Analyse des écarts dans Excel : ce que les ERP vous laissent faire
Résumé du client
- Entreprise: Yardnique - https://yardnique.com/
- Lieu: Morrisville, NC, USA
- Industrie: Services techniques / Services d'entretien et de conception de paysages
- Système ERP: Sage Intacct
À propos de Yardnique
Yardnique est spécialisé dans la conception, l'entretien et la préservation des paysages communautaires pour les gestionnaires immobiliers, les conseils d'administration et les promoteurs de logements collectifs et résidentiels. Yardnique protège la qualité, le style de vie et les normes environnementales des communautés qu'elle dessert. Gardez un œil sur leurs camions orange vif dans les communautés du sud-est des États-Unis !
Principaux défis
- Yardnique a procédé à une importante migration de son ERP vers Sage Intacct, ce qui lui a pris près d'un an, mais il ne disposait d'aucune solution de reporting acceptable pour son entreprise.
- Les rapports exportés manuellement vers Excel à partir de leur ancien ERP leur ont demandé des heures d'efforts supplémentaires pour les formater et les présenter comme ils le souhaitaient. Une fois qu'ils avaient leurs rapports, ils ne pouvaient toujours pas les rafraîchir à partir d'Excel. La préparation des rapports était une tâche répétitive qui prenait beaucoup de temps ; et Yardnique ne pouvait pas non plus "exporter des formules vers Excel" à partir de Sage Intacct.
- Certains rapports n'étaient pas réalisables dans Sage Intacct, tels que les rapports hautement dynamiques ou basés sur des scénarios avec des données circulant à travers différentes parties.
- Rob et Tom n'étaient qu'une équipe de deux personnes chargées de produire tous ces rapports destinés à 30 utilisateurs. Ils ont fait appel à une société d'externalisation comptable pour les aider à produire les rapports financiers consolidés dont ils avaient besoin pour les 23 branches de leur entreprise, car ils trouvaient cela difficile à réaliser et fastidieux à produire. Cependant, ils n'obtiendraient leurs rapports qu'au mieux dans les 24 à 48 heures suivantes.
Dans le monde d'aujourd'hui, tout le monde travaille avec Excel et veut voir ses rapports d'une certaine manière pour son entreprise. Excel est utilisé pour obtenir le format que vous souhaitez. Il n'est pas nécessaire de s'adresser au service informatique et d'attendre que quelqu'un programme ce que l'on souhaite.
Si vous voulez faire des rapports dans Sage Intacct, il ne va pas vous donner vos 23 branches par onglet avec tout ce qui est lié. Cela m'aurait pris des heures.
La solution
Tout simplement Velixo !
En deux semaines d'essai de Velixo, après une démonstration initiale et presque sans formation, Yardnique est passé de "rien à tout", ils ont été en mesure de produire et d'automatiser les rapports stratégiques dont l'entreprise avait besoin - eux-mêmes, sans réinventer la roue.
Sage Intacct est un meilleur système ERP, mais il nous manquait l'exportation de formules vers Excel. Avec Velixo, c'était une expérience plug-and-play pour nos rapports existants et c'est instantané. Cela nous permet d'économiser 2 à 3 heures à chaque fois que j'appuie sur le bouton d'actualisation.
Velixo change la donne
- Prêt à l'emploi : Yardnique a pu utiliser avec succès les fonctions Velixo dans les rapports financiers Excel que son entreprise utilisait depuis plus de 20 ans. Ils avaient les bases et ont pu conserver le même formatage et les mêmes mises en page tout en améliorant leurs rapports.
- Flexibilité d'Excel: La direction de Yardnique avait besoin de rapports financiers bien formatés et flexibles, du même type que les rapports stratégiques et les rapports basés sur des scénarios que leur entreprise avait utilisés. Ils voulaient utiliser Excel car ils le considèrent comme "le roi des outils de reporting".
- Automatisation: Une fois les rapports construits, le rafraîchissement des données à partir d'Excel était nettement plus rapide. Plus d'exportation manuelle vers Excel à partir de Sage Intacct et plus d'efforts supplémentaires pour reformater tout ce qui était nécessaire. Cela leur a permis d'exporter les formules vers Excel comme ils le souhaitaient.
- Courbe d'apprentissage: En l'espace de deux semaines, l'équipe de Yardnique était opérationnelle avec ses rapports Velixo. Ils sont passés "de rien à tout". Rob et Tom de Yardnique étaient des utilisateurs chevronnés, ils connaissaient Excel et avaient l'impression de connaître déjà Velixo !
- Libre-service: Yardnique est passé de la dépendance à l'égard d'une société d'externalisation pour gérer la complexité à la propriété des rapports. L'entreprise a également pu fournir à l'équipe de direction des outils en libre-service, comme la possibilité d'effectuer des recherches sur les transactions en temps réel.
- Pas seulement des rapports: Velixo est également utilisé à des fins de contrôle. Yardnique utilise les capacités de reporting rapide de Velixo à des fins de réconciliation, pour s'assurer que tout se tient.
- Grandir ensemble: L'entreprise Yardnique s'est développée de manière organique, mais aussi par le biais d'acquisitions, et comme elle continue à ajouter des entités et des succursales, elle sait que les nouvelles entités seront simplement intégrées dans leurs rapports, ou, le cas échéant, qu'elles nécessiteront quelques changements supplémentaires.
La préparation du rapport de gestion de mon conseil d'administration est passée de six heures à une heure, et je peux probablement économiser 30 minutes supplémentaires grâce à d'autres automatisations Velixo.
Velixo a radicalement changé la vie de notre directeur financier, il peut actualiser les rapports à la volée, il a toujours un accès actualisé aux données et il peut maintenant voir tout ce dont il a besoin pour contribuer à la croissance de l'entreprise.
Caractéristiques préférées
- Fonctions basées sur les cellulesL'utilisation d'Excel : leur a permis d'être opérationnels en deux semaines et de réutiliser leurs compétences Excel existantes ainsi que la présentation de leurs rapports financiers.
- Rafraîchir parce qu'il suffit de cliquer sur un bouton pour rafraîchir instantanément une feuille de calcul, en temps réel.
- Sauvegarder sans les formules VelixoLorsque vous exportez depuis Intacct, la feuille de calcul ne contient pas de formules. Avec Velixo, Yardnique peut sauvegarder des fichiers sans formules Velixo et les distribuer afin que les utilisateurs non-Velixo ne puissent pas voir les calculs "techniques" dans les feuilles de calcul.
- ExplorationYardnique permet d'analyser des transactions détaillées à partir de n'importe quel chiffre, même sur des calculs.
Se développer dans la fonctionnalité
Yardnique se rend compte qu'il y a encore des fonctionnalités dans Velixo dont ils n'ont pas encore tiré pleinement parti, notamment :
- Reprise de budgetLe rapport de la Commission européenne sur l'exécution du budget, en particulier lorsqu'il est associé à des rapports fondés sur des scénarios.
- Reprise d'écriture de journalLe logiciel de gestion des écritures comptables permet d'automatiser l'exécution de calculs de répartition complexes ou l'importation d'ajustements dans les vérifications de rapprochement des écritures comptables, le tout à partir d'Excel et en un seul clic.
L'équipe Velixo est impatiente de retrouver Tom et Rob et d'assister à la poursuite des résultats positifs de Yardnique.