Votre solution de contournement pour le reporting ERP a une durée de vie limitée : comparaison des méthodes utilisées par les équipes financières pour extraire des données de Sage Intacct
Tous les responsables financiers à qui j'ai parlé au cours de l'année écoulée m'ont raconté, d'une manière ou d'une autre, la même histoire : les rapports intégrés au progiciel de gestion d'entreprise (ERP) ne répondent pas à leurs besoins, alors ils ont mis en place un système parallèle. Cela permet de clôturer les comptes. Mais cela prend plus de temps et mobilise plus de personnes que quiconque ne veut bien l'admettre.
Ces solutions de contournement se répartissent généralement en trois catégories. Si vous utilisez Sage Intacct et Excel, vous en reconnaîtrez sans doute au moins une.
L'exportation au format CSV : rapide à mettre en place, coûteuse à maintenir
C'est l'approche la plus courante. Sage Intacct permet d'exporter des données. Excel permet de les manipuler à volonté. Ainsi, chaque mois, quelqu'un extrait des fichiers CSV, les importe dans un classeur, les reformate, ajoute des formules et fournit le rapport.
Le problème ne se pose pas seulement la première fois que vous créez le rapport. Chaque mois, vous refaites le même travail. Il suffit d'ajouter une nouvelle entité, de recevoir une écriture comptable tardive ou de devoir procéder à un retraitement pour que vous deviez pratiquement refaire vos rapports de A à Z.
Ce que cela vous coûte :
Le temps ne se passe pas seulement lors de l'exportation. Il se passe aussi lors de la réexportation, dans la confusion liée aux versions (« Q3 financials_v3_FINAL_updated »), et lors du rapprochement des chiffres quand quelqu'un repère une anomalie. C'est quand votre équipe passe la première semaine de chaque mois à régler les détails techniques des rapports au lieu de se consacrer à l'analyse.
Quand cette approche est pertinente :
Analyse ponctuelle. Demandes ponctuelles qui ne se reproduiront pas. Tout ce pour quoi le coût de la refonte est inférieur à celui de la mise en place d'une solution plus performante.
La requête SQL ou le script API : puissant mais fragile
Certaines équipes contournent complètement la couche de reporting de l'ERP. Elles écrivent des requêtes SQL directement sur la base de données, développent des scripts d'API pour extraire les données transactionnelles ou utilisent des intergiciels pour acheminer les données vers un outil de BI.
C'est une solution techniquement performante qui résout le problème du temps réel. Mais elle engendre un autre risque.
Le problème des dépendances :
La personne qui a créé la requête est désormais chargée de la gérer. Lorsque Intacct modifie le nom d'un champ, lorsqu'une nouvelle dimension est ajoutée ou lorsque la requête doit s'adapter à une nouvelle structure d'entités, cette personne devient le goulot d'étranglement.
Le problème de traduction :
Les résultats SQL ne ressemblent pas à un rapport financier. Il faut encore que quelqu’un prenne ces données brutes et les mette en forme pour qu’un directeur financier ou un membre du conseil d’administration puisse les lire. Ce qui signifie généralement… les exporter vers Excel.
Quand cette approche est pertinente :
Des pipelines de données à grande échelle dont le service financier n'est pas le seul utilisateur. Des entreprises disposant d'équipes informatiques ou d'analyse dédiées, capables d'assurer la maintenance des requêtes sur le long terme. Si votre équipe financière rédige elle-même ses requêtes SQL, c'est qu'il y a un problème au niveau des outils : son temps est trop précieux pour cela.
Les rapports intégrés au progiciel de gestion d'entreprise (ERP) : fiables, mais limités
Les fonctionnalités de reporting intégrées de Sage Intacct sont fiables pour les états financiers standard. Les balances de vérification, les comptes de résultat par service, les bilans… tous les éléments de base sont pris en charge.
Les problèmes commencent dès que vous avez besoin d'une fonctionnalité pour laquelle le générateur de rapports n'a pas été conçu.
Ses points faibles :
Mises en page personnalisées. Consolidations multi-entités avec éliminations. Analyse des écarts comparant les chiffres réels, le budget et les prévisions dans une seule vue. Tout ce qui nécessite de combiner des données financières et opérationnelles. Dès que vous avez besoin de contrôler la mise en forme, d'utiliser une logique conditionnelle ou d'adopter une structure que l'outil de création de rapports ne prend pas en charge, soit vous vous battez avec l'outil, soit vous finissez par exporter les données vers Excel.
Le coût politique :
S'en tenir aux rapports natifs semble être le choix le plus sûr. Pas besoin de justifier l'achat de nouveaux outils, pas de courbe d'apprentissage, pas de demande de budget. Mais cela signifie que chaque demande hors norme émanant du directeur financier, du conseil d'administration ou d'un auditeur se transforme en projet. Une simple demande du type « Pouvez-vous me présenter ces données sous un autre angle ? » prend deux jours.
Quand cette approche est pertinente :
Des rapports standardisés où les modèles par défaut d'Intacct répondent aux besoins de vos parties prenantes. Si votre directeur financier et votre conseil d'administration sont satisfaits du format et que vous recevez rarement des demandes ponctuelles, les rapports natifs pourraient bien suffire. La plupart des équipes avec lesquelles je m'entretiens ont franchi ce cap depuis un certain temps déjà.
Le compromis que personne n'évalue
La plupart des équipes financières n'ont en réalité jamais comparé ces approches côte à côte.
Mais chaque approche comporte des avantages et des inconvénients bien précis:
C'est dans la quatrième colonne que se trouve Velixo. Il s'agit d'une connexion bidirectionnelle en temps réel entre Excel et Sage Intacct. Les données sont importées dans Excel en temps réel, sans exportation, sans téléchargement et sans fichiers CSV obsolètes. Et les données sont renvoyées : devis, budgets, écritures comptables, directement depuis Excel vers Intacct.
Si nous l'avons inclus dans cette comparaison, ce n'est pas parce qu'il s'agit de notre produit. C'est parce qu'il élimine le compromis fondamental auquel les trois autres approches vous obligent : vous n'avez plus à choisir entre la flexibilité d'Excel et la fiabilité des données ERP en temps réel.
Et maintenant, que faire ?
Si vous vous êtes reconnu dans l'une de ces sections, ne vous inquiétez pas. Toutes les équipes financières ont commencé par là.
La question n'est pas de savoir si votre solution de contournement fonctionne aujourd'hui. Il s'agit plutôt de savoir si elle fonctionnera encore dans douze mois, alors que la situation se sera complexifiée, que les prévisions en matière d'effectifs n'auront pas changé et que le directeur financier exigera des rapports qui donneraient l'impression de provenir d'une entreprise deux fois plus grande que la vôtre.