Le problème du contrôle de version dont personne ne se sent responsable

Chaque équipe financière dispose d’une version du même fichier : *Q3_financials_v3_FINAL_updated.xlsx*. C’est drôle, jusqu’au moment où l’on se rend compte que c’est justement ce fichier qui a été intégré au dossier destiné au conseil d’administration, et qu’il s’avère qu’il ne s’agissait en réalité pas de la version définitive.

« Quel est le vrai fichier ? » : ça ressemble à un simple désagrément. En réalité, c’est un dysfonctionnement du contrôle déguisé en désagrément, et quand ça tourne mal, c’est le nom du contrôleur qui est mis en cause.

Les symptômes au quotidien

Tout cela ne vous sera pas inconnu :

• Un lien rompu dans un classeur qui cesse discrètement de récupérer les données de la source à laquelle il est censé se référer.
• Multiplication des versions : trois ou quatre fichiers circulent pour un même rapport, chacun présentant de légères différences, sans qu'aucun ne fasse clairement autorité.
• Un chiffre ajouté à la dernière minute qui a été corrigé dans un exemplaire, mais qui n'a jamais été repris dans celui qui a finalement été envoyé.
• Un classeur qui « ne fonctionne » que si vous l'ouvrez dans le bon ordre, ou si vous demandez à la seule personne qui se souvient de sa structure.

Pris isolément, chacun de ces éléments peut sembler être un désagrément mineur. Ensemble, ils décrivent un environnement de reporting où personne ne peut affirmer avec certitude quel fichier est le bon à un moment donné. Une analyse plus globale des « frictions d’audit » reprend presque mot pour mot ce même schéma comme l’un des cinq symptômes récurrents d’une clôture qui ne produit pas de preuves reproductibles : « la confusion quant à la version définitive du fichier », qui figure juste à côté de « une feuille de calcul que seule une personne comprend ».

De quoi s'agit-il exactement ?

À y regarder de plus près, il ne s’agit pas d’un problème de classement. C’est un risque lié au contrôle et à la traçabilité. Comme l’a souligné une récente analyse des risques liés à Excel, le véritable danger ne réside pas dans Excel lui-même, mais dans le manque de cohérence : « Les fichiers se multiplient. Les versions divergent. Les conventions de nommage telles que « final », « final v2 » et « final v7 » remplacent discrètement la gouvernance. » À ce stade, la numérotation des versions est devenue le mécanisme de contrôle, un contrôle informel et non contraignant qui repose entièrement sur le fait que chacun pense à le respecter, à chaque fois, malgré la pression des délais.

Il convient de préciser clairement où se situe réellement la responsabilité. Excel en soi n’est pas le problème. Une analyse distincte de la pérennité d’Excel dans le secteur financier souligne que 86 % des professionnels de la finance continuent de s’en servir pour l’élaboration de budgets et de prévisions, et qu’environ 90 % des organisations gèrent encore des processus financiers critiques à l’aide de tableurs. Ce même article identifie précisément le type de défaillance dont traite cette note : des classeurs qui sont « copiés, envoyés par e-mail et déposés dans des dossiers partagés », où « chaque partie prenante apporte ses propres modifications », jusqu’à ce que « les services financiers et informatiques passent des journées entières à déterminer quelle version est la “vraie” ». Ce n’est pas un problème lié à l’outil. C’est un problème de responsabilité qui se manifeste justement au sein d’un tableur.

Le mode de défaillance est précis et identifiable : un chiffre erroné parvient à la direction parce que deux fichiers ne concordaient pas, et personne ne s'en est aperçu avant que l'information ne soit diffusée. Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'une erreur dramatique. Il suffit d'une modification apportée dans la mauvaise copie, et d'une personne qui ignorait qu'il existait une copie erronée dont il fallait se méfier.

Pourquoi c'est pire qu'il n'y paraît

Ce même récit sur les risques liés à Excel décrit précisément comment ce problème s'aggrave avec le temps. Une écriture comptable tardive est enregistrée, le progiciel de gestion intégré (ERP) est mis à jour, mais pas la feuille de calcul ; alors « quelqu’un corrige manuellement un chiffre pour “faire correspondre les chiffres” ». Au final, on se retrouve avec un classeur que seule une personne ose modifier. Non pas parce que les autres en sont incapables, mais parce que la logique qui le sous-tend est fragile et non documentée, et qu’une modification maladroite pourrait causer une erreur que personne ne remarquerait avant bien longtemps.

Ce point de dépendance unique constitue en soi un risque. Que deviendra ce processus de reporting la semaine où cette personne sera absente ou quittera l'entreprise ?

Pour ce que ça vaut, les auditeurs n’ont en réalité pas peur d’Excel. Un panel composé d’auditeurs et de responsables financiers l’a clairement souligné : « Les auditeurs ne sont PAS contre Excel… Le problème, ce sont les feuilles de calcul non contrôlées et déconnectées les unes des autres. » Les copier-coller à outrance, les chiffres codés en dur et les fichiers qui ne peuvent pas être actualisés de manière cohérente. La confusion entre les versions est l’un des moyens les plus rapides de transformer un « outil familier » en un véritable signal d’alerte.

À qui appartient ça, au juste ?

Demandez à la plupart des équipes financières qui est responsable de l'intégrité des versions, qui décide quel fichier fait autorité, qui le vérifie avant sa diffusion et qui supprime les anciennes copies : la réponse honnête est généralement « personne ». On part du principe que tout fonctionne, jusqu'à ce que ce ne soit plus le cas.

C'est la question qu'il convient de se poser, indépendamment de toute solution : si un chiffre erroné était publié demain en raison d'une divergence entre deux fichiers, qui s'en serait aperçu, et comment ?

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