Entre Sage Intacct et Excel : le quotidien de l'équipe financière
Demandez à un contrôleur de gestion utilisant Sage Intacct où se joue réellement la clôture de fin de mois, et la réponse honnête sera : ni dans l’ERP, ni dans le tableur. C’est dans le va-et-vient entre les deux que tout se joue. Intacct contient les chiffres. C’est dans Excel que le rapport est élaboré, vérifié et expliqué. Le véritable travail réside dans ce va-et-vient : transférer les chiffres d’un système à l’autre, encore et encore, jusqu’à ce que la clôture soit terminée.
Imaginez le dernier jour de clôture. Les comptes sont pratiquement finalisés dans Intacct. Le directeur financier souhaite disposer dès le lendemain matin du dossier de gestion : un compte de résultat par entité, une vue consolidée avec les éliminations intra-groupe, ainsi qu’une colonne indiquant les écarts par rapport au budget. Aucun de ces éléments ne sort de l’ERP sous la forme souhaitée par le directeur financier ; le contrôleur de gestion ouvre donc Excel, et le travail de mise en forme commence.
Le processus commence par une exportation. Le contrôleur extrait un rapport ou un fichier CSV d’Intacct, l’importe dans un classeur, le reformate, ajoute les formules nécessaires au pack, puis le transmet. La première génération se déroule sans problème. Le problème se pose lors de la deuxième, puis de la douzième version. Une écriture comptable tardive est enregistrée, une nouvelle entité rejoint le groupe, un compte est retraité, et les chiffres changent. L’exportation est donc relancée, le classeur est reconstruit, et les questions de version commencent. S’agit-il du fichier avec l’élimination inter-sociétés corrigée, ou de celui d’avant ? Quel onglet contient la répartition actuelle des effectifs ? La première semaine de la plupart des mois est consacrée aux aspects techniques des rapports plutôt qu’à l’analyse.
Certaines tâches se répètent avec une telle régularité qu’elles finissent par ne plus ressembler à du travail. Le même rapport sur le chiffre d’affaires par site, refait chaque mois car le fichier du mois dernier contient des références obsolètes auxquelles personne ne se fie entièrement. Le même dossier destiné au conseil d’administration, reformaté de A à Z car l’exportation n’est jamais au format attendu par le conseil. Rien de tout cela n’apparaît dans le calendrier des clôtures, et pourtant, tout cela se fait quand même.
Les fonctionnalités de reporting propres à Intacct gèrent très bien les tâches courantes. Balances de vérification, compte de résultat par service, bilan : le générateur de rapports financiers les produit de manière claire et précise. Les difficultés commencent dès que le service financier a besoin de quelque chose pour lequel le générateur de rapports n’a jamais été conçu. Une mise en page personnalisée préférée par le conseil d’administration. Une consolidation multi-entités avec éliminations. Les chiffres réels, comparés au budget et aux prévisions, dans une seule vue. Des chiffres financiers présentés côte à côte avec un indicateur opérationnel. Chacune de ces demandes transforme une simple requête en un véritable projet, et la question « Pouvez-vous me présenter cette vue sous un autre angle ? » nécessite deux jours de travail pour obtenir une réponse.
Certaines équipes tentent de contourner l'exportation en accédant directement aux données via une requête SQL ou un script API. Cela fonctionne… jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus. La personne qui a rédigé la requête devient alors responsable de sa maintenance, et lorsque Intacct renomme un champ ou qu’une nouvelle dimension apparaît, cette personne se retrouve à constituer un goulot d’étranglement. Le résultat s’affiche sous forme de données brutes plutôt que d’états financiers, ce qui oblige quelqu’un à les mettre en forme pour qu’un membre du conseil d’administration puisse les lire. Ce travail de mise en forme s’effectue dans Excel, ce qui était de toute façon le but final de l’opération.
La véritable force de Sage Intacct réside dans ses dimensions : la possibilité de découper les chiffres par site, service, projet, etc. Cette force se transforme en travail manuel dès lors que l’analyse est transférée dans un tableur. Chaque nouvelle segmentation par dimension implique une nouvelle exportation, une nouvelle mise en forme et un nouveau rapprochement par rapport à la version précédente. Le rapport établi le mois dernier par le contrôleur de gestion ne peut pas être simplement actualisé, car les données sur lesquelles il repose ne constituent qu’un instantané, figé au moment de l’exportation. Lorsque les chiffres changent, le travail recommence à zéro au lieu d’être simplement mis à jour.
Le processus ne s'arrête pas non plus une fois le dossier constitué. Celui-ci est envoyé par e-mail ; un vérificateur repère un chiffre qui semble erroné ; une valeur est corrigée dans Intacct ; et la séquence d'exportation et de reconstitution se relance pour une seule cellule modifiée. Multipliez cela par le nombre de vérificateurs, qui souhaitent chacun disposer de leur propre version, et la clôture prend un nouveau départ alors qu'elle était censée être terminée.
La tâche de rapprochement incombe à la personne la plus expérimentée de l'équipe. Établir un rapprochement clair, repérer les éliminations qui semblent incohérentes, mettre en forme un dossier auquel le conseil d'administration pourra se fier : ce travail exige du discernement, c'est pourquoi il revient au contrôleur de gestion ou au comptable senior. Leur mois est consacré au traitement des données, et l'interprétation pour laquelle ils ont été embauchés ne bénéficie que du temps qu'il leur reste après avoir effectué ce travail de rapprochement.
Ce va-et-vient persiste pour une raison qui n’a rien à voir avec les compétences de l’équipe. Intacct a pour vocation de stocker des données financières et d’appliquer des contrôles, et il remplit bien cette fonction ; c’est d’ailleurs pour cette raison qu’il résiste à toute tentative de le remodeler à la demande. Excel, quant à lui, sert à explorer et à expliquer, ce qui en fait l’environnement naturel du service financier, tant qu’il reste connecté au système de référence au lieu de devenir un simple entrepôt de données. Personne n’a construit de pont entre les deux, si bien que le contrôleur de gestion devient ce pont, transférant les chiffres manuellement à chaque clôture.
Tout responsable sur Intacct peut évaluer le temps consacré à ces tâches sans avoir à lancer de projet. Sur une période comptable complète, comptez les exportations, les reconstructions et les vérifications de version. Notez les demandes qui se sont transformées en projets de deux jours parce que les chiffres devaient être découpés différemment. Ce total correspond à la journée de travail réelle, celle qui se déroule dans l’écart entre l’ERP et la feuille de calcul, et c’est l’image la plus claire de ce que la configuration actuelle exige de l’équipe chaque mois.