées dans un tableau de bord Excel unique, avec un minimum d'intervention manuelle

• États financiers en temps réel et analyses détaillées : Les états financiers de VLS (compte de résultat, bilan, etc.) sont désormais générés par Velixo. Les utilisateurs peuvent actualiser n'importe quel rapport et obtenir des données ERP en temps réel dans Excel. Si un chiffre semble incorrect, la fonctionnalité d'analyse approfondie de Velixo leur permet de cliquer et de consulter immédiatement les détails de la transaction dans Acumatica.[5] sans avoir à parcourir plusieurs systèmes. M. Lerma souligne que Velixo est si intuitif qu'il a même montré à certains vice-présidents exécutifs comment naviguer eux-mêmes dans les rapports Excel : « J'ai appris à certains de nos vice-présidents exécutifs comment accéder au compte de résultat, explorer les données et obtenir facilement la réponse qu'ils recherchent. »Cette fonctionnalité en libre-service a libéré l'équipe financière des demandes de données ad hoc et a permis à la direction d'obtenir des réponses instantanées.

• Tableaux de bord personnalisés pour les comptes clients et les comptes fournisseurs: Au-delà des rapports GL, l'équipe a créé des rapports interactifs sur l'ancienneté des comptes clients et des comptes fournisseurs. Grâce aux fonctions Excel de Velixo, VLS dispose désormais de résumés actualisés sur l'ancienneté des comptes clients et des comptes fournisseurs, qui s'actualisent en un seul clic.

• Budgétisation et prévisions dans Excel: Le plus impressionnant est peut-être que VLS a réorganisé son processus de budgétisation à l'aide de Velixo. « Au départ, nous travaillions de manière très manuelle et dépendions fortement d'Excel, mais à la fin, notre processus était largement orienté Velixo et automatisé », se souvient Lerma à propos de leur dernier cycle budgétaire. L'équipe a utilisé les fonctionnalités de réécriture budgétaire de Velixo pour effectuer sa planification dans Excel, puis a transféré les budgets finalisés directement dans Acumatica. Cette approche leur permet de tirer parti de la flexibilité d'Excel pour la modélisation tout en éliminant la saisie de données en double dans l'ERP. Selon Velixo, les utilisateurs peuvent « créer des plans budgétaires reproductibles et gagner un temps considérable chaque mois » : grâce à Velixo Writeback, plus besoin de saisir manuellement les données dans l'ERP. Avec l'aide de Mary, VLS s'oriente désormais vers des livres budgétaires encore plus complets et des prévisions automatisées gérées par Velixo.

Avantages mesurables et améliorations continues 

L'impact de ces changements s'est immédiatement fait sentir. Les rapports qui occupaient auparavant l'équipe FP&A pendant plusieurs jours à la fin du mois ne prennent désormais plus qu'une fraction du temps. M. Lerma estime que le nouveau processus permet à VLS d'économiser « des dizaines et des dizaines d'heures par mois » en termes de main-d'œuvre. Concrètement, les rapports qui nécessitaient auparavant de nettoyer et de rapprocher les données de plusieurs feuilles de calcul sont désormais générés par une simple actualisation dans Excel. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l'analyse et la prise de décision plutôt que sur le traitement des données. 

 Grâce à une source unique de données (Acumatica) alimentant les rapports Velixo, les chiffres sont cohérents et à jour. Les workflows automatisés ont éliminé le risque que quelqu'un utilise un fichier obsolète ou commette une erreur de copier-coller. Les actionnaires privés de VLS en ont pris bonne note : l'équipe financière peut désormais produire rapidement des rapports financiers et de volume consolidés pour les investisseurs, en toute confiance dans les données. 

Tout aussi important peut-être, ces améliorations ont changé l' expérience quotidienne du personnel financier de VLS. Ils sont passés de la recherche de données à la compilation d'informations. Un simple clic suffit désormais pour actualiser les données, remplaçant ainsi le fastidieux travail de consolidation. Les graphiques et les tableaux de bord se mettent à jour automatiquement, fournissant un retour visuel sur les performances sans qu'il soit nécessaire de créer manuellement des graphiques. Et comme tout fonctionne dans Excel, un environnement familier, la courbe d'apprentissage a été minime. Velixo « semble être une extension naturelle d'Excel » pour l'équipe, ce qui lui a permis d'adopter rapidement les nouveaux processus et d'innover par elle-même. Comme le dit la philosophie produit de Velixo : « Si vous connaissez Excel, vous savez utiliser Velixo ! » . L'outil tire parti des compétences existantes des utilisateurs pour rendre les données ERP accessibles sans intervention importante du service informatique.  

Amélioration continue : maintenant que VLS a constaté les capacités de Velixo, l'entreprise ne se contente plus de simples rapports. La prochaine étape consiste à approfondir ses capacités de budgétisation et de prévision avec Velixo (par exemple, prévisions glissantes, analyses hypothétiques) et à explorer d'autres modules tels que les rapports de projet. « Velixo a ouvert de nouvelles possibilités pour VLS », déclare M. Miller-Friedman, soulignant que les avantages s'étendent « les comptes débiteurs et créditeurs, la budgétisation et les prévisions, et bien plus encore ». En bref, la voie est ouverte à des gains d'efficacité continus dans tous les processus financiers de l'organisation. 

La puissance du partenariat : Velixo et NexTec, moteurs du succès 

Cette réussite met en évidence un principe clé : les meilleurs résultats en matière d'ERP sont obtenus lorsque les fournisseurs de technologies et les partenaires de mise en œuvre travaillent ensemble. Le logiciel de Velixo a apporté la possibilité de générer des rapports en temps réel à partir d'Excel, mais c'est l'expertise de NexTec et sa collaboration avec l'équipe de VLS qui ont réellement permis d'exploiter ce potentiel. « Mary est ma principale interlocutrice chez Velixo. Elle est très compétente, réactive et toujours disposée à nous consacrer du temps », note M. Lerma, soulignant le niveau élevé de soutien fourni par NexTec. Grâce à ce partenariat étroit, les besoins spécifiques de VLS ont été compris et satisfaits à l'aide de solutions sur mesure (telles que le rapport EIR et les tableaux de bord personnalisés), et non pas uniquement à l'aide de fonctionnalités prêtes à l'emploi. 

Pour les VAR et les partenaires consultants, l'histoire de VLS est une preuve convaincante de la valeur de Velixo. Elle démontre comment l'ajout de Velixo à une implémentation Acumatica peut améliorer la solution globale, ce qui se traduit par des clients plus satisfaits qui bénéficient d'une efficacité et d'une visibilité accrues. Dans ce cas, NexTec a pu offrir à VLS une transformation BI complète en tirant parti des capacités de Velixo. C'est un exemple parfait de la manière dont l'adoption d'outils innovants peut permettre à un partenaire de se démarquer de la concurrence et de générer un retour sur investissement tangible pour ses clients. Comme le souligne le programme de partenariat de Velixo, l'entreprise « s'appuie sur un vaste réseau de revendeurs à valeur ajoutée et investit dans ses partenariats afin de garantir le succès de toutes les parties ». La réussite de NexTec avec VLS est la preuve que cette philosophie fonctionne. 

Pour Velixo, cette réussite montre clairement que le soutien et l'autonomisation des partenaires permettent de gagner des clients finaux. Velixo travaille en étroite collaboration avec des partenaires tels que NexTec à travers des formations, des actions de co-marketing et une assistance technique, afin de leur permettre de déployer en toute confiance la solution pour résoudre des problèmes commerciaux concrets. « Notre objectif est de donner à nos partenaires les moyens d'être aussi autonomes et performants que possible, à chaque étape du processus », déclare la mission du programme de partenariat de Velixo. Lorsque les partenaires réussissent, les clients réussissent également, et la transformation de VLS est un exemple brillant de la façon dont un partenaire expert + le bon outil = une mise en œuvre globalement plus solide. 

Prêt à transformer les rapports Acumatica de vos clients ?  

Le parcours de VLS Environmental Solutions, qui est passé des feuilles de calcul manuelles à la création automatisée de rapports en temps réel dans Excel, montre ce qu'il est possible de réaliser avec la bonne solution et le bon partenaire. Si votre organisation cherche à gagner du temps, à améliorer la précision de ses rapports et à tirer davantage parti de ses données Acumatica (ou d'autres ERP), il est peut-être temps d'explorer Velixo. Les rapports Excel de Velixo pour Acumatica constituent un moyen éprouvé d'intégrer des données ERP en temps réel dans l'environnement familier d'Excel, de donner à votre équipe les moyens d'accéder à des informations en libre-service et même de réécrire des budgets ou des entrées de manière transparente. 

Pour en savoir plus sur Velixo et sur la manière dont il peut moderniser vos rapports et votre planification, rendez-vous sur notre page Velixo pour Acumatica pour découvrir ses fonctionnalités en détail. Vous pouvez également consulter les fonctionnalités de budgétisation et de réécriture de Velixo pour comprendre comment Excel peut devenir une interface bidirectionnelle avec vos données ERP. Prêt à approfondir vos connaissances ou à assister à une démonstration personnalisée ? N'hésitez pas à contacter Velixo ou à un partenaire Velixo tel que NexTec pour bénéficier de conseils d'experts. Laissez-nous vous aider à donner vie à vos données ERP dans Excel et à réaliser les mêmes gains de temps et le même contrôle des rapports que VLS.