Le problème du « lundi suivant » : des informations qui sont déjà périmées avant même leur publication

Le dossier destiné au conseil d'administration est envoyé vendredi. Dès lundi, l'un des chiffres qu'il contient a déjà changé. Personne n'a menti, personne n'a commis d'erreur. Une facture a été enregistrée en retard, une provision a été ajustée, un solde inter-sociétés a été réglé différemment de ce qui était prévu. Le dossier était exact au moment de sa constitution. Il n'est simplement pas resté exact très longtemps.

C'est là le problème insidieux qui se cache derrière la plupart des rapports financiers établis manuellement. Au moment où ils sont finalisés, ils décrivent déjà une réalité qui n'existe plus.

Le décalage, représenté graphiquement

Dans le secteur des moyennes entreprises, une clôture comptable classique ne s'achève pas dès que la dernière écriture comptable est enregistrée. Il existe un décalage entre le moment où les « chiffres sont définitifs » et celui où le « dossier est remis », et c'est dans cet intervalle que les données peuvent devenir obsolètes.

Les délais habituels dans le secteur indiquent que cet écart est rarement négligeable. La clôture prend généralement entre 5 et 10 jours ouvrés pour les entreprises de taille intermédiaire, avec un délai médian d’environ 6,4 jours selon l’étude comparative financière de PwC. Une fois les comptes théoriquement clôturés, les équipes ont généralement encore besoin de plusieurs jours pour transformer les chiffres bruts en un dossier prêt à être présenté au conseil d’administration : rédaction de commentaires, mise en page, prise en compte des modifications de dernière minute. Lorsque la réunion du conseil d’administration a lieu peu après la finalisation des chiffres, les équipes financières ne disposent souvent que de trois jours pour constituer le dossier, rédiger les commentaires sur les écarts et repérer tout ce qui a pu changer entre-temps.

Chaque jour qui s'écoule pendant cette période est un jour où une saisie tardive, un reclassement ou une correction peut invalider un chiffre déjà saisi dans une diapositive.

Une illustration concrète de ce même problème

Les organisations multi-entités constatent un exemple particulièrement flagrant de ce décalage au sein même de la fonction de consolidation native de leur ERP. Une analyse détaillée de la manière dont Microsoft Dynamics 365 Business Central gère le reporting de groupe explique que sa fonctionnalité de consolidation « fonctionne en important les données de chaque filiale vers une société de consolidation dédiée… les soldes consolidés reflètent l’état des filiales sources au moment de l’importation, et rien par la suite ». Si une écriture est enregistrée dans une filiale le lendemain de l’importation, la vue consolidée n’en tient tout simplement pas compte tant que le processus n’a pas été relancé. Ce décalage ne résulte pas d’une défaillance du processus. Il s’agit du mode de fonctionnement prévu du système, et ce phénomène se produit que le rapport sous-jacent soit un simple compte de résultat ou un regroupement complet multi-entités.

Que se passe-t-il dans cet intervalle ?

Les répercussions sont bien connues de tous ceux qui ont déjà présenté un rapport de gestion et ont ensuite dû faire marche arrière :

• Une modification de dernière minute intervient alors que le lot est déjà constitué, ce qui oblige à procéder à un réemballage partiel dans l'urgence.
• Ces chiffres sont accompagnés d'une mise en garde en note de bas de page indiquant « sous réserve d'un examen final », car personne n'avait eu le temps de valider cette modification avant la réunion.
• Quelqu'un dans la salle s'exclame : « Ce chiffre a bel et bien changé », et la conversation passe des questions commerciales à la fiabilité du rapport lui-même.

Tout cela n'a en réalité rien à voir avec la compétence. C'est ce qui se produit, comme on pouvait s'y attendre, chaque fois qu'un rapport est conçu comme un instantané statique d'une cible en constante évolution.

Un problème de fraîcheur, pas un problème de diligence

On serait tenté de considérer qu’une liste de contrôle plus stricte ou une date butoir avancée suffirait à résoudre le problème. Cela aide parfois, mais de manière marginale. Le problème sous-jacent est toutefois structurel : un rapport établi manuellement est figé dès son exportation, alors que l’activité de l’entreprise, elle, ne s’arrête pas pour autant. Comme l’a souligné un rapport sur l’état de préparation à la clôture et à l’audit, les équipes les moins bien préparées « s’appuient sur le timing et la supervision personnelle ». Le rapport ne reste exact que tant qu’il n’y a pas de changement, or il y en a presque toujours.

Plus l'écart entre les « chiffres définitifs » et la « vision du conseil d'administration » est faible, moins le risque est important. Mais pour la plupart des équipes de taille moyenne, cet écart n'est pas un choix stratégique. Il correspond simplement au temps nécessaire à l'assemblage manuel.

Le coût lié au choix de numéros obsolètes

Le véritable coût ne réside pas dans la correction embarrassante apportée lors de la réunion. Il réside dans la décision prise la semaine précédente, sur la base d’un chiffre qui était déjà obsolète au moment où il a été présenté. Un conseil d’administration approuvant un plan de recrutement, un prêteur examinant le calcul d’une clause restrictive, une équipe de direction donnant son feu vert à un réajustement budgétaire : tout cela repose sur un instantané qui avait déjà commencé à se démoder.

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