Entre Acumatica et Excel : le quotidien de l'équipe financière
Demandez à un contrôleur de gestion utilisant Acumatica où se joue réellement la clôture de fin de mois, et la réponse honnête sera : ni dans l’ERP, ni dans le tableur. C’est dans le va-et-vient entre les deux que tout se joue. Acumatica contient les chiffres. C’est dans Excel que le rapport est élaboré, vérifié et expliqué. Le véritable travail réside dans ce va-et-vient : transférer les chiffres de l’ERP vers le classeur, encore et encore, jusqu’à ce que la clôture soit terminée.
Imaginez le dernier jour de clôture. Les comptes sont presque finalisés dans Acumatica. Le directeur financier veut disposer dès le lendemain matin du dossier de gestion : un compte de résultat par agence, une vue consolidée de l’ensemble des locataires et une colonne indiquant les écarts par rapport au budget. Aucune de ces informations ne sort de l’ERP sous la forme souhaitée par le directeur financier ; le contrôleur de gestion ouvre donc Excel, et le travail manuel commence.
Le processus commence par une exportation. Le contrôleur extrait un rapport du Gestionnaire de rapports analytiques ou d’un fichier d’exportation de données brutes, l’importe dans un classeur, le reformate, ajoute les formules nécessaires au pack, puis le livre. La première version se déroule sans problème. Le problème survient lors de la deuxième version, puis de la douzième. Une écriture comptable tardive est enregistrée, une nouvelle succursale est mise en ligne, un compte est retraité, et les chiffres changent. L’exportation est donc relancée, le classeur est reconstruit, et les questions de version commencent. S’agit-il du fichier contenant les éliminations corrigées, ou de celui qui l’a précédé ? Quel onglet contient la répartition actuelle des effectifs ? La première semaine de la plupart des mois est consacrée aux aspects techniques des rapports plutôt qu’à l’analyse.
Certaines tâches se répètent avec une telle régularité qu’elles finissent par ne plus ressembler à du travail. Le même rapport sur le chiffre d’affaires par agence, refait chaque mois car le fichier du mois dernier contient des références obsolètes auxquelles personne ne se fie entièrement. Les mêmes chiffres hebdomadaires dont l’équipe commerciale a besoin, recalculés dans Excel car ils doivent s’inscrire dans un calendrier que le rapport ERP ne suit pas. Rien de tout cela n’apparaît dans le calendrier de clôture, et pourtant, tout cela se fait quand même.
Les fonctionnalités de reporting propres à Acumatica prennent en charge les tâches courantes. Le gestionnaire de rapports analytiques génère les balances de vérification, le compte de résultat par service et le bilan à partir des ensembles de lignes, de colonnes et d’unités qui lui sont fournis. Les difficultés commencent dès que le service financier a besoin de quelque chose pour lequel l’ARM n’a jamais été conçu. L’ARM s’alimente à partir d’une seule source de données ; il est donc impossible de combiner dans un même rapport les chiffres du grand livre, des projets et des sources externes. Son filtre de sous-comptes ne fonctionne qu’avec des plages « de… à… », sans caractères génériques, sans plages non contiguës et sans exclusions. Passer d’une vue synthétique à une vue détaillée dans un rapport implique de le redéfinir ou d’en créer un second, car l’ARM fixe ce choix dès la conception. De plus, ARM génère des rapports par période comptable ; ainsi, une équipe qui a besoin de chiffres hebdomadaires se retrouve contrainte de revenir à Excel. Chaque restriction transforme la demande « montrez-moi cette ventilation sous un autre angle » en une réponse qui prend deux jours.
La consolidation engendre ses propres difficultés. Acumatica enregistre une seule opération de consolidation par période, ce qui fait disparaître la possibilité d'explorer l'historique détaillé qui se cache derrière un chiffre consolidé. Lorsque le conseil d'administration demande ce qui se cache derrière un chiffre, le contrôleur de gestion reconstitue ces détails à la main, souvent en regroupant plusieurs locataires dans un seul classeur, car c'est le seul endroit où l'on peut avoir une vue d'ensemble complète.
Certaines équipes tentent de contourner l'exportation en accédant directement aux données via une requête SQL ou un script API. Cela fonctionne… jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus. La personne qui a rédigé la requête devient celle qui doit la maintenir, et lorsqu’un champ est renommé ou qu’une nouvelle structure apparaît, cette personne devient alors le goulot d’étranglement. Le résultat s’affiche sous forme de données brutes plutôt que d’états financiers, si bien que quelqu’un doit encore les mettre en forme pour qu’un membre du conseil d’administration puisse les lire. Ce travail de mise en forme s’effectue dans Excel, ce qui était de toute façon le but final de l’opération.
La tâche de rapprochement incombe à la personne la plus expérimentée de l'équipe. Établir un rapprochement clair, repérer les éliminations qui semblent incohérentes, mettre en forme un dossier auquel le conseil d'administration pourra se fier : ce travail exige du discernement, c'est pourquoi il revient au contrôleur de gestion ou au comptable senior. Leur mois est consacré au traitement des données, et l'interprétation pour laquelle ils ont été embauchés ne bénéficie que du temps qu'il leur reste après avoir effectué ce travail de rapprochement.
Le processus ne s'arrête pas non plus une fois le pack créé. Il est envoyé par e-mail, un vérificateur repère un chiffre qui semble erroné, une valeur est corrigée dans Acumatica, et la séquence d'exportation et de recréation se relance pour une seule cellule modifiée. Multipliez cela par le nombre de vérificateurs, qui souhaitent chacun disposer de leur propre extrait, et la clôture prend une seconde vie alors qu'elle était censée être terminée.
Ce va-et-vient persiste pour une raison qui n’a rien à voir avec les compétences de l’équipe. Acumatica a pour vocation de stocker des données financières et d’appliquer des contrôles, et il remplit parfaitement cette mission ; c’est d’ailleurs pour cette raison qu’il résiste à toute tentative de remodelage à la demande. Excel, quant à lui, sert à explorer et à expliquer, ce qui en fait l’environnement naturel des services financiers, tant qu’il reste connecté au système de référence au lieu de devenir un simple entrepôt de données. Personne n’a construit de passerelle entre les deux, si bien que le contrôleur de gestion endosse ce rôle, transférant les chiffres manuellement à chaque clôture.
Tout responsable dans Acumatica peut évaluer ce surcroît de travail sans avoir à lancer de projet. Au cours d’un cycle comptable, comptez les exportations, les reconstructions et les vérifications de version. Notez les demandes qui se sont transformées en projets de deux jours parce que les chiffres devaient être découpés différemment. Ce total correspond à la journée de travail réelle, celle qui se déroule dans l’écart entre l’ERP et la feuille de calcul, et c’est l’image la plus claire de ce que la configuration actuelle exige de l’équipe chaque mois.