La taxe sur l'exportation et la reconstruction : les heures cachées que vous remboursez à chaque période

Le service financier ne génère pas un rapport une seule fois. Il génère le même rapport encore et encore, à chaque période, car le fichier d'exportation à partir duquel il part ne peut pas s'actualiser de lui-même. Ce n'est pas un coût ponctuel. C'est une charge qui revient à chaque clôture.

La boucle, étape par étape

Ce schéma est tellement courant que la plupart des équipes financières ont cessé de le remarquer il y a déjà plusieurs années :

1. Exporter les données depuis l'ERP : une balance de vérification, un relevé de compte auxiliaire, un rapport sur les coûts d'un projet.
2. Collez-le dans le classeur qui contient déjà la mise en page, les formules et la mise en forme du mois dernier.
3. Reformater, car le fichier exporté ne correspond jamais tout à fait au format requis par le rapport.
4. Constatez qu'un chiffre a changé (une inscription tardive, un changement de catégorie, l'ajout d'une entité) et vous vous rendez compte que le fichier exporté n'est plus à jour.
5. Refais-le.

Comme le souligne une analyse récente des solutions de contournement utilisées pour le reporting ERP : « Le problème ne se pose pas lors de la première création du rapport. Chaque mois, vous refaites le même travail. Il suffit d’ajouter une nouvelle entité, de recevoir une écriture comptable tardive ou de gérer un retraitement pour devoir, en substance, recréer vos rapports. » Cette recréation n’est pas un désagrément ponctuel. Pour la plupart des équipes financières, c’est la norme à chaque cycle de reporting.

Les organisations composées de plusieurs entités ressentent cette même boucle de manière encore plus marquée au niveau de la consolidation. Une analyse approfondie du fonctionnement de la consolidation au sein de Microsoft Dynamics 365 Business Central décrit clairement le mécanisme : la consolidation native « s’exécute sous forme d’importation par lots… tout journal enregistré dans une filiale après l’importation… n’apparaîtra pas dans la vue consolidée tant que quelqu’un n’aura pas relancé l’importation ». C’est la « charge liée à l’exportation et à la reconstruction » qui se manifeste à un niveau supérieur. Au lieu de reconstruire un simple rapport, les équipes se retrouvent à reconstruire l’ensemble de la situation consolidée chaque fois qu’un changement intervient après la dernière importation.

Chiffrer cela

Cette taxe comporte trois éléments, qui sont tous mesurables si vous prenez le temps de les chronométrer :

• Minutes par rapport. La reconstruction manuelle d'un rapport personnalisé (compte de résultat d'un service, synthèse regroupant plusieurs entités, dossier destiné au conseil d'administration) prend généralement entre 30 minutes et plusieurs heures, selon sa complexité et le nombre de modifications apportées aux données sous-jacentes au cours du processus de création.
• Rapports par clôture. La plupart des équipes financières des entreprises de taille moyenne ne se contentent pas de créer un seul rapport par mois. Entre les dossiers destinés à la direction, les présentations au conseil d’administration, les rapports aux prêteurs et les analyses par service, le nombre de rapports « à refaire » par cycle de clôture atteint généralement plusieurs dizaines.
• Clôtures par an. Douze, au minimum, sans compter que les rapports de fin de trimestre et de fin d'exercice viennent s'ajouter à cela.

Multipliez ces chiffres entre eux et le résultat ne ressemble plus à une simple inefficacité mineure. Une équipe qui doit refaire ne serait-ce que cinq rapports par mois, à raison d’une heure par rapport, consacre déjà 60 heures par an uniquement à cette tâche, avant même que quiconque n’ait vérifié l’exactitude d’un seul chiffre. Les équipes gérant davantage d’entités, de variantes de rapports ou confrontées à des saisies tardives plus fréquentes dépassent largement ce chiffre.

Les erreurs qui vont de pair

Chaque reconstruction est aussi une nouvelle occasion de commettre une erreur. Une formule est copiée-collée. Un filtre est repris du mois dernier et masque une ligne qu’il ne devrait pas. Un lien renvoie vers le fichier de la période précédente. Un contrôleur a décrit le moment précis où cela devient un problème : un membre de l’équipe « corrige manuellement un chiffre pour “faire correspondre les chiffres” », une correction qui reste invisible jusqu’à ce que quelqu’un demande comment ce chiffre a réellement été calculé.

Tout cela n'a rien à voir avec la formation. C'est ce qui se produit immanquablement lorsque la même séquence manuelle est répétée des dizaines de fois par an dans l'urgence.

Ce n'est pas un problème de compétences

Il faut le dire clairement : les heures perdues à cause du cycle « exportation-reconstruction » ne reflètent en rien le travail de l’équipe chargée de cette reconstruction. Comme l’a expliqué un opérateur à propos de ce cycle précis, les équipes « reconstruisent chaque mois la même répartition des revenus par région, car le classeur de la dernière clôture contient des liens obsolètes et personne ne s’y fie. Cela représente une ou deux heures de travail que personne ne prévoit. Cela n’apparaît pas dans le calendrier de clôture. »

C'est ce schéma qu'il convient d'examiner attentivement. Il s'agit d'heures qui n'apparaissent jamais sur une feuille de temps ni sur une liste de contrôle de clôture, car elles ont été considérées comme la norme dans le fonctionnement du reporting.

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