Velixo Intelligence : la finance, mois après mois
Toutes les équipes financières connaissent ce moment. Un mardi après-midi, une formule cesse de fonctionner. Un chiffre ne colle pas, et la raison se trouve quelque part dans le progiciel de gestion intégré (ERP), à trois écrans de distance du classeur sur lequel vous travaillez.
Jusqu'à présent, vous aviez trois options, et aucune n'était satisfaisante. Devinez d'où vient le problème. Exporter tout et tout refaire à la main. Ou envoyer un message à quelqu'un et attendre, ce qui, un mardi en fin de semaine, revient à attendre jusqu'au mercredi.
La quatrième option est Velixo Intelligence. Notre nouveau module intègre un assistant IA au sein du classeur que vous utilisez au quotidien, et il analyse votre grand livre en temps réel pour vous fournir des réponses – et non une copie de vos données datant de la nuit dernière. Le grand livre en temps réel, directement dans votre ERP.
Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs de Velixo NX ; elle comprend un quota d'utilisation gratuit et, si vous avez effectué la mise à jour vers la version 2026.7, elle figure déjà dans votre ruban. Voici comment elle fonctionne au cours d'un mois comptable type.
Une boîte de dialogue, cinq spécialistes, trois façons d'y accéder
Vous ne choisissez jamais un outil. Vous décrivez le problème, et c'est la formulation de votre question qui détermine quel spécialiste y répondra.
Il y en a cinq. L' agent du service d’assistance répond à toutes vos questions concernant Velixo, Excel ou votre ERP – qu’elles soient d’ordre technique ou fonctionnel – sans qu’il soit nécessaire de créer un ticket d’assistance. L’ agent-guide apporte des modifications directement au classeur, une fois que vous les avez validées. L’ agent analyste lit votre rapport et vous explique ce qui a changé et pourquoi. L’ agent chargé de la création de requêtes extrait des données que vous n’avez jamais extraites auparavant. L’ agent de conception de rapports transforme un rapport décrit en un rapport généré.
Un seul assistant, cinq fonctions. Votre expert Excel, votre analyste ERP et votre spécialiste Velixo réunis dans un seul et même panneau.
Les trois façons dont vous pouvez utiliser Velixo Intelligence.
Cliquez sur le bouton « Velixo Intelligence » dans le ruban pour ouvrir un panneau latéral. Cliquez avec le bouton droit sur une zone ou une plage de votre rapport pour analyser les données ou résoudre un problème, ou utilisez la fonction =VX.ASK() pour créer des descriptions ou des notes dynamiques à l'intérieur de la cellule. Nous y reviendrons plus tard, car cette fonction modifie une tâche récurrente plutôt que d'accélérer une tâche ponctuelle.
Première étape : mettre en place le rapport qui n'existe pas encore
La demande arrive le deuxième jour du mois. Quelque chose que personne n'a jamais mis en place auparavant. Une nouvelle dimension dans le compte de résultat. Une vue d'ensemble de la rentabilité du projet que le chef de projet souhaite désormais recevoir chaque semaine. Le rapport que l'auditeur a demandé l'année dernière et qu'il demandera à nouveau en octobre.
Commencez par une phrase plutôt que par une feuille blanche.
Décrivez les données dont vous avez besoin avec les mots que vous utiliseriez à voix haute. L'agent de création de requêtes sélectionne l'API appropriée, construit la requête et vous fournit un résultat que vous pouvez modifier.
C'est l'étape intermédiaire qui permet de gagner du temps. Il faut des années pour savoir quel objet ERP contient le chiffre recherché, d'autant plus que chaque ERP l'appelle différemment. Imaginons que vous ayez besoin des coûts de projet non facturés par responsable pour le trimestre, filtrés par agence. Savoir quelle API expose ces données, et comment elles s'articulent avec le reste du système, c'est justement ce qui vous obligeait auparavant à consulter la documentation ou à contacter votre revendeur à 16 heures. Les bonnes données, extraites de la bonne manière, sans avoir à fouiller dans les méandres du système.
Et ce qui apparaît dans votre feuille de calcul, c'est une requête que vous pouvez ouvrir et modifier, et non pas un fichier d'exportation statique que vous devriez recréer le mois prochain.
Si vous préférez créer vos requêtes manuellement, la version 2026.7 apporte également des améliorations en termes de convivialité au générateur de requêtes lui-même. L'agent vient compléter cette fonctionnalité, il ne la remplace pas.
Vient ensuite l'étape qui consiste à passer d'une requête à un rapport finalisé. Décrivez le rapport dont vous avez besoin et regardez-le se construire.
L'agent de conception de rapports rassemble quatre éléments : les fonctions, les filtres, la mise en forme et la logique. C'est ce quatrième élément qui distingue cet outil d'un chatbot qui se contente de vous fournir un paragraphe. Ce qui s'affiche dans votre classeur est un rapport Velixo fonctionnel, avec des fonctions dynamiques dans les cellules, et il s'actualise exactement comme les rapports que vous avez créés manuellement au cours des cinq dernières années. Ouvrez n'importe quelle formule. Modifiez-la. Il s'agit d'un véritable rapport, et non d'une réponse ponctuelle, et il vous appartient dès son apparition.
Et puis, la partie qui compte plus que la première version.
Continuez à poser des questions, et le rapport ne cesse de s'affiner. Personne ne parvient à rédiger un rapport correct du premier coup. Vous obtenez une première version, vous l'examinez, et vous vous rendez compte que la comparaison devrait porter sur l'année précédente plutôt que sur le budget, que les sous-totaux doivent figurer au niveau des succursales et que les deux lignes de services devraient être séparées. Vous l'exprimez donc ainsi, en ces termes, et le rapport s'affine. Au bout de trois demandes, vous obtenez exactement ce que vous cherchiez à faire lorsque vous avez commencé à taper.
Deuxième étape : la mise à jour qui provoque un dysfonctionnement
Cette étape ne figure pas au calendrier. Elle a lieu le jour où vous aviez prévu de faire autre chose.
Vous cliquez sur « Actualiser » et une colonne de #VALUE! apparaît. Ou bien le rapport est correct mais peu présentable, et il doit être remis à un membre du conseil d'administration dans une heure. Ou encore, le graphique dont vous avez besoin n'existe pas encore.
Dans ce cas précis, identifier le problème n'a jamais vraiment été la partie la plus difficile, mais cela peut l'être lorsque des erreurs imbriquées se cachent quelque part dans le classeur. C'est la mise en œuvre de la correction qui l'était, car pour y remédier, il fallait connaître l'emplacement de la cellule, la syntaxe exacte de la fonction ou l'endroit où la référence imbriquée présentait une erreur.
Expliquez à Velixo Intelligence ce dont vous avez besoin en utilisant les mêmes termes que vous emploieriez avec un collègue, et il transmettra votre demande à l' Guide Agent de manière automatique. Il analyse votre classeur en temps réel plutôt qu’un modèle générique, puis propose les modifications : correction de formule, mise en forme, graphique. Vous examinez ses propositions. Vous les validez. Ensuite, il les applique.
Cet ordre est important, et c'est grâce à lui qu'un contrôleur de gestion peut exécuter cette opération sur un classeur en production deux heures avant une réunion du conseil d'administration. Rien ne change dans votre fichier tant que vous ne le décidez pas.
Des suggestions concrètes à essayer la prochaine fois que vous ouvrirez votre classeur Excel, proposées par Velixo :
- « Actualisez ce rapport, puis verrouillez-le. »
- « Ajoutez un diagramme à barres présentant les dix écarts les plus importants. »
- « Approfondir l'analyse et comparer les transactions avec les charges de mon compte de résultat. »
Moins de réparations, plus de finitions.
L'autre volet de cette étape concerne le classeur dont vous avez hérité. Toutes les équipes financières en possèdent un : ce rapport créé par un ancien collaborateur parti en 2022, composé de quarante onglets, avec une formule à la ligne 400 que personne n'a osé modifier depuis.
Vous découvrez Velixo, ou simplement ce rapport ? N'hésitez pas à poser toutes vos questions. Fonctionnalités, erreurs, comment effectuer une opération spécifique, pourquoi telle cellule affiche telle valeur… L'agent d'assistance est votre expert Velixo, toujours à vos côtés, assis juste à côté de votre feuille de calcul plutôt qu'à l'autre bout d'une file d'attente de tickets. Pas de changement de contexte, pas besoin d'attendre qu'une personne située dans un autre fuseau horaire lise votre message.
Troisième étape : expliquer ce qui a été déplacé
Fin de semaine. Les chiffres sont là, et il faut maintenant que quelqu'un les explique, généralement avant le déjeuner.
Autrefois, l'analyse commençait après l'exportation. On importait la balance de vérification dans une nouvelle feuille, on créait un tableau croisé dynamique, on triait les données par écart, et quarante minutes plus tard, on était prêt à se mettre à réfléchir. C'était cette réflexion qui constituait le véritable travail. Ces quarante minutes n'étaient qu'une formalité.
Demandez à Velixo Intelligence ce qui a changé, et il sélectionnera automatiquement l'agent analyste. Il vous indiquera ce qui a évolué ce mois-ci. Quelles sont les informations clés à retenir ? Résumez cette feuille. Ne l'exportez pas, ne créez pas de tableau croisé dynamique, contentez-vous de poser la question.
Le résultat : les écarts sont mis en évidence, les anomalies signalées et des recommandations jointes, le tout avec un suivi permettant de remonter jusqu'aux lignes d'origine. L'agent consulte le même grand livre en temps réel que votre classeur, ce qui nous amène à la phrase la plus importante de cet article.
Le numéro indiqué par l'IA correspond au numéro figurant sur votre GL.
Pas de cube. Pas d’entrepôt de données. Pas de synchronisation nocturne. Seulement des données ERP en temps réel que Velixo Intelligence connaît et comprend. De nombreux outils d’IA vous présenteront un aperçu de vos données financières et le feront avec assurance. La différence ici, c’est que lorsque l’agent analyste vous indique quel centre de coûts est à l’origine de l’écart, il a consulté le grand livre pour le déterminer, et vous pouvez explorer à partir de sa réponse les transactions sous-jacentes, de la même manière que vous le feriez à partir de n’importe quelle autre cellule Velixo.
Concrètement, cela se traduit par un changement de timing. Vous arrivez à la réunion d'évaluation en ayant déjà expliqué cet écart, plutôt que d'être interrogé à ce sujet et de promettre d'y jeter un œil. L'explication est fournie avant même que quiconque ait eu à la demander.
Quatrième étape : l'expédition
Les deux derniers jours du mois. Le dossier destiné au conseil d'administration, la demande d'audit, la liste de diffusion.
Le chiffre, c'est simple. C'est l'expliquer chaque mois qui demande du travail.
Vous avez trouvé un chiffre correct dès dix heures du matin et vous avez passé le reste de la matinée, jusqu'à quatre heures, à rédiger le paragraphe qui suit. Puis, le mois suivant, vous recommencez, en suivant la même structure, avec les trois mêmes facteurs, mais en utilisant des chiffres différents.
=VX.ASK() est une fonction que vous insérez dans la cellule où doit figurer le commentaire, en indiquant la plage contenant les chiffres. Elle insère l'explication à cet endroit, à côté du chiffre qu'elle commente. Dans la cellule, et non dans une barre latérale. Les commentaires figurant dans une barre latérale doivent être copiés ailleurs avant de vous être utiles. Les commentaires figurant dans une cellule font déjà partie du livrable.
Pourquoi trouvons-nous cette fonction si géniale ?
Cela actualise les données. Le mois prochain, vous actualisez le classeur et le commentaire s'actualise en fonction des chiffres. La réécriture mensuelle cesse d'être une corvée.
Il se transmet. Envoyez le fichier au conseil d'administration ou à votre auditeur, et les commentaires l'accompagnent, car il s'agit d'une cellule dans un fichier Excel et non d'un historique de discussion auquel quelqu'un doit avoir accès.
Il cite les lignes sources. Un paragraphe généré dont personne ne peut retracer l'origine constitue un risque dans un dossier destiné au conseil d'administration. Un paragraphe généré accompagné des lignes sources correspondantes est un document de travail. C'est là toute la différence entre un commentaire généré par l'IA que vous défendriez lors d'une révision et un commentaire généré par l'IA que vous supprimeriez avant l'envoi.
Nous savons tous que les commentaires manuscrits sur les écarts constituent l’une des sources d’erreur les plus courantes dans le dossier mensuel, surtout lorsqu’il s’agit d’un vestige du dernier dossier présenté au conseil d’administration. Le chiffre a été mis à jour, mais la phrase qui le suit n’a pas été modifiée, et personne ne s’en est aperçu jusqu’à ce que quelqu’un la lise à haute voix lors de la réunion.
Pourquoi Velixo Intelligence est plus précis que l'IA de votre navigateur
Aujourd'hui, vous pouvez coller une plage de données dans un chatbot polyvalent. Certains membres de votre équipe l'ont déjà fait. Voici en quoi la demande effectuée via Velixo est différente.
Votre ERP a été entraîné à cela. Un modèle général a « lu » Internet, ce qui signifie qu’il inventera sans hésiter une signature de fonction Velixo ou un nom de champ ERP qui n’existe pas, et ce, d’un ton qui donne l’impression d’une certitude absolue. Velixo Intelligence s’appuie sur une connaissance approfondie de Velixo, des ERP et d’Excel : le véritable modèle d’objet, la véritable référence des fonctions, le comportement réel du produit. C’est grâce à cet ancrage qu’il est moins enclin à produire des « hallucinations » précisément sur les questions qui vous importent.
Il lit les données en temps réel. La réponse provient de votre grand livre au moment même où vous posez la question ; il n'y a donc aucun décalage entre ce que décrit l'IA et ce que montre votre rapport.
Chaque réponse peut être retracée. Les résultats renvoient aux lignes d'où ils proviennent, et =VX.ASK() cite ses lignes sources à côté du commentaire qu’il génère. C’est cette traçabilité qui fait des résultats de l’IA quelque chose que l’on peut valider. Elle répond également à la première question que se pose ce public, qui n’est pas « se trompera-t-elle un jour ? », mais « comment le saurais-je ? ».
Rien n'est publié tant que vous ne l'avez pas validé. Les agents font des propositions. C'est vous qui décidez. Ensuite, le classeur est mis à jour.
Ce qu’il faut toutefois savoir, c’est que Velixo Intelligence est une IA. Elle fonctionne selon un modèle probabiliste et peut commettre des erreurs. Considérez ses résultats comme vous le feriez pour le travail d’un nouvel analyste compétent : lisez-les avant de les utiliser, et profitez de l’étape de validation pour le faire. C’est grâce à la traçabilité mentionnée plus haut que cette vérification est rapide et non pas purement théorique.
Vous disposez déjà de Velixo Intelligence
Enfin, si vous êtes client chez Velixo. Il n'y a rien d'autre à installer en plus de la mise à jour que vous avez déjà reçue.
Velixo Intelligence est accessible à tous les utilisateurs de Velixo NX à partir de la version 2026.7, avec un quota d'utilisation généreux qui se réinitialise chaque semaine s'il est inclus dans votre abonnement. Lorsque Velixo Intelligence sera disponible pour tous dans le courant de l'année, des options payantes seront également proposées aux équipes ayant des besoins plus importants.
Si votre organisation préfère ne pas activer cette fonctionnalité, vous pouvez la désactiver ; la documentation explique comment procéder. Nous préférons vous l'indiquer ici plutôt que de vous laisser le découvrir dans les notes de mise à jour.
Questions qui nous sont posées
Dois-je modifier la manière dont mes rapports actuels sont élaborés ?
Non. Velixo Intelligence lit les classeurs que vous possédez déjà, y compris les rapports créés il y a plusieurs années.
Est-ce que cela va modifier mon classeur sans me demander mon avis ?
Non. Les agents ne proposent que les modifications qui leur sont demandées ; vous les approuvez, puis elles sont intégrées au texte.
Que se passe-t-il quand il se trompe ?
Il s'agit d'une IA probabiliste ; elle peut donc parfois se tromper. Considérez ses résultats comme une ébauche et référez-vous aux lignes sources lorsque les chiffres ont de l'importance.
Est-ce que cela fonctionne sur des rapports que je n'ai pas créés moi-même ?
C'est l'un des cas où il excelle. N'hésitez pas à demander conseil à un agent du service d'assistance pour tout classeur dont vous avez hérité.
Velixo stocke-t-il les invites et les données ? Ces données sont-elles utilisées pour entraîner l'IA ?
Les requêtes et les réponses transitent par la passerelle IA Velixo, qui conserve un journal de diagnostic temporaire pendant une période limitée et renouvelable, à l’issue de laquelle il est effacé. L’accès est réservé à un nombre restreint d’ingénieurs Velixo. Les fournisseurs de modèles peuvent conserver les données pendant une période limitée à des fins de surveillance des abus ; il n’est pas possible de refuser cette conservation. Ni Velixo ni les fournisseurs de modèles n’utilisent les données des clients pour entraîner ou affiner un modèle de langage à grande échelle (LLM). Tous les détails : Conditions relatives à la technologie IA.
Comment puis-je connaître ma consommation ?
Vous pouvez consulter la consommation de votre organisation et le volume restant à utiliser avant la réinitialisation prévue le lundi suivant. La fiche d'information « Utilisation » se trouve dans le panneau latéral de Velixo Intelligence, dans le coin supérieur droit.
Essayez-le sur vos propres rapports
Cette formule du mardi après-midi va toujours s'appliquer. La différence, c'est que la réponse se trouve désormais dans la case suivante, dans le même registre que celui que vous consultez dans votre rapport.
Vous n'utilisez pas encore Velixo et vous souhaitez découvrir ce qu'une couche ERP intelligente peut vous apporter ? Réservez une démonstration pour découvrir comment Velixo Intelligence peut vous aider.