Les rapports que Business Central ne vous fournit pas sous la forme dont vous avez besoin

Chaque équipe financière utilisant Business Central tient à jour une liste confidentielle de rapports qu’elle recrée manuellement chaque mois. Business Central est un système d’enregistrement performant, capable de générer des états financiers standard de manière impeccable. Sa couche de reporting a été conçue pour ces états standard, mais les rapports que la direction ne cesse de demander dépassent légèrement ce cadre. Voici les sept rapports que l’on retrouve dans presque toutes les équipes utilisant Business Central, ainsi que la raison précise pour laquelle chacun d’entre eux est finalement créé sous Excel. 

1. Le compte de résultat prêt à être présenté au conseil d'administration, dans une mise en page personnalisée. Business Central génère les états financiers à partir de définitions de lignes et de colonnes gérées séparément. Un nouveau sous-total ou une mise en page réorganisée oblige l’équipe à retourner dans les écrans de conception pour modifier ces définitions manuellement, et le contrôle de la mise en forme reste limité. La version destinée au conseil d’administration est donc recréée dans Excel, et la mise en forme doit être réappliquée à chaque fois que les chiffres changent. La possibilité de créer des rapports personnalisés sans passer par le service informatique est précisément ce qui fait défaut ici. 
2. Une consolidation multi-entités avec éliminations. Dans Business Central, la consolidation s’effectue via une société de consolidation distincte qui importe les données de chaque filiale, ce qui rend les chiffres consolidés statiques. Les transactions intra-groupe ne sont pas éliminées automatiquement ; le service financier doit donc les identifier et les supprimer manuellement, et le rapport de consolidation natif ne permet pas d’accéder aux transactions sous-jacentes à un chiffre. C'est pourquoi la consolidation dans Business Central prend du retard lors de la clôture, et pourquoi le planning de consolidation se retrouve finalement dans un classeur. 
3. Chiffres réels, budget et prévisions côte à côte. Les budgets sont gérés sous forme de budgets du grand livre dans Business Central, et le fait d’aligner les chiffres réels, le budget et les prévisions sur un même ensemble de colonnes, avec les calculs d’écart attendus par le directeur financier, dépasse rapidement les capacités de l’outil de création de rapports. Dès qu’un nouveau scénario ou une colonne supplémentaire est nécessaire, on passe à Excel pour y créer le rapport. 
4. La découpe dimensionnelle par service, projet ou groupe de clients. Le reporting par dimension repose sur des vues d’analyse qu’une personne doit créer et synchroniser, et cette personne est généralement un utilisateur avancé ou un administrateur plutôt que le contrôleur de gestion. Si une vue n’est plus synchronisée, les chiffres deviennent obsolètes ; la solution rapide et fiable pour obtenir une nouvelle ventilation consiste donc à effectuer une nouvelle exportation et à créer un tableau croisé dynamique. Les équipes financières de Business Central sont constamment confrontées à cette lacune en matière de reporting. 
5. Des chiffres financiers parallèlement aux indicateurs opérationnels. Chiffre d'affaires par personne, coût unitaire, marge sur un volume que le grand livre n'a jamais enregistré. Combiner les données financières de Business Central avec un indicateur opérationnel qu'il ne contient pas implique de les importer tous les deux dans un classeur et de les regrouper à cet endroit, car aucun rapport natif ne permet de franchir cette frontière. 
6. Établissement de rapports sur un calendrier que Business Central ne prend pas en charge. Chiffres hebdomadaires, période de vente au détail « quatre-quatre-cinq », période glissante de treize semaines. Le reporting financier est indexé sur les périodes comptables ; par conséquent, tout autre calendrier est établi en dehors de l’ERP, manuellement, à partir d’une exportation actualisée de la même manière à chaque cycle. 
7. Un récapitulatif qui permet toujours de remonter à la transaction. Le conseil d'administration souhaite disposer d'une page claire que l'auditeur puisse explorer pour connaître les détails qui se cachent derrière chaque chiffre. Les rapports consolidés natifs suppriment cette traçabilité, et les rapports détaillés deviennent de plus en plus lents à mesure que le volume de données augmente, de sorte que l’ensemble traçable est reconstitué dans Excel, où les détails peuvent être conservés et vérifiés. 

Ce schéma ne vise pas à critiquer Business Central. Le logiciel stocke les données, applique les contrôles et génère correctement les états standard. Les rapports figurant sur cette liste sortent tous du cadre standard, que ce soit au niveau de la présentation, de la combinaison des données ou de la fréquence demandée par l’entreprise ; ils sont donc transférés vers Excel et recréés à chaque clôture. Un contrôleur de gestion qui souhaite se faire une idée précise de l’ampleur du phénomène peut répertorier les rapports que l’équipe recrée manuellement et signaler ceux qui sont réapparus ce mois-ci. La longueur de cette liste donne une bonne indication de l’écart entre les capacités réelles de Business Central en matière de reporting et ce que le générateur de rapports fournit de lui-même. 

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