Le 19 novembre, des responsables financiers du secteur à but non lucratif se sont réunis autour d'un problème très spécifique : 

« Comment pouvons-nous cesser d'utiliser des feuilles de calcul exportées et commencer à utiliser Sage Intacct et Excel ensemble de manière à réduire réellement les risques et les retouches ? » 

C'était le thème central de Future in Focus : Excel Your Planning & Forecasting, une conférence virtuelle destinée aux organisations à but non lucratif utilisant Sage Intacct. 

Si vous nous avez rejoints en direct, considérez ceci comme votre guide pratique pour mettre en application ce que vous avez vu.
Si vous l'avez manqué, voici la version « à emporter » des meilleures idées de la journée. 

En 6 à 8 minutes environ, vous obtiendrez : 

• 3 mesures concrètes pour réduire les « copies et gaspillages » entre Sage Intacct et Excel
• Comment vos pairs transforment les modèles de bailleurs de fonds et les dossiers du conseil d'administration en rapports actualisables en temps réel
• L'histoire vraie d'un directeur financier d'une organisation à but non lucratif qui a réduit le délai de clôture de 10 à 12 jours à seulement 2 jours grâce à Velixo et Sage Intacct. 

TL;DR: Vos 3 jeux

Pièce 1 : Arrêtez l'exportation et commencez l'actualisation.  Utilisez Velixo pour transformer les budgets Excel et les paquets de clôture en vues en direct de Sage Intacct au lieu d'exportations statiques.

Jouez la carte n° 2 : concevez des rapports pour les bailleurs de fonds au lieu de les forcer. Associez une fois pour toutes les modèles des bailleurs de fonds à votre plan comptable et à vos dimensions, puis extrayez directement les données de Sage Intacct.

Étape 3 : Prenez le contrôle des rapports non standard des bailleurs de fonds. Utilisez des modèles, des données non financières et des liens intelligents afin que les mises en page, les plages de dates et les bases inhabituelles ne perturbent pas votre processus dans le chaos Excel.

Examinons chaque action. 

Pièce 1 : Arrêter l'exportation et commencer l'actualisation 

Dans cette section, nous examinons comment utiliser Excel et Sage Intacct conjointement pour établir des budgets en temps réel et accélérer la clôture mensuelle. 

La journée a commencé à prendre forme lors de la session « Budgeting 101 for Nonprofits: Budget Smarter, Not Harder » (Budget 101 pour les organisations à but non lucratif : budgétiser plus intelligemment, pas plus difficilement). Harry Lewis, responsable de la formation des clients, a commencé par Excel et a montré à quelle vitesse Velixo apparaît et se connecte. 

Une fois Velixo installé, vous bénéficiez des avantages suivants : 

• Un ruban Velixo dans Excel au lieu d'un projet informatique déroutant
• Plus de 80 fonctions compatibles avec Sage Intacct, à côté de SUM et VLOOKUP.
• Les fonctionnalités modernes d'Excel, telles que les tableaux dynamiques, facilitent le traitement des listes de comptes, des dimensions et des périodes. 

Le message de Harry était clair : si la budgétisation repose sur des exportations statiques, vous êtes coincé dans la boucle « Copier et gaspiller ». Cela signifie exporter, modifier, envoyer par e-mail, puis exporter à nouveau chaque fois que quelqu'un modifie un chiffre. 

 Avec Velixo et Sage Intacct, vous pouvez extraire les plages de comptes, les droits et les dimensions de Sage Intacct à l'aide d'une seule formule. Vous pouvez ainsi créer des budgets pour les départements et les programmes dans des modèles Excel qui s'actualisent avec les dernières données, au lieu de rester obsolètes, et utiliser la fonction de réécriture pour que les ajustements et les allocations soient réintégrés dans Sage Intacct, plutôt que de rester dans des onglets cachés. 

Note de terrain : à la poursuite du zero-day fermeture 

Personne n'a mieux illustré cela que Rob Caluori, directeur financier du Westchester Library System. Lors de la table ronde, il a décrit le parcours de son équipe : « En tant que directeur financier, je suis à la recherche du objectif de clôture en zéro jour . Avant Velixo et Sage Intacct, nous clôturions en 10 à 12 jours. Aujourd'hui, nous sommes passés à deux jours. »

Ce type de changement ne résulte pas d'une amélioration des exportations. Il résulte du remplacement des feuilles de calcul ad hoc par des classeurs Velixo standard. En laissant ces classeurs extraire des données en temps réel de Sage Intacct au lieu d'utiliser des balances de vérification codées en dur. Réduire la fréquence à laquelle quelqu'un doit demander : « Pouvez-vous m'envoyer la dernière version ? » 

Pour un directeur financier, il ne s'agit pas seulement d'accélérer la clôture. Cela permet également d'augmenter la capacité du personnel, de renforcer la préparation aux audits et d'améliorer la confiance du conseil d'administration. 

Essayez-le dès maintenant 

Choisissez l'un d'entre eux comme projet pilote et convertissez votre classeur de clôture le plus fastidieux, tel que celui consacré à la trésorerie, aux consolidations ou aux indicateurs clés de performance, en un fichier Excel optimisé par Velixo qui s'actualise à partir de Sage Intacct. Vous pouvez également créer un budget pour un service ou un programme sous forme de modèle Velixo dynamique plutôt que sous forme de modèle Excel statique. Suivez ensuite la réduction du nombre d'exportations que vous effectuez, la fréquence à laquelle votre équipe demande « la dernière version » et dans quelle mesure vous pouvez rapprocher de l'objectif de Rob, à savoir une clôture en deux jours. 

Jouer 2 : Concevoir des rapports pour les bailleurs de fonds, pas recourir à la force brute 

Cette section se concentre sur la conversion des modèles des bailleurs de fonds en rapports dynamiques générés par Sage Intacct, afin que la production des rapports sur les subventions ne soit plus une tâche manuelle fastidieuse. 

La session « Transformer les données Sage Intacct en rapports prêts à être soumis aux bailleurs de fonds : rendre compte des subventions sans difficulté » s'est concentrée sur un modèle que tous les participants au chat ont reconnu. Les modèles de budget des bailleurs de fonds utilisent leurs propres postes budgétaires, et non les vôtres. Leurs périodes d'attribution correspondent rarement à votre exercice fiscal et chaque modification implique une nouvelle série d'exportations manuelles et des nuits blanches passées sur Excel. 

Comme l'explique Jim Norton, expert-comptable agréé : « Les programmes soumettent un budget, en collaboration avec le bailleur de fonds, et celui-ci ne correspond en aucun cas à votre tableau ou à vos dimensions. »  Au sujet des calendriers, il a ajouté : « Vos rapports de subvention ou de programme ont une période d'attribution qui peut ou non correspondre à l'exercice financier de votre organisation. »  La plupart des organisations gèrent cela de manière brutale : périodes de reporting personnalisées, rapports ponctuels et beaucoup de travail manuel sur Excel. 

Jim a dénoncé le coût de cette approche : 

• Risque d'audit lorsque les chiffres divergent ou que les rapprochements ne sont pas clairs
• Risque relationnel lorsque les rapports des bailleurs de fonds sont tardifs ou incohérents
• Épuisement du personnel dû à la ressaisie de données dans des formulaires qui ne correspondent pas au système 

 Le changement qu'il préconisait était simple mais efficace. Cessez de considérer les modèles des bailleurs de fonds comme des cas particuliers. Traitez-les comme des problèmes de conception que vous pouvez résoudre une fois pour toutes et réutiliser. 

 Avec Velixo et Sage Intacct, le modèle se présente comme suit : 

1. Utilisez le modèle du bailleur de fonds tel quel, avec toutes les colonnes et tous les éléments. 
2. Créez une cartographie simple qui relie chaque ligne de financement à un ou plusieurs comptes ,le projet ou la subvention et incluez toutes les autres dimensions Sage Intacct dont vous avez besoin. 
3. Utilisez les fonctions Velixo pour extraire les données réelles et les budgets directement depuis Sage Intacct. Filtrez par dates de début et de fin de projet plutôt que par période de reporting définie manuellement, puis répercutez les ajustementsbudgétaires et prévisionnels dans Sage Intacct sans importation ni retouche grâce à la fonction de réécriture. 
4. Cliquez sur Actualiser lorsque quelque chose change au lieu de tout réexporter. 

 Le modèle du bailleur de fonds conserve le format attendu, mais se comporte comme un rapport en temps réel connecté à Sage Intacct. 

Pourquoi les auditeurs apprécient cela 

Au cours de notre table ronde, Alejandra Jensen, de GRF CPAs & Advisors, a expliqué ce que cela signifie du point de vue de l'audit. Elle a déclaré aux participants que le passage à des systèmes intégrés et « des rapports en temps réel améliore la transparence ». pour les conseils d'administration, les bailleurs de fonds et les régulateurs. 

Lorsque les calendriers de subventions sont basés sur les mêmes données en temps réel que le grand livre général, son équipe passe moins de temps à effectuer des rapprochements et plus de temps à examiner les chiffres. Cela permet de faciliter les audits et d'améliorer les relations entre les équipes financières et les auditeurs. 

Essayez ceci avant votre prochain cycle de subvention 

Choisissez une subvention active qui comporte un modèle de bailleur de fonds problématique et qui devra faire l'objet d'un rapport dans les 90 prochains jours. Transformez ce modèle en une interface Excel active sur Sage Intacct qui comprend un onglet de mappage, un onglet de données alimenté par Velixo et le modèle original du bailleur de fonds comme onglet de présentation, alimenté par l'onglet de données. Comparez ensuite le temps et le stress nécessaires à la production du prochain rapport à ceux de votre dernier cycle. 

Stratégie n° 3 : prendre le contrôle des rapports non standard des bailleurs de fonds 

Nous abordons ici la manière de traiter les structures de financement inhabituelles, les données non financières et les bases comptables mixtes à l'aide de Velixo, Sage Intacct et Smart Links. 

La session avancée « Suivre les directives du bailleur de fonds : définir la mission » et la table ronde de clôture ont abordé ce que Jim a appelé les « casse-tête du niveau supérieur » : 

• « Utilisez exactement ma mise en page, pas la vôtre. »
• Données non financières figurant dans les rapports des bailleurs de fonds, telles que le nombre d'unités desservies, les emplacements et les effectifs.
• Rapports qui mélangent les bases comptables, tels que les budgets sur la base de la comptabilité d'exercice et les chiffres réels basés sur les factures ou les encaissements. 

Jim a clairement décrit le premier problème :« Les bailleurs de fonds ou les gouvernements imposent souvent leur propre format, que vous devez respecter à la lettre pour vos rapports. Une mise en page non standard est souvent le pire cauchemar de tout rédacteur de rapports financiers ERP. »  Au lieu de lutter contre cela dans votre ERP ou de revenir à Excel manuel, vous pouvez accepter la mise en page comme interface utilisateur, utiliser Velixo et Sage Intacct pour alimenter les données et les règles derrière le modèle et extraire les données non financières de Sage Intacct ou d'autres systèmes dans le même classeur afin de ne pas mélanger les calculs manuels avec les chiffres du système. 

Au sujet du problème de la base mixte, Jim a souligné : « Le budget peut être établi selon la méthode de la comptabilité d'exercice, mais les chiffres réels sont basés sur ce que vous avez réellement facturé au bailleur de fonds, ce qui ne correspond pas nécessairement au moment où les recettes ou les dépenses sont enregistrées dans le grand livre général. »  Les rapports du grand livre général natifs ne peuvent à eux seuls gérer cela. Vous avez besoin d'une couche qui vous permette de rapprocher et de présenter ces chiffres de la manière attendue par le bailleur de fonds, tout en préservant l'intégrité de votre comptabilité. 

Liens intelligents : boucler la boucle 

L'un des moments les plus marquants de la journée a été de voir Smart Links en action. Au lieu d'enregistrer des modèles sur le bureau de quelqu'un ou dans un dossier mystérieux, vous pouvez : 

• Ajoutez un lien « Afficher dans Excel avec Velixo » directement dans Sage Intacct.
• Cliquez sur ce lien depuis votre liste budgétaire, votre dossier de subvention ou votre rapport.
• Ouvrez le fichier Excel approprié, déjà configuré avec le bon projet ou enregistrement. 

Comme l'a dit Jim, grâce aux liens intelligents, vous disposez d'un « cycle de vie » complet entre les systèmes. Cela boucle la boucle entre Sage Intacct, vos interfaces Excel et les personnes qui ont besoin de les utiliser, notamment les équipes financières, chargées des subventions, des programmes et du développement.

Lors de notre dernière table ronde, Alejandra Jensen a également évoqué l'impact sur la durée et l'effort nécessaires à la réalisation des audits. Elle a indiqué que de nombreux audits devenaient plus faciles. « en raison de cette automatisation que nous constatons à tous les niveaux ». Lorsque son équipe peut« se connecter à Intacct pour extraire des rapports » au lieu de courir après des feuilles de calcul statiques, cela leur permet« un gain de temps considérable pour eux aussi ». Cela signifie également moins de demandes de planning de dernière minute pour votre personnel. 

Essayez ceci au cours des 60 prochains jours 

Identifiez un rapport récurrent dont lamise en page estfastidieuse, qui contientau moins un champ de données non financières et qui a tendance à devenir rapidement obsolète. Profitez-en pour le transformer en modèle Velixo et ajoutez un lien intelligent dans Sage Intacct afin d'ouvrir ce modèle à partir de l'écran le plus pertinent.Ce simple changement peut vous éviter plusieurs échanges d'e-mails et conversations mensuelles du type « Où se trouve le dernier modèle ? ». 

Pourquoi cela vaut la peine que vous y consacriez du temps en tant que directeur financier 

Si vous êtes chargé de signer le formulaire 990, de rendre compte au conseil d'administration ou de garantir la conformité des subventions, ces trois mesures ont un impact réel. Elles réduisent le risque d'audit sur les fonds soumis à des restrictions et les portefeuilles de subventions complexes, raccourcissent les cycles de clôture et de reporting, et diminuent le risque lié aux personnes clés qui survient lorsque le propriétaire d'un « classeur monstrueux » quitte l'entreprise. Tout comme l'équipe de Rob Caluori a réduit sa clôture de 10 à 12 jours à seulement deux jours, vous pouvez gagner du temps et retrouver confiance en vos chiffres.

Au-delà de la rapidité, ces changements libèrent votre personnel des tâches répétitives de « copie et gaspillage », lui donnant ainsi plus de temps pour l'analyse et la planification. Au lieu de courir après la dernière version du tableur ou de remplir à la force du poignet les modèles des bailleurs de fonds, votre équipe travaille avec des données actualisées en temps réel dans des outils qu'elle connaît déjà : Excel et Sage Intacct. Cela signifie moins de nuits blanches, moins de surprises et une fonction financière prête pour le prochain cycle de subventions, et non plus seulement réactive.