Rapports destinés aux entreprises de distribution sur Acumatica, Business Central et Sage Intacct
La réunion trimestrielle a lieu lundi et quelqu’un souhaite obtenir les marges par gamme de produits pour les six derniers trimestres, ventilées par commercial, avec une note expliquant pourquoi la gamme de fixations a reculé. L’ERP affiche l’état des stocks du jour et le taux de rotation sur un tableau de bord. Il ne fournit pas cette analyse. Dans les entreprises de distribution, le reporting se présente presque toujours ainsi : le système stocke les transactions, tandis que la vue formatée sur plusieurs périodes, que l’équipe consulte réellement, est générée ailleurs. Quel que soit l’ERP qui gère l’entrepôt, cet « ailleurs » est Excel, car les comparaisons, les classements et les commentaires sont des tâches que le système n’est pas en mesure d’effectuer.
Les questions auxquelles doivent répondre les rapports des entreprises de distribution
Les distributeurs se posent régulièrement une série de questions. La rotation des stocks par article et par catégorie. La marge par gamme de produits et par client. Les ventes par commercial et par région par rapport à l’année dernière. Le taux de satisfaction des commandes et le respect des délais de livraison. Les articles à rotation lente et les stocks morts susceptibles de faire l’objet d’une dépréciation. Les dépenses fournisseurs par conditions de paiement. Chacun de ces éléments recoupe les stocks, les ventes, les achats et le grand livre, et les chiffres bruts existent sous forme de transactions dès leur enregistrement. Le fossé se situe entre le suivi et l’analyse. Un tableau de bord vous indique le taux de rotation en temps réel. L’analyse nécessite de comparer les rotations de ce trimestre à celles des cinq derniers, avec les articles obsolètes signalés et une phrase expliquant la tendance. C’est cette seconde tâche qui constitue le véritable travail, et elle se répète à chaque période.
Acumatica : conçu pour la distribution, exporté au format plat
L'édition « Distribution » d'Acumatica est conçue autour du flux de travail de la distribution. Ses modules « Stock », « Commandes client » et « Commandes d'achat » alimentent des rapports natifs tels que l'évaluation des stocks, la rotation des stocks et l'analyse ABC, ainsi que des tableaux de bord présentant les indicateurs clés de performance (KPI) suivis par les distributeurs : taux de rotation, respect des délais de livraison, rentabilité par article. Les requêtes génériques peuvent interroger n'importe quel champ du système, y compris les champs personnalisés, et publier les résultats sur un tableau de bord ou les exporter. Pour un suivi en temps réel à l’écran, cela fonctionne très bien.
La limite apparaît lorsque l’analyse doit être mise en forme et couvrir plusieurs périodes. L’Analytical Report Manager, l’outil de création de rapports financiers d’Acumatica, lit les montants comptabilisés sur les comptes généraux ; par conséquent, les découpages opérationnels dont un distributeur a besoin se situent en dehors de cet outil. En exportant une requête générique vers Excel, vous obtenez une feuille « Données » et une feuille « Paramètres » dont les valeurs sont figées au moment de l’exécution. Le travail de mise en page se fait de toute façon dans Excel, et les chiffres sous-jacents sont obsolètes dès le départ.
Business Central : les données sont là, mais les vues manquent
Business Central conserve les détails dans le grand livre des articles et les met à disposition via des vues d’analyse et des rapports d’analyse, avec une analyse par dimensions telles que le site, la catégorie d’article ou le territoire de vente. Les statistiques par article résument les ventes et les achats par article. La contrainte réside dans la maintenance et la disponibilité. Une vue d’analyse doit être configurée puis mise à jour pour extraire les écritures récentes des livres auxiliaires ; par conséquent, un rapport n’est à jour qu’au moment où la vue sur laquelle il repose a été actualisée pour la dernière fois. Il est difficile d’extraire un ensemble de données propre couvrant les stocks, les ventes et le grand livre sans faire appel à un développeur ou à un entrepôt de données, et tout élément provenant d’une extension tierce ajoute une étape de consolidation supplémentaire. Certaines mises en forme sont perdues lors de l’exportation vers Excel.
Sage Intacct : performant en matière de finance, moins complet au niveau de la gestion des stocks
Sage Intacct est un ERP cloud axé sur la finance, ce qui se reflète dans ses fonctionnalités de reporting de distribution. Son module de gestion des stocks propose des modèles pour l’évaluation des stocks, les mouvements de stock, l’analyse des bons de commande et l’exécution des commandes clients, ainsi que des tableaux de bord et un générateur de rapports personnalisés que les utilisateurs métier peuvent exploiter sans l’intervention du service informatique. Sage propose des fonctionnalités plus avancées en matière de distribution et de fabrication dans un produit distinct, « Sage Distribution and Manufacturing Operations » ; ainsi, un distributeur dont la gestion d’entrepôt est plus complexe peut se tourner vers cette solution. Le générateur de rapports qui fait la force d’Intacct en matière de compte de résultat s’appuie sur le grand livre général ; par conséquent, les analyses au niveau de l’entrepôt, telles que la rotation par référence, ne font pas partie de ses fonctionnalités principales. Les exportations contiennent des valeurs plutôt que des formules dynamiques.
Pourquoi l'analyse se fait-elle finalement dans Excel ?
Ces trois approches mènent au même résultat. Le rapport de distribution périodique est élaboré dans Excel, car c’est le seul outil qui regroupe les données opérationnelles, les données financières, les comparaisons sur plusieurs périodes et les commentaires dans une mise en page contrôlée par l’analyste. La marge par gamme de produits à côté du budget, les ventes par commercial classées par rapport à l’année précédente, une liste des produits à rotation lente avec une colonne de dépréciation : tout cela est simple dans un tableur, mais fastidieux dans un rapport ERP organisé en lignes et colonnes. C’est l’actualité des données qui fait défaut. Chaque exportation devient obsolète dès que la commande suivante est enregistrée ; chaque cycle recommence donc par une nouvelle extraction et une nouvelle série de copier-coller, sans oublier la question récurrente de savoir quels chiffres n’ont pas été mis à jour.
Rapports destinés aux entreprises de distribution qui restent en ligne
Velixo connecte Excel directement à Acumatica, Business Central et Sage Intacct via l’API de chaque système, en utilisant les identifiants et les paramètres de sécurité de l’ERP de l’utilisateur. Les données opérationnelles s’affichent en temps réel dans des cellules, aux côtés des chiffres financiers. Sur Acumatica, Velixo extrait le grand livre, les données de projet et les requêtes génériques via une barre d’outils comprenant plus de soixante fonctions ; ainsi, les données relatives aux ventes, aux stocks et aux fournisseurs qui sous-tendent un rapport de distribution sont transférées en temps réel dans le classeur et actualisées sur place. Sur Business Central et Sage Intacct, cette même connexion alimente les détails des articles et des transactions sur lesquels s’appuie l’analyse. Cliquez avec le bouton droit sur un chiffre de marge et accédez aux commandes qui l’ont généré. La consolidation multi-entités et multi-instances s’effectue via des fonctions uniques ; ainsi, un groupe disposant de plusieurs entrepôts ou sociétés est regroupé dans un seul classeur sans qu’il soit nécessaire d’exporter les données par site. Le rapport de chiffre d’affaires ou le dossier de marge que vous avez déjà créé conserve sa mise en page et ses formules, et une actualisation le met à jour sans qu’il soit nécessaire de le recréer. Lorsqu’un chiffre doit être renvoyé vers l’ERP, Velixo le réécrit à partir de la même feuille.
La bibliothèque de modèles prédéfinis de Velixo propose une sélection de rapports liés à la gestion des stocks.
Rapports destinés aux entreprises de distribution pour l'ensemble des trois progiciels de gestion intégrés (ERP)
Le témoignage des clients porte sur l’actualisation, et un rapport de distribution est souvent actualisé. Tom Flanagan, contrôleur de gestion chez Yardnique, qui utilise Sage Intacct, explique que l’ERP était certes le meilleur système, mais qu’il ne permettait pas d’exporter des formules vers Excel, et que Velixo lui fait gagner deux à trois heures à chaque fois qu’il clique sur « Actualiser ». Si l’on recalcule chaque semaine un rapport sur les marges ou la rotation des stocks, ce gain de temps s’accumule rapidement. Le reporting opérationnel sur les stocks, les ventes et les indicateurs clés de performance (KPI) issus de n’importe quel objet de données de l’ERP est un cas d’utilisation central de Velixo, et il fonctionne de la même manière sur Acumatica et Business Central, car l’analyse se situe au-dessus de l’ERP, dans le classeur où l’équipe de distribution l’assemble.
Velixo relie Excel à Acumatica, Business Central et Sage Intacct, extrait en temps réel les données relatives aux stocks, aux ventes et au grand livre pour les intégrer dans le rapport que vous utilisez déjà, les actualise directement sur place et réécrit les chiffres, le tout sous votre identifiant et votre système de sécurité ERP. Découvrez comment Velixo s'intègre à votre ERP.