Ce que les auditeurs remarquent en premier : perspectives d'un panel financier prêt pour l'audit
Lorsque nous avons organisé notre table ronde intitulée « De la proximité à la confiance : concevoir une opération financière prête pour l'audit », je m'attendais à ce que la conversation porte principalement sur la documentation, les listes de contrôle et la période critique de fin d'année. Au lieu de cela, la conversation revenait sans cesse sur un point simple : la plupart des audits ne sont pas difficiles en raison de règles comptables obscures. Ils sont difficiles en raison de ce que les auditeurs voient et ressentent immédiatement.
Bien avant le début des tests, avant même que les échantillons ne soient prélevés ou que les contrôles ne soient examinés, les auditeurs ont déjà décidé du degré de confiance qu'ils accordent à une équipe financière. Cette décision ne repose pas sur les efforts fournis ou la réactivité, mais sur l'environnement de reporting tel qu'il se présente à leur arrivée.
Cette perspective est clairement ressortie des propos de nos panélistes :
- Jim Norton, CPA, chef de produit senior chez Velixo et ancien auditeur et directeur financier
- Jake Morris, CPA, associé, Services de comptabilité et de conseil à la clientèle chez Whitley Penn
- Mark Tessar, CPA, CIA, directeur principal de l'audit chez GRF CPAs & Advisors
- Heather Tausig, CPA, FPAC, directrice financière chez Firewire Surfboards
Bien qu'ils soient assis de part et d'autre de la table d'audit, ils ont continué à décrire les mêmes signes précurseurs indiquant si un audit se déroulera sans heurts ou si des frictions apparaîtront rapidement.
Les auditeurs ne vérifient pas les efforts déployés
Jim Norton a souligné ce point dès le début de la discussion en rappelant que de nombreuses équipes financières apprennent à leurs dépens.
« Les auditeurs ne vérifient pas les efforts. Ils vérifient les preuves, la cohérence et les contrôles. »
On peut affirmer sans risque que la plupart des personnes présentes dans l'auditoire, moi y compris, ont profondément adhéré à cette affirmation. Les équipes travaillent tard, traitent rapidement les demandes, mais ont toujours l'impression que l'audit n'en finit pas.
Du point de vue de l'auditeur, l'effort ne réduit pas le risque. Ce qui réduit le risque, c'est de voir des informations qui semblent fiables à chaque fois qu'elles apparaissent. C'est pourquoi les auditeurs commencent presque immédiatement à prêter attention aux modèles de reporting.
La cohérence est l'une des premières choses que les auditeurs remarquent.
Mark Tessar a décrit à quel point les incohérences deviennent rapidement visibles de son point de vue d'auditeur.
Si les rapports changent de format chaque mois ou si les soldes sont présentés différemment selon le moment où ils sont demandés, cela crée une incertitude. Non pas parce que les auditeurs supposent qu'il y a un problème, mais parce que les incohérences indiquent généralement que les rapports sont refaits au lieu d'être réutilisés.
En pratique, cela se traduit par :
- Différentes mises en page pour le même rapport
- Différentes réponses à la même question
- Résultats des rapports qui dépendent de la personne qui les a préparés
Même lorsque les chiffres sont cohérents, des rapports incohérents ralentissent les examens et entraînent davantage de suivis. Lorsque la structure et la logique restent les mêmes, les auditeurs gagnent plus rapidement en confiance.
Le support existe-t-il ou doit-il être recréé ?
Jake Morris a décrit un schéma qu'il observe souvent lorsque les audits deviennent pénibles.
Le problème réside rarement dans les données manquantes. Le problème réside dans le fait que les annexes justificatives ne font pas partie de la clôture normale. Ils n'existent que parce que l'auditeur les a demandés.
Cela signifie que chaque demande déclenche une reconstruction. Les données sont exportées. Les feuilles de calcul sont retravaillées. Les différences sont réconciliées sous pression.
Les auditeurs s'en aperçoivent rapidement. Cela leur indique quelque chose d'important : les rapports examinés ne font pas partie du processus normal de clôture. Ils n'existent que parce que l'audit les exige.
En revanche, lorsque les équipes peuvent ouvrir un rapprochement existant ou le reporter et l'actualiser, le ton de l'audit change. Moins de suivis. Des examens plus rapides. Moins de stress pour toutes les personnes concernées. De cette façon, les auditeurs peuvent se concentrer sur les tests plutôt que sur la compréhension de la manière dont quelque chose a été assemblé.
Des rapprochements qui expliquent réellement le solde
Heather Tausig s'est exprimée du point de vue des opérateurs financiers sur les facteurs qui contribuent au bon déroulement des rapprochements lors des audits.
Les auditeurs ne se contentent pas de vérifier que les rapprochements concordent. Ils essaient de comprendre ce que représente le solde et comment il a évolué au fil du temps.
Les rapprochements qui expliquent clairement ces mouvements sont plus faciles à examiner et inspirent davantage confiance. Les rapprochements qui nécessitent des discussions parallèles ou des connaissances tribales ralentissent les choses.
Les auditeurs remarquent très rapidement si un rapprochement peut se suffire à lui-même ou s'il nécessite des explications.
96 % des gens utilisent encore Excel. Excel n'est pas l'ennemi.
Au cours du webinaire, 96 % des participants ont répondu qu'ils continuaient à utiliser Excel pour leurs rapports. Excel est un outil familier, mais que pensent les auditeurs de ce logiciel ?
Notre panel a unanimement convenu que les auditeurs ne sont PAS contre Excel. Beaucoup préfèrent examiner Excel parce qu'ils le connaissent bien. Le problème réside dans les feuilles de calcul non contrôlées et déconnectées.
Voici les signaux d'alerte courants :
- Copier-coller intensif
- Chiffres codés en dur sans source claire
- Fichiers qui ne peuvent pas être actualisés de manière cohérente
Cependant, lorsqu'Excel est utilisé de manière structurée et rigoureuse, il fonctionne extrêmement bien, tant pour les équipes financières que pour les auditeurs. Le problème ne vient pas de l'outil, mais de la manière dont il est utilisé.
Les premières semaines en disent long aux auditeurs
Au-delà des rapports spécifiques, les auditeurs prêtent attention à l'impression que leur laisse la première partie de l'audit.
Les équipes savent-elles où se trouvent les informations ?
Peuvent-ils répondre sans refaire le travail ?
Les réponses sont-elles cohérentes d'une demande à l'autre ?
Mark et Jake ont tous deux souligné que ce calme initial n'était pas le fruit du hasard. Lorsque les premières semaines sont chaotiques, cela indique généralement que les processus de reporting sont fragiles, et non que l'audit est difficile.
Pourquoi ces signaux sont-ils importants ?
Aucun de ces signaux n'apparaît comme une constatation formelle. Mais ensemble, ils déterminent la manière dont les auditeurs abordent la mission.
Lorsque les rapports sont cohérents, les rapprochements clairs et le soutien déjà en place, la confiance s'instaure rapidement. Les examens avancent plus vite. Les conversations restent ciblées.
L'une des conclusions les plus évidentes de la table ronde : lorsque ces signaux font défaut, les audits ralentissent, même s'il n'y a pas de problèmes majeurs. Le travail devient plus difficile qu'il ne devrait l'être.
Vous souhaitez écouter l'intégralité de la conversation ?
Si cela vous semble familier, l'intégralité de la table ronde est disponible dans le webinaire à la demande intitulé « De la proximité à la confiance : concevoir une fonction financière prête pour l'audit ».
Le webinaire comprend des exemples fournis par des auditeurs, des conseillers et des responsables financiers, ainsi qu'un guide de préparation à l'audit et une liste de contrôle téléchargeables gratuitement pour aider votre équipe.