Les rapports que Sage Intacct ne vous fournit pas sous la forme dont vous avez besoin

Chaque équipe financière utilisant Sage Intacct tient à jour une liste confidentielle des rapports qu’elle recrée manuellement chaque mois. Sage Intacct est un système d’enregistrement performant, et son outil « Financial Report Writer » génère des états financiers standard de manière impeccable. Cet outil a toutefois été conçu pour ces états standard, tandis que les rapports que la direction ne cesse de demander sortent légèrement du cadre prévu. Voici les sept rapports qui reviennent dans presque toutes les équipes utilisant Sage Intacct, ainsi que la raison précise pour laquelle chacun d’entre eux est finalement créé sous Excel. 

1. Le compte de résultat prêt à être présenté au conseil d'administration, dans une mise en page personnalisée. Le Financial Report Writer génère un compte de résultat clair et standard. Dès que le service financier a besoin d’un contrôle de mise en forme, d’une logique conditionnelle ou d’une structure que l’outil ne prend pas en charge, il faut soit se battre avec l’outil, soit exporter vers Excel. La version destinée au conseil d’administration est donc recréée dans un classeur, et la mise en forme doit être réappliquée à chaque fois que les chiffres changent. L'extraction de données de Sage Intacct de cette manière a une durée de vie limitée. 
2. Une consolidation multi-entités avec éliminations. Sage Intacct gère bien les structures multi-entités, mais la création d’une consolidation avec éliminations que l’un auditeur puisse suivre en un seul coup d’œil est là où les fonctionnalités de reporting natives s’enlisent. Ainsi, le tableau de consolidation, avec ses éliminations présentées de manière à pouvoir être vérifiées, est donc assemblé dans un classeur. C'est pour cette raison que le reporting consolidé avec éliminations se retrouve dans Excel. 
3. Chiffres réels, budget et prévisions côte à côte. Comparer les chiffres réels, le budget et les prévisions dans une seule vue est l'une des tâches pour lesquelles l'outil de création de rapports n'a pas été conçu. Pour afficher ces trois éléments dans une même colonne, avec les calculs d'écart attendus par le directeur financier, il faut recourir à Excel. Dès qu'un nouveau scénario ou une colonne supplémentaire est nécessaire, le rapport doit être recréé. 
4. La découpe dimensionnelle par site, service ou projet. Les dimensions constituent le véritable atout de Sage Intacct, mais la transformation d’une vue interdimensionnelle spécifique en une présentation formatée et prête à être présentée au conseil d’administration oblige encore le service financier à exporter et à reformater les données. Chaque nouvelle analyse nécessite de répéter ce processus, car la mise en page flexible se trouve dans le tableur plutôt que dans le générateur de rapports. 
5. Les chiffres financiers parallèlement aux chiffres opérationnels. La combinaison des données financières et opérationnelles est l’un des points faibles des rapports natifs. Chiffre d’affaires par personne, coût unitaire, marge par rapport à un volume que le grand livre n’a jamais enregistré : pour obtenir ces informations, il faut importer les chiffres de Sage Intacct et les données opérationnelles dans un classeur, puis les regrouper. Les rapports natifs et les rapports BI imposent tous deux ce compromis entre les données en temps réel et un format exploitable. 
6. Établissement de rapports sur un calendrier que Sage Intacct ne gère pas. Les rapports natifs sont indexés sur l'exercice comptable ; par conséquent, les chiffres hebdomadaires, un cycle de quatre-quatre-cinq dans le commerce de détail ou une période glissante de treize semaines sont générés en dehors de ce cadre. La vue calendaire est assemblée manuellement, à partir d'une exportation qui est actualisée de la même manière à chaque cycle. 
7. Un récapitulatif qui permet toujours de remonter à la transaction. Le conseil d’administration souhaite disposer d’une page claire que l’auditeur puisse consulter pour accéder aux détails sous-jacents à chaque chiffre. Lorsque le rapport quitte Sage Intacct sous forme d’exportation statique, la traçabilité vers les détails se trouve dans le classeur créé par le contrôleur plutôt que dans la page fournie ; le dossier traçable doit donc être reconstitué manuellement. 

Ce constat n’est pas une critique à l’encontre de Sage Intacct. Le logiciel stocke les données, applique les contrôles et génère correctement les états financiers standard. Les rapports figurant sur cette liste dépassent tous le cadre standard, que ce soit en termes de format, de combinaison de données ou de fréquence demandée par l’entreprise ; ils sont donc transférés vers Excel et recréés à chaque clôture. Un contrôleur de gestion qui souhaite se faire une idée précise de l’ampleur du phénomène peut répertorier les rapports que l’équipe recrée manuellement et signaler ceux qui sont réapparus ce mois-ci. La longueur de cette liste donne une bonne idée de l’écart entre les capacités réelles de Sage Intacct en matière de reporting et ce que le responsable des rapports fournit de son propre chef.

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