Pourquoi les prévisions glissantes de Business Central sont-elles gérées dans Excel ?
Dès le deuxième mois de l’exercice comptable, le budget annuel ne reflète déjà plus la réalité de l’entreprise. Les nouveaux contrats sont signés plus tôt que prévu, le recrutement prend un trimestre de retard, un fournisseur renégocie ses tarifs, et la version du budget enregistrée dans Microsoft Dynamics 365 Business Central ne tient compte d’aucun de ces changements. Mettre à jour cette version via l’interface utilisateur période par période est le genre de tâche que personne ne se porte volontaire pour effectuer. Les prévisions glissantes de Business Central constituent la solution que la plupart des équipes financières recherchent : des chiffres prévisionnels actualisés chaque mois afin que l’écart entre le budget et la réalité reste minime. Le problème, c’est que le module budgétaire de BC n’a pas été conçu pour cela.
Pourquoi les budgets annuels perdent de leur pertinence dès le deuxième trimestre
L'exercice annuel d'élaboration du budget donne un aperçu des prévisions de l'entreprise trois mois avant le début de l'exercice. À la clôture du premier trimestre, certains éléments de cet aperçu sont déjà obsolètes, car les délais des clients ont changé, le recrutement s'est accéléré ou a pris du retard, et les coûts des intrants ont évolué par rapport aux hypothèses intégrées dans le modèle initial.
La plupart des équipes acceptent cet écart et s'adaptent en conséquence. Les rapports d'écarts montrent chaque mois la différence entre les chiffres réels et le budget ; le directeur financier rédige un commentaire à ce sujet, mais personne ne met à jour le budget lui-même, car cela impliquerait de ressaisir, mois après mois, des données prévisionnelles dans la matrice de BC, cellule par cellule, dimension par dimension. La comparaison perd de son utilité au fil des mois, et dès le mois d'août, le budget n'est pratiquement plus qu'un document historique.
La prévision glissante constitue une autre approche. Elle offre une visibilité sur les douze prochains mois, actualisée chaque mois : le mois clôturé le plus récent est supprimé au début de la série, tandis qu’un nouveau mois est ajouté à la fin. La prévision reste ainsi à jour. Les rapports d’écarts conservent toute leur pertinence. Les décisions en matière de recrutement et de dépenses sont prises sur la base d’un chiffre qui reflète la situation actuelle de l’entreprise.
À quoi sert le module budgétaire de BC ?
La documentation de Microsoft décrit la structure des budgets du grand livre dans Business Central. Les budgets couvrent le plus souvent un exercice comptable, bien que Business Central ne l’impose pas ; un budget peut porter sur n’importe quelle période, plus longue ou plus courte, avec jusqu’à quatre dimensions et autant de versions que l’équipe souhaite conserver. Cette flexibilité existe en théorie, mais la gestion d’une période non standard sans connexion en temps réel implique que chaque ajustement hors cycle doit être saisi via la même interface matricielle qui rend déjà le cycle standard fastidieux. Les montants sont ajoutés cellule par cellule ; chaque clic ouvre la page « Écritures de budget général », où la valeur est enregistrée en débit ou en crédit sur un compte de passage ; les comptes de rubrique sont effacés lors de l’importation, et seules les lignes de type « Compte de passage » peuvent être réimportées depuis Excel.
C'est une conception qui convient à un cycle de planification annuel, mais qui n'est pas adaptée à un flux de travail devant se répéter chaque mois. La page Microsoft Learn consacrée aux budgets du grand livre fait même allusion à cette limite : ses recommandations concernant les mises à jour régulières indiquent que vous pouvez « copier n'importe quel budget et le transformer en prévision ». C'est là toute la réponse intégrée à la question des prévisions glissantes.
Pourquoi les prévisions glissantes de Business Central doivent être actualisées chaque mois
Pour qu’une prévision glissante soit utile, trois conditions doivent être remplies. Premièrement, les données réelles des périodes clôturées doivent être intégrées correctement dans le modèle afin que celui-ci reste en phase avec le grand livre. Deuxièmement, les périodes à venir doivent pouvoir être facilement ajustées en fonction des informations disponibles à ce jour, notamment les contrats conclus, les décisions d’embauche, les contrats signés et les données de coûts réévaluées. Troisièmement, la prévision mise à jour doit être disponible dans un format exploitable par le reste de l’environnement financier, afin que les rapports d’écarts, les dossiers destinés au conseil d’administration et les tableaux de bord restent bien alignés sur une version réelle du budget.
BC prend en charge la troisième exigence une fois les données importées. Les deux premières se bloquent au niveau de BC. La mise à jour des données réelles dans une version budgétaire nécessite soit un cycle « exportation-modification-importation » via Excel (où l’alignement des dimensions et les filtres de période doivent être réinitialisés à chaque fois, et où les lignes d’en-tête doivent être supprimées), soit des centaines de modifications manuelles de cellules dans la matrice. Quelle que soit la méthode choisie, cela prend des heures chaque mois. Après le deuxième ou troisième cycle, la prévision glissante cesse d’être « glissante ».
Ce scénario est familier à tous ceux qui ont déjà essayé de synchroniser un modèle de prévision Excel avec les soldes en temps réel de Business Central. Le modèle en lui-même n’est pas la partie la plus difficile. C’est en veillant à ce que son point de départ reste aligné sur le grand livre au fil des mois que la plupart des équipes perdent le fil.
Exemple concret : prévisions glissantes de Business Central dans Excel
Prenons l'exemple d'une entreprise de services de 40 millions de dollars qui effectue sa clôture mensuelle sur BC. Le contrôleur de gestion tient à jour des prévisions glissantes sur 12 mois dans un seul classeur Excel. Les données réelles proviennent de BC via des fonctions en temps réel : chiffre d'affaires par ligne de service, coût des ventes, charges d'exploitation par service, le tout filtré selon les dimensions appropriées. Les prévisions pour les périodes à venir sont générées par des formules, avec un taux d'exécution de base calculé à partir des trois derniers mois, majoré ou minoré des ajustements connus consignés dans une feuille de calcul distincte dédiée aux facteurs d'influence.
Le premier jour ouvrable suivant la clôture, les chiffres réels sont mis à jour. Le mois qui vient d’être clôturé est validé. La feuille de pilotage est examinée : la nouvelle recrue commence-t-elle toujours en mai ? Le renouvellement a-t-il été finalisé ? Le coût de la nouvelle plateforme a-t-il été arrêté ? Les prévisions sont recalculées. Le contrôleur de gestion passe une heure à examiner les résultats, prend les décisions que les formules ne peuvent pas prendre, puis réinjecte les 12 mois mis à jour dans BC sous la forme d’une nouvelle version du budget.
L'ensemble du cycle prend à peu près une matinée, une seule fois. Les rapports de variance du lendemain reflètent les nouvelles prévisions. Les chefs de service voient des prévisions qui correspondent à ce qui a été discuté lors de la réunion de direction de la semaine dernière, et non à ce que quelqu'un avait noté en octobre. Le modèle sur lequel le contrôleur effectue ses itérations se trouve dans Excel, où les itérations sont rapides. La version de référence à partir de laquelle les rapports en aval sont générés se trouve dans BC, là où elle doit être.
C'est là que la réécriture boucle la boucle
Cela fonctionne car le classeur et le budget BC ne présentent jamais plus d’un mois de décalage. La fonctionnalité « Budget Writeback » de Velixo est le maillon qui relie les deux. Les données en temps réel de BC sont actualisées dans le classeur à chaque ouverture. Le modèle de prévision est recalculé en fonction des chiffres réels actuels. Lorsque le contrôleur de gestion est prêt, la fonctionnalité de réécriture réinjecte les prévisions mises à jour dans une version du budget BC, en appliquant la validation des dimensions et les autorisations utilisateur exactement comme pour une saisie native. BC reste le système de référence. Excel est l’outil sur lequel le modèle est construit.
Faites évoluer une projection et enregistrez une nouvelle prévision, le tout dans le même fichier de travail.
Un précédent article consacré à la budgétisation BC publié sur ce blog expliquait pourquoi le processus d'import-export atteint ses limites à mesure que la planification devient plus complexe et itérative. Les prévisions glissantes constituent une variante de ce problème où l'itération ne s'arrête jamais.
Les partenaires chargés d'étudier la mise en œuvre de BC doivent aborder ce point lors de la phase de découverte. Les clients qui prévoient de s'appuyer sur des prévisions glissantes se heurteront à l'obstacle décrit ci-dessus dès leur premier exercice comptable sous BC. Intégrer dès la mise en service le processus de travail « Excel et réécriture » dans le plan de reporting leur évite de passer par la phase de découverte que la plupart des équipes doivent traverser après leur première tentative de mise à jour d'un budget via la matrice.
Velixo relie Excel à Business Central, extrait les données réelles du grand livre en temps réel pour les intégrer dans des modèles de prévision basés sur des formules, filtrés par date, dimension et compte, puis réinjecte les versions de budget ainsi obtenues dans Business Central via la fonction BC.WRITEBACKBUDGET. Les prévisions restent à jour grâce à la fluidité du flux de travail. En savoir plus sur Velixo pour Business Central.