Ce que les équipes financières nous ont confié au sujet de la période budgétaire, et ce que cela signifie pour 2027

Par Natasha Sabelli, expert-comptable: une experte-comptable hors du commun | Expérience en audit et en contrôle de gestion au sein d'un cabinet du Big 4 | Passionnée de finance, de fiscalité, de technologie et de tout ce qui se trouve entre les deux | Évangéliste de la finance chez Velixo et fondatricede NatSab

J'ai récemment animé la première partie de la série « La gestion budgétaire à l'ère de l'IA » de Velixo, et j'ai fait quelque chose que je recommanderais à toute personne devant faire une présentation devant un public de professionnels de la finance :

J'ai cessé de parler et j'ai posé des questions.

Sondages, chat, emojis de mains, tout le tralala.

Et franchement, les réponses m'en ont appris davantage que mes diapositives.

L'une des principales sources de frustration évoquées par les participants ne concernait pas les formules, les modèles financiers ou les compétences en Excel. Elle portait sur tout ce qui se passe avant même que l'on saisisse le moindre chiffre dans la feuille de calcul.

• Contrôle de version.
• À la recherche des chefs de service.
• Hypothèses irréalistes.
• Des budgets qui sont déjà obsolètes avant même d’avoir été approuvés.

Je ne vais pas tout résumer diapositive par diapositive. C’est à cela que sert l’enregistrement, et je vous promets que je suis encore plus drôle à une vitesse de 1,5x. Voici plutôt ce que les équipes financières nous ont dit, et ce que je changerais avant que votre saison budgétaire 2027 ne soit trop avancée.

« On n'en parle pas. »

Mon premier sondage portait sur ce qui était le plus pénible pendant la période budgétaire.

Le contrôle de version est arrivé en tête, suivi de près par la course après les chefs de service et les hypothèses irréalistes.

J'ai ensuite demandé combien de versions du classeur de budget les gens finissaient généralement par avoir.

Ma réponse préférée ?

« On n'en parle pas. »

Mais le contrôle de version n'est pas vraiment un problème lié à la dénomination des fichiers.

Au moment où le budget est approuvé, personne ne sait vraiment quelle version « définitive » est réellement la bonne. Il faut commencer à corriger les données avant même que les modèles ne soient diffusés, en s’appuyant sur une source unique et fiable à partir de laquelle tout le monde travaille. Cela implique de maintenir les données réelles synchronisées avec l’ERP au lieu de les exporter et de les coller dans Excel à chaque cycle, et de considérer le réimport dans l’ERP comme une étape à part entière du processus une fois le budget approuvé, et non comme une tâche à effectuer ultérieurement.

Si une modification de 100 000 $ apportée au service Marketing ne génère plus le fichier « FINAL-v8-approved-updated.xlsx », c'est que vous avez déjà fait des progrès.

« C'est déjà dépassé avant même d'avoir été approuvé. »

J'ai également demandé aux gens à quel moment, selon eux, leur budget devenait obsolète, et une réponse s'est nettement démarquée : avant même qu'il ne soit approuvé. Cela peut paraître décourageant, mais je pense que c'est réaliste.

Votre budget 2027 sera erroné, et si vous voulez une preuve, jetez un œil à celui de 2026. Pensez au plan que vous avez approuvé à l’automne dernier. Peut-être qu’un collaborateur clé est parti au printemps et a emporté avec lui la moitié des connaissances relatives au projet. Peut-être qu’un gros client a repoussé son renouvellement d’un trimestre, ou que les droits de douane ont fait évoluer vos coûts dans une direction que personne n’avait prévue. À un moment donné, l’IA a probablement transformé le mode de fonctionnement d’une équipe plus rapidement que le plan ne pouvait s’y adapter. Rien de tout cela ne signifie que le budget était un échec. Il n’a jamais été censé prédire l’avenir à la perfection, et le véritable objectif est de mettre en place un processus capable de s’adapter intelligemment lorsque la réalité change.

Lorsqu'une hypothèse ne se vérifie pas, le service financier doit être en mesure de répondre rapidement à trois questions :

• Qu'est-ce qui a changé ?
• À quel endroit cela apparaît-il dans le plan ?
• Quelle décision cela entraîne-t-il ?

C'est justement cette dernière question que la plupart des équipes ont tendance à négliger. Au lieu d'attendre le mois de mars pour débattre de la signification d'un écart, définissez certains de vos seuils d'alerte dès la phase d'élaboration du budget. Imaginons que le chiffre d'affaires soit inférieur de plus de 10 % au budget pendant deux mois consécutifs. Que se passe-t-il alors ? Vous pourriez peut-être réviser vos prévisions pour le second semestre, suspendre les embauches non essentielles ou réexaminer certaines dépenses.

Les facteurs déclencheurs varient d'une entreprise à l'autre. L'important est de définir la réponse à apporter avant de se retrouver face à un écart rouge sans savoir comment y remédier.

Les objectifs se sont enchaînés rapidement. Les hypothèses, en revanche, pas vraiment.

C'était sans doute la partie que j'ai préférée dans ce webinaire. J'ai demandé à chacun de partager l'un des objectifs de son entreprise pour 2027, et le chat s'est rempli presque instantanément : augmenter le chiffre d'affaires, accroître les marges, toucher davantage de clients. Puis j'ai demandé quelles hypothèses sous-tendaient ces objectifs, et le chat s'est nettement calmé. Une personne a répondu : « L'argent pousse sur les arbres », ce qui n'est pas si éloigné de ce que certains budgets laissent entendre.

La plupart des entreprises se fixent de nombreux objectifs. Le problème survient lorsqu’il s’agit de transformer ces objectifs en un ensemble d’hypothèses communes. Le service marketing élabore ses plans en fonction d’un taux de croissance donné, tandis que le service commercial table sur une amélioration du taux de conversion. Les ressources humaines prévoient un calendrier de recrutement précis, et le service opérationnel s’attend à ce que le volume d’activité soit réparti de manière homogène tout au long de l’année. Chacune de ces hypothèses peut paraître tout à fait raisonnable en soi, mais si on les met côte à côte, on se retrouve face à quatre visions différentes de l’année 2027.

Le service financier ne peut pas s'attendre à ce que tous les services aboutissent par hasard aux mêmes hypothèses ; il faut donc les consigner par écrit. Avant que quiconque n'ouvre un modèle de budget, mettez-vous d'accord sur les principes de base :

• Inflation
• Augmentations salariales
• FX
• Taux d'intérêt
• Croissance en volume
• Hypothèses relatives au recrutement
• Tarifs

Vous disposez ainsi d'un ensemble d'hypothèses accessibles à tous. Ensuite, lorsqu'un service soumet un montant, demandez-lui de préciser trois éléments : pourquoi cet argent est dépensé, quand cela aura lieu concrètement, et quel événement ou quelle hypothèse pourrait entraîner une modification de ce montant. Accompagné d'un « pourquoi », d'un « quand » et d'un élément déclencheur, ce montant vous en dit bien plus qu'un simple chiffre inscrit dans une cellule.

Personne n'a dit que les maths étaient trop difficiles

Revenez sur toutes ces réponses. Personne n’a dit que l’élaboration d’un budget était difficile parce que les calculs étaient trop compliqués. Quand j’ai demandé où, aujourd’hui, l’élaboration d’un budget se faisait de manière cloisonnée, plusieurs personnes ont répondu, d’une manière ou d’une autre, « partout », et cela a bien résumé la séance à mes yeux.

La plupart des problèmes liés à l'élaboration du budget apparaissent avant même que quiconque ne saisisse le moindre chiffre dans Excel. Ils trouvent leur origine dans des objectifs flous et des hypothèses sur lesquelles personne ne s'est mis d'accord. Les services sont impliqués trop tardivement, les informations restent confinées au sein des différentes équipes, et les échéances prennent tout le monde par surprise jusqu'à ce que le service financier commence à courir après tout le monde.

C’est pourquoi un modèle plus complexe ne résoudra probablement pas le problème ; il vaut mieux commencer par les personnes et les processus. Réunissez les chefs de service avant la diffusion des modèles, et demandez à la direction de communiquer elle-même les objectifs, plutôt que de laisser le service financier les interpréter. Rencontrez chaque service et passez en revue les écarts entre le budget et les résultats réels des dernières années. Si le service marketing a affiché chaque année un résultat inférieur de 20 % au budget, reprendre ce chiffre tel quel n’aide personne.

Il est également utile de reformuler les questions posées par le service financier. Au lieu de demander « Quel est votre budget d’équipement pour 2027 ? », essayez plutôt : « Nous prévoyons une augmentation de la production de 20 %. Notre équipement actuel est-il en mesure de répondre à cette demande ? ». La première question vous donne un chiffre, tandis que la seconde ouvre le débat sur la capacité, le calendrier, les délais de livraison, les devis, les interdépendances et les risques. C’est exactement ce dont vous avez besoin pour établir un budget solide.

Et tant qu'on y est, allez déjeuner avec votre responsable des opérations. Avant, je mangeais à mon bureau parce que je pensais que ça me permettrait de partir à 18 h au lieu de 19 h. Avec le recul, ce déjeuner m'aurait probablement fait gagner bien plus qu'une heure.

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À l’issue du webinaire, la dernière chose que je souhaitais, c’était que les participants ferment l’onglet en se disant « c’était intéressant », puis reprennent immédiatement leur processus de budgétisation habituel. Je voulais qu’ils repartent après avoir réellement commencé à établir leur budget 2027 ; nous avons donc repris le cadre présenté lors de la session et l’avons transformé en un outil concret.

Préparer le terrain pour 2027 : le guide de budgétisation comprend :

• un bilan de santé du processus budgétaire
• une banque de questions portant sur les lignes budgétaires qui posent généralement le plus de problèmes
• un journal des hypothèses
• une fiche de lancement du budget 2027 d’une page
• ordre du jour d'une table ronde sur le budget
• un calendrier budgétaire hebdomadaire

Il est conçu pour vous aider à gérer tout ce qui gravite autour du modèle : les personnes, les processus, les hypothèses et les technologies qui déterminent si votre budget est toujours d'actualité trois mois après son approbation.

Télécharger « Préparer le terrain pour 2027 : le guide de la budgétisation » →

Et si vous avez manqué la session initiale, vous pouvez visionner ici la vidéo intitulée « La gestion budgétaire à l'ère de l'IA : les clés de la réussite pour établir votre budget 2027 ».

Si vous ne devez retenir qu’une seule chose après avoir lu ce document, remplissez la fiche de lancement à la page 13 et envoyez-la à votre équipe avant la diffusion des modèles. Ensuite, dites-moi ce que vous comptez changer cette année, car j’aimerais beaucoup savoir ce qui fonctionne pour vous.

Et, bien sûr, n'oubliez pas que la finance doit rester un PLAISIR.

Commencez à établir votre budget 2027 avant d'ouvrir Excel

Retrouvez le bilan de santé, la banque de questions, le registre des hypothèses, la fiche de lancement, l'ordre du jour de la table ronde, le calendrier budgétaire et la liste de contrôle des données d'IA dans un guide conçu pour être complété, et pas seulement lu.