Le problème avec votre budget commence dès l'étape « Exporter vers Excel »
En octobre 2020, Public Health England a perdu la trace de 15 841 cas de COVID-19. Il n'y a eu ni piratage ni panne du système. Les données avaient été transférées dans un ancien fichier Excel qui avait atteint sa limite de lignes, et tout ce qui dépassait cette limite a disparu sans avertissement.
C'est là la version dramatique. La version quotidienne se trouve sur votre espace de stockage partagé. Une étude portant sur 35 ans de recherches consacrées aux tableurs a révélé que 94 % des feuilles de calcul utilisées dans les décisions d’entreprise contiennent des erreurs. La plupart d’entre elles ne font jamais la une des journaux. Elles se contentent de figurer dans le budget.
Et beaucoup d’entre elles commencent de la même manière : quelqu’un clique sur « Exporter vers Excel ». Lors de notre récente atelier « La budgétisation à l’ère de l’IA » , Natasha Sabelli, expert-comptable et « évangéliste financière » chez Velixo, a décrit ce qui se passe ensuite. Dès que les données ERP atterrissent dans un tableur, elles deviennent « un instantané déconnecté », et Excel se transforme en « îlot de données obsolètes ».
Qu'est-ce qui cède en premier : le chemin qui vous ramène à votre ERP ?
Dans le progiciel de gestion intégré (ERP), chaque chiffre a un historique. Vous pouvez voir qui l'a saisi, quand et à quel total il correspond. Une fois collé dans un classeur, cet historique disparaît. Ce n'est plus qu'un chiffre dans une cellule.
Tout va bien jusqu’à ce que quelqu’un demande d’où viennent ces chiffres. Trois mois plus tard, le directeur financier veut savoir pourquoi les dépenses marketing du premier trimestre figurant dans la présentation destinée au conseil d’administration ne correspondent pas à celles de l’ERP, et le service financier se met à fouiller. De quelle exportation s’agissait-il ? De quelle version du classeur ? Quelqu’un a-t-il réextrait les chiffres après la comptabilisation des ajustements du premier trimestre ? Cela se transforme en une véritable chasse au trésor à travers les fichiers partagés et les anciens messages Teams et Slack, et c’est la raison pour laquelle le contrôle des versions est arrivé en tête du sondage en direct de Natasha sur les aspects les plus pénibles de la saison budgétaire.
Mais le coût le plus important, c'est la confiance. Lorsque la présentation destinée au conseil d'administration, les budgets des services et le système ERP donnent chacun une version légèrement différente de la réalité, personne ne peut affirmer avec certitude laquelle est la bonne. Le service financier finit par défendre les trois, et chaque réunion commence par un travail de rapprochement des chiffres au lieu d'une discussion sur ceux-ci.
Prochaine panne : vos réponses générées par l'IA
Ajoutons maintenant l’IA à tout cela. Vous ouvrez ce même classeur et demandez : « Sommes-nous en bonne voie pour atteindre notre objectif de chiffre d’affaires du troisième trimestre ? » Quelques secondes plus tard, vous obtenez une réponse claire : le chiffre d’affaires est en avance de 4 % par rapport au budget, grâce à deux commandes importantes passées en août, et la marge est suffisante pour approuver l’achat de nouveaux équipements un trimestre plus tôt que prévu. La réponse est claire, convaincante et bien présentée. Elle pourrait même se retrouver dans la présentation destinée au conseil d’administration.
Voici ce que le système ignore. Après que vous avez cliqué sur « Exporter », un client a retourné une partie d’une de ces commandes du mois d’août ; la note de crédit a été enregistrée jeudi et une deuxième facture a été annulée car elle avait été facturée deux fois. Si l’on rajoute ces montants, le chiffre d’affaires n’affiche pas une hausse de 4 %. Il est en légère baisse, et l’équipement que vous venez d’approuver fait désormais l’objet d’une question relative à la trésorerie à laquelle vous devrez répondre lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
Pour être juste envers l'IA, elle a répondu à la question en se basant sur les données que vous lui avez fournies. Comme l'a dit Natasha, l'IA est « un outil dont la qualité dépend entièrement des données que vous lui fournissez ». Une réponse correcte issue d'un fichier obsolète reste une réponse obsolète.
Les études lui donnent raison. Gartner prévoit que d’ici 2026, les entreprises abandonneront 60 % des projets d’IA qui ne s’appuient pas sur des données adaptées à l’IA, et que 63 % des entreprises ne disposent pas des pratiques adéquates en matière de données pour l’IA ou ne sont pas sûres de les avoir.
La solution commence avant même l’intervention de l’IA : mettez d’abord de l’ordre dans vos affaires. Dans l’exemple des recettes, deux questions simples auraient permis de détecter le problème avant même qu’il n’atteigne le dossier destiné au conseil d’administration : quand ces données ont-elles été extraites, et y a-t-il eu des écritures comptables depuis ? Ajoutez-en deux autres avant de vous fier à une réponse de l’IA concernant vos chiffres : pouvez-vous remonter jusqu’à l’ERP, et cet outil devrait-il avoir accès à l’intégralité du fichier ? Si vous avez le moindre doute sur l’une de ces quatre questions, corrigez les données avant d’agir en fonction de celles-ci.
Dans quelle mesure votre budget est-il exposé aux risques ?
Voici la bonne nouvelle : vous pouvez vérifier chacun de ces problèmes en un après-midi. Commencez par le rapport que votre équipe de direction consulte chaque mois et comptez le nombre d’exportations nécessaires à son élaboration. Effectuez une recherche sur votre disque partagé avec le mot-clé « final » et voyez combien de versions du budget de cette année apparaissent. Choisissez un chiffre figurant dans la présentation du conseil d’administration du mois dernier et chronométrez le temps qu’il vous faut pour remonter jusqu’à l’ERP. Demandez si quelqu’un saisit manuellement le budget approuvé dans l’ERP. Et vérifiez si un membre de l’équipe a déjà collé un fichier exporté dans un outil d’IA. (C’est probablement le cas.) Notez vos réponses. Elles constituent votre point de référence, et l’objectif à partir de là est de voir chacun de ces chiffres diminuer.
Vous pouvez commencer à vous attaquer à tout cela avant même d’acheter quoi que ce soit. Indiquez une date de référence sur chaque exportation, afin que toute personne qui la consulte, qu’il s’agisse d’un humain ou d’une IA, sache de quand elle date. Fixez une date butoir pour les données avant les réunions budgétaires, afin que chaque service dispose des mêmes chiffres. Indiquez l’hypothèse à côté du chiffre, pour que la question du directeur financier dans trois mois ne nécessite que trente secondes de réponse, plutôt qu’une véritable chasse au trésor. Et attribuez un responsable à chaque classeur, afin qu’il n’y ait jamais de fichier « budget_FINAL_v14 » à expliquer.
Conservez Excel. Connectez-le à votre ERP.
Ces habitudes sont utiles, mais elles ne constituent que des solutions de fortune. La solution à long terme consiste à conserver Excel tel quel. Personne n’a besoin de s’en passer, et le secteur financier n’est pas près de le faire. Dans l’ enquête de référence AFP FP&A 2025, 96 % des professionnels de la FP&A ont déclaré utiliser des tableurs pour la planification. Ils ont également désigné la mauvaise qualité des données comme le principal obstacle à la valorisation de leur technologie, avant même les compétences ou les outils eux-mêmes. C’est dans Excel que le service financier donne le meilleur de lui-même, et c’est dans l’ERP que résident les transactions. Le problème réside dans le fossé entre les deux, et chaque exportation ne fait que l’élargir.
C'est à un complément Excel, qui se connecte directement à votre ERP, qu'il revient de combler cette lacune. Vous continuez à travailler dans la feuille de calcul que vous connaissez bien, et les chiffres restent liés à la source plutôt qu'à une copie. Une fois cette connexion établie, le processus de gestion budgétaire prend une autre forme :
- Les données réelles sont transférées directement dans le classeur depuis l'ERP, sans passer par une exportation.
- Vous établissez le budget par service, par compte et par période, en indiquant les hypothèses juste à côté des chiffres.
- Quand quelque chose change, tu le modifies dans le même fichier. Il n'y a pas de v8.
- Une fois le budget approuvé, vous le réintégrez dans l'ERP afin que le système de référence corresponde bien à ce qui a été validé par le service financier.
- Tout au long de l'année, vous comparez les chiffres réels au budget, en vous basant sur des données actualisées.
Velixo a été conçu précisément dans ce but. Il relie Excel à votre ERP grâce à une connexion bidirectionnelle en temps réel, ce qui permet d’obtenir des données actualisées et de renvoyer les budgets validés sans que personne n’ait à les ressaisir. Tom Flanagan, directeur financier de Yardnique, gagne deux à trois heures à chaque fois qu’il actualise la page.
Cela répond également aux quatre questions posées précédemment. Quand les données ont-elles été extraites ? Lors de votre dernier rafraîchissement, qui ne prend que quelques secondes. Y a-t-il eu de nouvelles entrées depuis ? Rafraîchissez à nouveau et elles s'affichent. Pouvez-vous retracer l'origine de ces chiffres jusqu'à l'ERP ? Ils proviennent directement de celui-ci. L'IA doit-elle avoir accès à l'intégralité du fichier ? Velixo Intelligence, désormais disponible en préversion publique, fonctionne au sein du classeur en respectant vos propres autorisations ERP ; il ne voit donc que ce que vous êtes déjà autorisé à voir.
Regardez l'intégralité de l'atelier « La budgétisation à l'ère de l'IA »
La session de Natasha aborde le reste des étapes nécessaires autour du modèle : faire en sorte que les services parlent le même langage, préparer le terrain avant la diffusion des modèles et documenter le contexte de chaque chiffre. Ensuite, Carl Seidman, l’un des 35 seuls MVP Microsoft spécialisés dans Excel basés aux États-Unis, élabore un premier projet de budget solide dans la deuxième partie.
Regardez les deux sessions à la demande et téléchargez la fiche de lancement du budget 2027 ainsi que l'exemple de cahier d'exercices pour commencer à élaborer votre propre plan.