Étude de cas : American Meadows

Comment American Meadows a mis en place une visibilité financière en temps réel grâce à Velixo

Nous avons rencontré Ethan Platt, président d’American Meadows et de High Country Gardens, ainsi que Chris Chase, directeur financier, afin de comprendre comment Velixo a transformé leur reporting financier : d’une lacune critique qui a failli compromettre leur première haute saison sur Acumatica, ils sont passés à un outil d’aide à la décision en temps réel qu’Ethan consulte trois ou quatre fois par jour.

Résumé du client

• Entreprise : American Meadows
• Lieu: Williston, Vermont, États-Unis
• Secteur: Commerce en ligne — Plantes, bulbes et graines
• Système ERP: Acumatica
• Client depuis: 2019

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À propos d'American Meadows

American Meadows vend des graines de fleurs sauvages, des plantes et des bulbes directement aux consommateurs, principalement via son site de vente en ligne. Opérant sous deux marques : American Meadows et High Country Gardens, la mission de l'entreprise est simple : faire le bien grâce au jardinage.

Leur modèle économique est d'une complexité trompeuse. Les clients passent des commandes qui sont conservées à titre d'acompte, parfois pendant plusieurs mois, avant d'être traitées et expédiées. Ce décalage entre la prise de commande et la comptabilisation du chiffre d'affaires pose un défi en matière de reporting qu'aucun rapport ERP standard n'a été conçu pour résoudre.

Principaux défis

Lorsque American Meadows a migré vers Acumatica en novembre 2018, l'entreprise a hérité d'une série de problèmes que connaît bien quiconque a déjà vécu une migration ERP.

• Le reporting était le dernier point de la liste, et cela s’est confirmé – Lors dela migration vers un ERP, le reporting a tendance à être relégué en fin de projet. On part du principe que sa mise en place sera rapide une fois le système central opérationnel. Pour American Meadows, cela signifiait se lancer dans la haute saison sans disposer de la visibilité dont l’entreprise avait réellement besoin pour fonctionner.

• Les rapports standard d'Acumatica ne reflétaient pas le fonctionnement réel de leur entreprise – Avec plusieurs succursales, plusieurs services et un modèle dans lequel les commandes des clients restent en attente pendant des mois avant d'être expédiées, les rapports par défaut ne reflétaient pas la réalité financière. Les chiffres étaient techniquement exacts, mais ils n'étaient tout simplement pas utiles.

• Chaque cycle de reporting était un véritable calvaire – Générer un rapport impliquait de produire un fichier distinct pour chaque service, de les exporter au format Excel ou PDF, puis de les distribuer un par un. Le processus était lent, source d'erreurs et totalement non évolutif.

• La haute saison a frappé avant qu’ils n’aient la visibilité nécessaire pour y faire face – Trois à quatre mois après la mise en service d'Acumatica, à l'approche de la saison cruciale du printemps, Ethan s'est rendu compte que ni lui ni les autres dirigeants clés de l'entreprise n'avaient une vision claire de ce qui se passait réellement. Pour une entreprise de commerce électronique où la réactivité face aux tendances est primordiale, c'était un grave problème.

Lorsque l'équipe est passée à Acumatica en novembre 2018, la question du reporting a été considérée comme un problème à régler après la mise en service. Ce n'est pas ce qui s'est passé. Et cela a failli leur coûter leur première saison de pointe.

Voici Ethan Platt et Chris Chase

Ethan Platt est le président d’American Meadows et de High Country Gardens. Il dirige une entreprise aux structures bien rodées, avec de nombreuses succursales et services, et doit pouvoir analyser simultanément les performances financières à plusieurs niveaux : comparaison entre le budget et les résultats réels, chiffre d’affaires comptabilisé par rapport au chiffre d’affaires des commandes, modélisation de scénarios et comparaisons d’une année sur l’autre. Pour Ethan, Velixo n’est pas un simple outil de reporting qu’il consulte de temps à autre. C’est par là qu’il commence sa journée.

Chris Chase est directeur financier ; il supervise les services financiers, les ressources humaines et le service juridique. Il gère un volume de rapports qui, avant l'arrivée de Velixo, nécessitait des heures de travail manuel à chaque cycle. Son rôle consiste à s'assurer que les bons chiffres parviennent aux bonnes personnes au bon moment, sans que ce processus ne devienne un travail à plein temps en soi.

La différence Velixo

Une vision claire des activités réelles de l'entreprise

Le problème principal ne résidait pas dans la lenteur des rapports, mais dans le fait que les chiffres disponibles ne reflétaient pas fidèlement la réalité de l'entreprise. Grâce à Velixo, Ethan et son équipe ont créé les vues dont ils avaient réellement besoin : budget par rapport aux chiffres réels, chiffre d'affaires comptabilisé par rapport au chiffre d'affaires des commandes, ainsi que la possibilité de filtrer et de comparer les données sur des périodes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Pour une entreprise où les commandes avec acompte créent un décalage permanent entre les réservations et les revenus comptabilisés, cette distinction revêt une importance capitale. Velixo a permis de la mettre en évidence.

« Grâce à Velixo, nous avons pu intégrer dans notre entreprise les vues auxquelles nous étions habitués et manipuler les rapports de manière à vraiment comprendre ce qui se passait réellement au quotidien, chaque semaine ou chaque mois. »

Ethan consulte désormais Velixo trois à quatre fois par jour, en affichant différentes vues de l'activité afin de comprendre comment réagir en temps réel aux tendances de la clientèle, aux variations saisonnières et aux résultats par rapport aux prévisions.

Diffusion des rapports — D'une journée entière à quelques secondes

Avant Velixo, pour diffuser les rapports, il fallait exécuter le rapport de chaque service séparément, l'exporter au format Excel ou PDF, puis tout envoyer manuellement. À chaque cycle. Sans exception.

Désormais, Chris crée un rapport, définit la liste de diffusion et les paramètres, puis le lance. Velixo s'occupe du reste : il génère chaque rapport, l'enregistre dans le dossier approprié et l'envoie automatiquement par e-mail aux destinataires concernés.

« Ce qui aurait pu prendre une journée s'effectue désormais en quelques secondes. »

Ce n'est pas une simple erreur d'arrondi. C'est une journée entière de travail économisée à chaque cycle de reporting. Et pour une équipe financière chargée de gérer un volume important de rapports dans plusieurs services, l'effet cumulatif est considérable.

« Nous recevons beaucoup de rapports. Si nous devions nous passer de Velixo, notre quotidien serait bien plus compliqué et nous serions bien moins efficaces. »

— Chris Chase, directeur financier, American Meadows

Réévaluation du budget et des prévisions

L'ancien processus budgétaire était un véritable marathon de copier-coller : extraire les données de plusieurs classeurs Excel, tout ressaisir dans Acumatica, générer les rapports, vérifier les chiffres, puis finaliser. À chaque cycle budgétaire.

Grâce à la fonctionnalité de réécriture de Velixo, Chris regroupe les données issues de plusieurs fichiers dans un seul classeur, effectue des contrôles ponctuels en un seul endroit et transfère directement les données vers Acumatica, sans avoir à les saisir à nouveau ni à jongler avec les fichiers.

« Cela a sans aucun doute rendu notre processus de budgétisation beaucoup plus efficace et dynamique. »

Caractéristiques préférées

• Distribution et automatisation des rapports : un seul rapport, une seule liste de diffusion, un seul clic. Le gain de temps le plus important pour le cycle de reporting de l'équipe financière.
• Rapports sur les prévisions budgétaires et les résultats réels :la vue principale qui permet à Ethan d'avoir en temps réel la visibilité sur les performances de l'entreprise dont il a besoin pour diriger.
• Réintégration des données budgétaires et prévisionnelles : cette fonctionnalité regroupe les données budgétaires issues de plusieurs fichiers et les transfère directement vers Acumatica, éliminant ainsi tout processus de ressaisie manuelle.
• Vues personnalisées des données : chiffre d'affaires comptabilisé vs chiffre d'affaires des commandes, filtrées par succursale, service et période. Les vues qui ont enfin permis de clarifier la situation de l'entreprise.

Quelle est la prochaine étape pour American Meadows ?

American Meadows a fait appel à Velixo six mois après la mise en service d'Acumatica, un retard qu'Ethan qualifie aujourd'hui de regrettable. L'infrastructure qu'ils ont mise en place depuis lors est devenue un élément central du fonctionnement de l'entreprise.

L'objectif pour l'avenir est de continuer à renforcer cette intégration : élargir l'accès aux données pour les principaux dirigeants, affiner les modèles budgétaires et prévisionnels à mesure que l'entreprise se développe, et veiller à ce qu'ils abordent la saison printanière, qui constitue toujours le véritable test, en toute transparence et en gardant fermement le cap.