Les rapports qu’Acumatica ne vous fournit pas sous la forme dont vous avez besoin

Chaque équipe financière utilisant Acumatica tient à jour une liste confidentielle des rapports qu’elle recrée manuellement chaque mois. Acumatica est un système d’enregistrement performant, et son module « Analytical Report Manager » (ARM) génère les états standard de manière impeccable. L’ARM a été conçu pour ces états standard, mais les rapports que la direction ne cesse de demander dépassent légèrement ce cadre. Voici les sept rapports que l’on retrouve dans presque toutes les équipes Acumatica, ainsi que la raison précise pour laquelle chacun d’entre eux est finalement créé sous Excel. 

Le compte de résultat prêt à être présenté au conseil d'administration, dans une mise en page personnalisée. ARM génère les états financiers à partir d’ensembles de lignes, de colonnes et d’unités définis séparément ; la mise en forme d’un rapport implique donc de faire des allers-retours entre ces pages de définition. Passer d’une vue synthétique à une vue détaillée dans un rapport nécessite de le redéfinir ou d’en créer un second, car ARM verrouille ce choix dès la conception. Les possibilités de mise en forme restant limitées, la version destinée au conseil d’administration est recréée dans Excel. Les contrôleurs citent cela parmi les raisons pour lesquelles ils préfèrent Excel à ARM. 

1. Une consolidation multi-entités avec éliminations. Acumatica enregistre une seule opération de consolidation par période, ce qui fait disparaître la possibilité d’accéder à l’historique détaillé derrière un chiffre consolidé. Le service financier reconstitue le tableau de consolidation pour l’ensemble des locataires dans un classeur, où les éliminations peuvent être consultées, ajustées et vérifiées. C'est pour cette raison que le reporting consolidé avec éliminations est finalement généré dans Excel. 
2. Chiffres réels, budget et prévisions présentés côte à côte. ARM présente clairement un seul scénario. Le fait de regrouper les chiffres réels, le budget et les prévisions dans un même ensemble de colonnes, avec les calculs d’écart attendus par le directeur financier, dépasse rapidement les capacités de l’outil. Dès qu’un nouveau scénario ou une colonne supplémentaire est nécessaire, on se tourne vers Excel. 
3. La découpe dimensionnelle par sous-compte, succursale ou projet. Le filtre de sous-comptes d'ARM fonctionne uniquement avec des plages « de... à... », sans caractères génériques, sans plages non contiguës et sans exclusions. Toute découpe qui ne correspond pas à une plage bien définie est alors regroupée dans Excel, où les segments peuvent être filtrés selon les besoins de l'analyse. 
4. Les chiffres financiers parallèlement aux chiffres opérationnels. ARM s'alimente à partir d'une seule source de données ; il n'est donc pas possible de regrouper dans un même rapport les chiffres du grand livre, des projets et des sources externes. Pour calculer le chiffre d'affaires par personne ou le coût unitaire, il faut importer les chiffres financiers et opérationnels dans un classeur, puis les regrouper à ce niveau. Les rapports natifs et les rapports BI imposent tous deux ce compromis entre les données en temps réel et un format exploitable. 
5. Établir des rapports sur un calendrier qu'Acumatica ne gère pas. ARM génère des rapports par période comptable ; les chiffres hebdomadaires ou un calendrier « quatre-quatre-cinq » propre au commerce de détail sont donc établis en dehors de ce système. Pour générer des rapports par date ou par semaine, il faut sortir d’ARM, et l’exportation est actualisée de la même manière à chaque cycle. 
6. Un récapitulatif qui permet toujours de remonter à la transaction. Le conseil d'administration souhaite disposer d'une page claire que l'auditeur puisse consulter pour obtenir les détails se cachant derrière chaque chiffre. La consolidation se résumant à une seule transaction par période, l'historique détaillé n'est pas accessible ; le dossier traçable est donc reconstitué manuellement dans Excel, où les détails peuvent être conservés et vérifiés. 

Ce schéma n’est pas une critique à l’encontre d’Acumatica. La solution stocke les données, applique les contrôles et génère correctement les états standard via ARM. Les rapports figurant sur cette liste dépassent tous les exigences standard, que ce soit au niveau de la présentation, de la combinaison des données ou de la fréquence demandée par l’entreprise ; ils sont donc transférés vers Excel et recréés à chaque clôture. Un contrôleur de gestion qui souhaite évaluer l’ampleur réelle du phénomène peut répertorier les rapports que l’équipe recrée manuellement et signaler ceux qui sont réapparus ce mois-ci. La longueur de cette liste constitue une bonne mesure de l’écart entre les capacités réelles d’Acumatica en matière de reporting et ce qu’ARM fournit de son propre chef. 

Découvrez quels rapports votre équipe Acumatica recrée manuellement + Télécharger le guide gratuit

Se contenter de lire des informations sur le problème est une chose. Mais il est bien plus utile de voir comment cela s'applique concrètement à votre propre équipe. C'est précisément dans ce but que nous avons mis au point un outil gratuit d'auto-évaluation « Lean Finance » : un diagnostic rapide qui identifie les points où votre processus de clôture, vos rapports et le temps de votre équipe entraînent une perte insidieuse de capacité.