Rapports personnalisés dans Business Central sans faire appel au service informatique
La création d’un rapport dans Microsoft Dynamics 365 Business Central se divise en deux voies, dont une seule permet au service financier de rester autonome. Les états financiers proviennent de la fonctionnalité « Rapports financiers », dans laquelle un contrôleur définit les lignes et les colonnes sans jamais toucher au code. Tout le reste, y compris la plupart des rapports opérationnels et documentaires, s’exécute via un objet de rapport écrit en AL et déployé via Visual Studio Code. Les rapports personnalisés de Business Central qui ne correspondent pas au format des états financiers relèvent de cette deuxième voie, ce qui implique l’intervention d’un développeur, l’ouverture d’un ticket et un délai d’attente. C’est précisément à la frontière entre ces deux voies que les équipes financières perdent sans cesse du temps, et il est utile de bien comprendre ce principe avant que la prochaine demande ne soit mise en file d’attente.
Deux façons de créer un rapport dans BC
La fonctionnalité « Rapports financiers » est la partie de Business Central conçue pour que les services financiers puissent l’utiliser sans assistance. Elle analyse les comptes du grand livre et compare les écritures comptables aux écritures budgétaires, générant ainsi des comptes de résultat, des bilans, des tableaux de flux de trésorerie et d’autres vues similaires à partir du plan comptable. La documentation de Microsoft est très claire quant au public visé : le nombre de rapports financiers que vous pouvez créer est illimité et leur création ne nécessite aucune intervention d’un développeur. Un contrôleur de gestion sélectionne une définition de ligne, une définition de colonne, définit des filtres de dimension et prévisualise le résultat.
L'autre voie passe par l'objet rapport. Microsoft décrit un rapport Business Central comme un ensemble composé d'un objet rapport, d'un jeu de données, d'une mise en page, d'une page de requête, ainsi que de propriétés et de code d'accompagnement. Vous créez l'objet rapport dans l'environnement de développement en langage AL afin de définir le jeu de données, c'est-à-dire le modèle des tables et des champs auxquels le rapport peut accéder. Cette phrase résume parfaitement le problème : le jeu de données étant défini par du code, les données qu'un rapport peut afficher sont fixées par un développeur avant même qu'un utilisateur du service financier ne l'ouvre.
Pourquoi les rapports personnalisés de Business Central nécessitent l'intervention d'un développeur
Une fois le jeu de données créé, le rapport doit être mis en page ; il existe trois types de mise en page. Les mises en page Excel et Word sont modifiables dans les applications que le service financier connaît déjà. Les mises en page RDL nécessitent Visual Studio Report Designer ou SQL Server Reporting Services Report Builder, qui sont, au sens strict du terme, des outils de développement. Ainsi, même les options de mise en page les plus conviviales s'appuient sur un jeu de données créé en AL.
C’est cette dépendance que les équipes sous-estiment. Si le champ dont un rapport a besoin figure déjà dans le jeu de données, un utilisateur expérimenté peut modifier la mise en page dans Word ou Excel. Dès lors que le rapport nécessite une colonne que le jeu de données ne contient pas, le travail revient à AL via un objet de rapport ou une extension de rapport, deux tâches de développement déployées via le même pipeline que n’importe quelle autre modification de code. Une demande qui peut sembler mineure pour le service financier, comme l’ajout d’une ventilation par dimension ou d’une marge calculée à un rapport opérationnel existant, implique une modification du code, un cycle de test et un déploiement chez le responsable de l’environnement BC. C’est le mécanisme qui se cache derrière toutes ces histoires du type « nous avons soumis un ticket et attendu trois semaines » dans l’écosystème BC.
Ce que couvre l'information financière, et ce qu'elle ne couvre pas
Le module « Financial Reporting » fait ses preuves pour les états qui correspondent parfaitement au plan comptable. Il présente toutefois certaines limites auxquelles les équipes financières se heurtent plus rapidement qu’elles ne le pensent. Une définition de colonne ne peut contenir que 15 colonnes, ce qui limite les comparaisons côte à côte entre périodes et versions. Certaines mises en forme au niveau des lignes ne sont pas conservées lors de l’exportation vers Excel ; ainsi, un rapport qui s’affiche correctement à l’écran doit être reformaté une fois exporté hors de BC. Les exemples de rapports fournis par Microsoft ne sont pas utilisables tels quels ; ils doivent d’abord être adaptés à vos catégories comptables, dimensions et budgets. De plus, les définitions de rapports ne sont pas gérées par versions : lorsque vous en modifiez une, la version précédente est écrasée dès que la modification est enregistrée.
La limite la plus contraignante est celle de la portée. Le reporting financier s'appuie sur le grand livre. L'ancienneté des créances, celle des dettes, les ventes par article ou par commercial, l'évaluation des stocks, la rentabilité des projets, ainsi que la plupart des tâches quotidiennes d'un responsable des opérations ou d'un contrôleur de distribution ne relèvent pas de la structure des comptes du grand livre; elles ne s'inscrivent donc pas dans la grille de lignes et de colonnes. Ce sont précisément ces rapports qui relèvent du chemin d’accès aux objets de reporting, ce qui explique pourquoi « nous pouvons établir notre compte de résultat nous-mêmes, mais pour tout le reste, nous avons besoin du service informatique » est la norme pour tant d’équipes financières d’entreprises.
Créer des rapports personnalisés dans Business Central sans écrire de code AL
Velixo regroupe ces deux approches en un seul et même endroit : le classeur financier s'ouvre automatiquement. Il enrichit Excel de fonctions permettant d'interagir avec l'API de Business Central, ses services web et les objets publiés par Velixo lui-même. Ainsi, la mise en page de n'importe quel rapport est créée à l'aide de formules de cellules plutôt qu'à partir d'un objet de rapport déployé. Vous pouvez accéder à toutes les données de Business Central directement depuis Excel et créer des rapports d'une précision au pixel près qui exploitent les dimensions, les attributs et les filtres, sans avoir besoin d'un entrepôt de données, de codage ni d'assistance informatique.
Il couvre les rapports que la fonctionnalité intégrée de reporting financier de BC ne peut pas générer. Des fonctions financières prédéfinies gèrent la création des états, tandis qu’une fonction de requête générique permet de générer des rapports sur n’importe quel objet exposé via l’API, d’où proviennent les données relatives à l’ancienneté des créances et des dettes, aux ventes, aux achats, aux stocks et aux projets. Les données sont actualisées en temps réel au fur et à mesure de la création du rapport, chaque cellule permet d’accéder aux écritures sous-jacentes de BC, et les droits d’accès sont hérités de la connexion Microsoft : ainsi, un utilisateur voit dans Excel exactement ce que ses autorisations BC lui permettent de consulter. Anne Oliva, vice-présidente exécutive et directrice financière chez Embrace Living Communities, en a clairement exposé les avantages concrets : les rapports qui prenaient auparavant plusieurs jours à rédiger et à programmer ne prennent désormais que quelques heures. La seule compétence requise est la maîtrise d’Excel, et non d’AL.
Définition du périmètre des rapports avant la mise en service
Les partenaires chargés de définir le périmètre d’une mise en œuvre de BC doivent considérer la distinction ci-dessus comme un élément à prendre en compte dès le début du projet, et non comme une surprise après la mise en service. La plupart des plans de mise en œuvre couvrent les transactions, les workflows et la migration des données, mais laissent le reporting se régler tout seul. Or, cela ne se règle pas tout seul. Dès la deuxième semaine suivant la mise en service, le directeur financier demande un rapport que le service de reporting financier n’est pas en mesure de produire, ce qui se traduit par un retard de développement que personne n’avait prévu dans le budget. En intégrant dès le départ la couche de reporting Excel dans le plan, on offre au service financier une solution en libre-service pour les rapports opérationnels et dimensionnels qui, sans cela, généreraient des tickets d’assistance pendant toute la durée de vie du système.
Velixo relie Excel à Business Central, extrait des données en temps réel de différentes sociétés, dimensions et comptes pour les intégrer dans le classeur à l'aide de fonctions de cellule, et permet au service financier de créer n'importe quelle mise en page de rapport sans avoir à écrire de code AL ni à ouvrir un ticket. En savoir plus sur Velixo pour Business Central.