Ce qui craque en premier dans les rapports de construction lorsque les entreprises se développent

La plupart des équipes chargées du financement de la construction mettent en place des processus de reporting qui fonctionnent bien pour l'entreprise telle qu'elle est aujourd'hui. Mais à mesure que l'entreprise se développe et que les projets prennent de l'ampleur, de nouvelles entités viennent s'ajouter, les prêteurs veulent une visibilité en temps réel et les chefs de projet ont besoin d'accéder aux données financières.

C'est à ce moment-là que les équipes commencent à ressentir la pression.

À mesure que les entreprises se développent, les équipes financières commencent à atteindre les mêmes limites en matière de reporting. Non pas parce qu'elles manquent de données, mais parce que la manière dont les rapports sont élaborés ne correspond plus à la complexité de l'activité.

Voici quelques-uns des premiers domaines dans lesquels les rapports de construction ont tendance à se détériorer à mesure que les entreprises se développent, ainsi que la manière dont les équipes commencent à relever ces défis.

Le reporting des coûts de revient cesse d'évoluer

Les rapports sur les coûts des travaux sont au cœur de la manière dont les entreprises de construction évaluent la performance des projets.

Au début, il est facile d'exporter les données relatives aux coûts des projets depuis l'ERP et de les remodeler dans Excel selon les besoins. Mais à mesure que le nombre de projets augmente, ce processus devient plus lourd.

Les équipes financières commencent à traiter :

• Plusieurs versions des rapports sur les coûts des travaux circulent en interne.
• Ajustements manuels pour aligner les budgets et les chiffres réels
• Temps passé à remodeler les exportations ERP avant même que l'analyse puisse commencer

Certains des responsables financiers du secteur de la construction avec lesquels nous nous sommes entretenus affirment passer des heures à préparer des rapports sur les coûts des chantiers avant de pouvoir réellement examiner les marges ou les tendances en matière de coûts.

La préparation des travaux en cours devient un exercice d'évacuation incendie mensuel

C'est souvent au niveau des rapports WIP que le processus de reporting commence à subir le plus de pression.

Lorsque les rapports WIP sont créés à l'aide de feuilles de calcul manuelles, leur préparation devient rapidement l'une des tâches les plus chronophages de la fin du mois.

Les équipes financières se retrouvent souvent dans les situations suivantes :

• Extraire des chiffres provenant de plusieurs sources
• Recalculer les calculs à chaque cycle de reporting
• Rapprochement des totaux avant le partage des rapports en externe

Nous entendons souvent nos clients du secteur de la construction dire que la préparation des travaux en cours est le moment où les frictions liées au reporting sont les plus visibles.

Les rapports multi-entités deviennent fragmentés

La croissance dans le secteur de la construction se traduit par l'apparition de nouvelles entités telles que des sociétés de développement, des sociétés à responsabilité limitée de projet, des sociétés d'exploitation ou des coentreprises.

Bien que les ERP modernes prennent en charge la comptabilité multi-entités, les rapports entre ces entités peuvent encore être fragmentés lorsque les rapports eux-mêmes sont assemblés manuellement.

Les équipes financières finissent par exporter plusieurs balances de vérification, consolider les résultats dans des feuilles de calcul et reformater les rapports des entités pour les adapter aux dossiers destinés à la direction.

Même lorsque les chiffres sont corrects, l'effort nécessaire pour les rassembler ralentit le cycle de reporting et augmente le risque de problèmes de contrôle des versions.

Les chefs de projet manquent de visibilité financière

Les chefs de projet doivent comprendre comment leurs budgets se comparent aux coûts réels, quels engagements ont déjà été pris, comment les ordres de modification affectent les chiffres et si les marges correspondent toujours à leurs prévisions.

Lorsque la création de rapports nécessite beaucoup de préparation manuelle, le service financier devient souvent un intermédiaire. Les chefs de projet demandent des chiffres actualisés, le service financier extrait les données, les remodèle et envoie une nouvelle version du rapport.

Au fil du temps, cela entraîne des retards et alourdit la charge de travail de l'équipe financière. Cela signifie également que les équipes de projet voient parfois les signaux financiers plus tard qu'elles ne le devraient, ce qui rend plus difficile la détection précoce des problèmes alors qu'il est encore temps d'y remédier.

Le service financier passe plus de temps à créer des rapports qu'à les analyser.

De nombreux responsables financiers dans le secteur de la construction souhaitent que leurs équipes se concentrent sur des questions telles que :

• Où se déplacent les marges des projets ?
• Quelles catégories de coûts affichent une tendance à la hausse supérieure aux prévisions ?
• Comment les projets futurs affecteront-ils les flux de trésorerie ?

Mais lorsque la création de rapports repose sur des exportations répétées, la restructuration de feuilles de calcul et la consolidation manuelle, la plupart du temps de l'équipe est consacré à rassembler des chiffres plutôt qu'à les analyser.

Les rapports eux-mêmes peuvent encore être utiles, mais le processus commence à se dégrader.

Nous vous montrons comment résoudre ces problèmes, et bien d'autres encore, le 18 mars.

Les défis liés à la communication des informations décrits ici reviennent dans presque toutes les conversations que nous avons avec les équipes chargées du financement de la construction.

C'est l'une des raisons pour lesquelles nous organisons Build for Your World, une conférence virtuelle gratuite d'une demi-journée axée sur les rapports de construction pour les utilisateurs de Sage Intacct et Acumatica.

Les sessions sont conçues pour combler bon nombre des lacunes évoquées dans cet article. Du reporting des coûts de revient qui n'est plus évolutif à la préparation des travaux en cours qui devient une course mensuelle, en passant par le défi plus large qui consiste à fournir suffisamment rapidement des informations financières aux équipes de direction et de projet pour influencer réellement les décisions.

Les sessions porteront sur l'aspect opérationnel de la correction des flux de travail liés à la création de rapports.

Dans la section consacrée à Sage Intacct, vous découvrirez comment les équipes financières passent d'un reporting réactif à une vision connectée, et comment une meilleure configuration des tâches et une validation plus efficace des rapports peuvent permettre d'obtenir un encours de production plus clair, des prévisions plus fiables et moins de surprises une fois les projets lancés.

Dans le cadre du programme Acumatica, nous examinerons comment les entreprises de construction conservent les flux de travail Excel sur lesquels leurs équipes s'appuient tout en les connectant directement aux données ERP, ce qui permet aux rapports sur les coûts des travaux, aux calendriers des travaux en cours et aux modèles de prévision d'évoluer sans avoir à reconstruire les processus à partir de zéro.

Nous examinerons également comment des structures de reporting plus solides se traduisent par une meilleure protection des marges, une visibilité accrue sur la trésorerie et des contrôles opérationnels plus rigoureux dans l'ensemble des projets.

Si vos processus de reporting commencent à vous sembler plus lourds à mesure que votre entreprise se développe, ces sessions vous donneront des idées pratiques que vous pourrez mettre en œuvre immédiatement.

En savoir plus et s'inscrire dès maintenant