Pourquoi la consolidation financière dans Business Central prend du retard
Les groupes composés de plusieurs entités qui utilisent Microsoft Dynamics 365 Business Central ont recours à sa fonctionnalité de consolidation pour clôturer les comptes au niveau du groupe. La configuration est assez simple : une société de consolidation, des filiales définies comme des unités opérationnelles, et un processus d'importation qui récupère les balances de vérification de chaque unité. Le système fonctionne dans la mesure où il produit un état consolidé. C'est toutefois le fonctionnement détaillé de la consolidation financière dans Business Central qui pose problème.
Au départ, la consolidation s'effectue sous forme d'importation par lots. La vue consolidée ainsi générée est un instantané, dont l'actualité se limite à la dernière synchronisation. Si l'on examine de plus près l'un de ces chiffres au sein de la société consolidée, la piste d'audit s'arrête à une écriture comptable importée, sans qu'il soit possible de remonter jusqu'à la facture d'origine. Même une consolidation nationale, avec une seule devise et un seul pays, se heurte au même obstacle. La cause est structurelle, et les équipes financières contournent ce problème à l'aide de feuilles de calcul depuis que cette fonctionnalité existe.
La consolidation financière dans Business Central s'effectue à partir d'instantanés importés
La fonctionnalité de fonctionnalité de consolidation fonctionne en important les données de chaque filiale dans une société de consolidation dédiée. Vous configurez la société de consolidation, définissez chaque filiale comme une unité opérationnelle, puis lancez un processus d’importation qui transfère les écritures du grand livre de chaque unité vers les livres de la société de consolidation.
L'importation est un événement ponctuel. Elle s'exécute lorsqu'un utilisateur la lance. Les soldes consolidés reflètent la situation des filiales sources au moment de l'importation, et rien de ce qui suit. Toute écriture passée dans une filiale après l'importation, qu'il s'agisse d'une écriture de routine le mardi matin ou d'une régularisation de dernière minute le jeudi, jour de clôture, n'apparaîtra pas dans la vue consolidée tant que l'importation n'aura pas été relancée.
Les outils de reporting modernes partent du principe que les chiffres affichés à l'écran reflètent la situation actuelle de l'entreprise. La consolidation native de BC n'est pas en mesure de le faire. Les données ne seront jamais plus récentes que celles de la dernière importation, ce qui signifie que les contrôleurs de gestion finissent par gérer la fréquence des importations comme un processus à part entière, distinct de la clôture elle-même, sans pouvoir déterminer d'un seul coup d'œil si la vue consolidée est à jour ou si elle accuse un retard de quatre jours.
La fonction d'exploration des données est désactivée au sein de la société de consolidation
Un autre problème frustrant concerne ce qui se passe lorsqu'on clique sur un chiffre. Dans une filiale, en cliquant sur le solde d'un compte général, on remonte à travers les écritures du journal jusqu'aux pièces d'origine, c'est-à-dire les factures et les écritures qui l'ont généré. La piste d'audit se trouve juste là.
La société de consolidation ne conserve pas ces données. Les soldes importés apparaissent sous forme d'écritures agrégées associées à l'unité opérationnelle d'origine et à la période correspondante. En cliquant sur une ligne de chiffre d'affaires dans la société de consolidation, vous accédez au journal d'importation. La facture sous-jacente reste dans la filiale, et la société de consolidation ne dispose d'aucun lien vers celle-ci. Pour accéder aux détails de la source, vous devez quitter la société de consolidation, ouvrir la filiale et relancer l'analyse à ce niveau.
Pour un auditeur qui passe en revue un compte de résultat consolidé, cela est tout simplement impossible. Pour un directeur financier qui cherche à comprendre pourquoi les frais généraux et administratifs consolidés ont augmenté de 8 % d’un mois à l’autre, cela fait toute la différence entre une réponse en cinq minutes et une enquête de plusieurs heures. Les outils de reporting modernes reposent sur la possibilité d’accéder directement aux sources. La solution de consolidation de BC s’arrête au niveau des écritures comptables importées et ne va pas plus loin.
Les éliminations intra-groupe restent effectuées manuellement, même au sein des groupes nationaux
C'est sur les éliminations que la plupart des processus de consolidation consacrent le plus de temps, et le travail à effectuer est le même, que les filiales utilisent une seule devise ou douze. Une société mère vend des stocks à une filiale. La filiale comptabilise le coût d'acquisition, tandis que la société mère comptabilise le chiffre d'affaires. Au niveau du groupe, ces deux éléments doivent disparaître. La créance intra-groupe d'un côté et la dette d'un autre doivent s'annuler pour donner zéro.
En Colombie-Britannique, les fonctionnalités inter-sociétés facilitent l’enregistrement des opérations appariées entre des partenaires liés, mais les écritures d’élimination elles-mêmes sont des écritures qu’il faut passer manuellement. Microsoft le mentionne clairement : le traitement des éliminations de consolidation est un processus manuel. Ces écritures sont soit saisies directement dans la société de consolidation, soit conservées dans un fichier de travail en dehors de l’ERP. Les contrôleurs établissent généralement un fichier de travail. À chaque période, ce fichier est constitué manuellement à partir des balances de vérification inter-sociétés et des documents de travail des périodes précédentes, les écarts de rapprochement étant traités avant que les comptes ne soient soldés. C'est le genre de travail qui prend trois jours alors qu'il ne devrait prendre que trois heures.
Quel plan comptable permet de suivre l'évolution des coûts dans le temps ?
Les holdings et les groupes constitués par le biais d'acquisitions utilisent généralement des plans comptables différents selon leurs entités. La filiale acquise en 2019 présente une structure comptable différente de celle acquise en 2022. L'harmonisation de ces plans comptables dans BC constitue un projet en soi. Le maintien de cette harmonisation en est un autre, car les filiales ne cessent d'ajouter des comptes pour s'adapter aux spécificités de leur activité.
La mise en correspondance est la solution la plus réaliste. Le plan comptable de chaque filiale est mis en correspondance avec un plan comptable consolidé, et cette correspondance doit être mise à jour à mesure que les comptes évoluent. BC gère cela de manière native via les champs « Compte de débit consolidé » et « Compte de crédit consolidé » situés dans l'onglet « Consolidation » de chaque ligne du plan comptable de la filiale. Si ces champs sont laissés vides, BC suppose que le compte correspond à un compte portant le même numéro dans la société consolidée. La configuration se dérègle. Au bout de six mois, il manque des comptes dans le mappage et quelqu’un doit rapprocher les écarts manuellement. C’est là la charge de maintenance que les contrôleurs ne voient pas lors de la mise en œuvre et à laquelle ils sont confrontés dès la deuxième année.
Consolidation financière dans Business Central au niveau du reporting
Une autre solution consiste à effectuer la consolidation dans Excel à partir des données BC en temps réel, sans étape d'importation et sans société de consolidation distincte. Velixo a été conçu précisément pour ce type de tâche.
La balance de vérification de chaque entité est importée dans Excel via l'API de BC et les services Web OData à chaque actualisation du classeur, filtrés par date, dimension ou unité opérationnelle. Il n’y a pas d’instantané. Il n’y a pas de société de consolidation obsolète. Lorsque le classeur s’ouvrira demain, les chiffres refléteront ce qui a été comptabilisé aujourd’hui dans les filiales.
Les éliminations sont regroupées dans une feuille de calcul distincte, où les fonctions Velixo font directement référence aux plages de la balance de vérification en temps réel ; ainsi, lorsque les données réelles sont actualisées, les éliminations le sont également. Une fois la clôture prête, les écritures d'élimination peuvent être répercutées dans BC depuis Excel, sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau. Le mappage du plan comptable s'effectue par simple recherche, qui associe les comptes de chaque filiale au plan comptable consolidé, visible dans le classeur plutôt que noyé dans la configuration de BC. La gestion multidevise, le cas échéant, est traitée au niveau du reporting, soit en référençant le grand livre de conversion de BC à partir des fonctions Velixo, soit en appliquant directement les taux dans le classeur.
L'exploration en profondeur : c'est ce qui fait toute la différence. Chaque chiffre figurant dans un état consolidé généré par Velixo renvoie à une transaction en temps réel dans une filiale spécifique. Cliquez sur une ligne de chiffre d'affaires consolidé, explorez les sous-totaux au niveau de l'entité, puis accédez aux transactions réelles du grand livre dans la société source. La piste d'audit reste intacte, car aucune étape du flux de travail ne l'a jamais interrompue.
Pour les partenaires chargés de définir le périmètre des implémentations de Business Central au sein d'organisations multi-entités, le timing est crucial. Si la consolidation financière de Business Central est considérée comme un problème à traiter « après coup », l'implémentation sera clôturée et le directeur financier aura des raisons de se plaindre au bout de deux mois. Définir le périmètre de la couche de reporting parallèlement à celui de l'ERP permet d'éviter que la consolidation ne devienne une surprise.
Velixo relie directement Excel à Business Central via l'API v2 et des services web, exécute les logiques de consolidation, les éliminations intra-groupe et les conversions de devises sur les données en temps réel des filiales, et permet de remonter depuis les états consolidés jusqu'à l'opération comptable d'origine dans n'importe quelle société sous-jacente. Réécriture du journal et réécriture du budget renvoient les ajustements, les budgets et les prévisions issus de la consolidation vers BC à partir du même classeur.