Problèmes courants rencontrés par les auditeurs et comment Velixo les résout facilement
Lorsque nous avons accueilli le « De la clôture à la confiance » , je souhaitais savoir comment les auditeurs, les conseillers et les responsables financiers vivent les audits lorsque tout se passe bien, et les raisons pour lesquelles cela ne se passe pas toujours ainsi.
Ce qui m'a frappé, c'est la cohérence des réponses de nos panélistes, même s'ils proviennent de différents horizons de l'audit.
- Jim Norton, CPA, chef de produit senior chez Velixo et ancien auditeur et directeur financier
- Jake Morris, CPA, associé, Services de comptabilité et de conseil à la clientèle chez Whitley Penn
- Mark Tessar, CPA, CIA, directeur principal de l'audit chez GRF CPAs & Advisors
- Heather Tausig, CPA, FPAC, directrice financière chez Firewire Surfboards
La conversation a clairement montré que les difficultés liées à l'audit n'ont généralement que très peu à voir avec la complexité comptable. En général, tout dépend de la manière dont les rapports sont élaborés et de leur capacité à résister à un examen répété.
Vous trouverez ci-dessous les principaux points faibles sur lesquels les participants se sont accordés, ainsi que la manière dont Velixo peut aider les équipes financières à les traiter et à les éliminer.
Problème n° 1 : les rapports doivent être refaits pour l'audit
De nombreuses équipes disposent de rapports qui conviennent pour un examen interne, mais lorsque les auditeurs demandent des justificatifs, ces rapports ne sont pas utilisables. Les données doivent être réexportées et les feuilles de calcul doivent être recréées. Cela signifie que les petites différences qui apparaissent doivent être recherchées.
Mark Tessar a expliqué que, du point de vue d'un auditeur, c'est l'un des premiers éléments qui ralentit un audit. Si l'assistance n'est disponible qu'une fois l'audit commencé, cela suggère que le processus de reporting lui-même n'est pas reproductible.
L'aide de Velixo
Velixo aide les équipes à créer des rapports et des calendriers de soutien UNE SEULE FOIS, qui peuvent être réutilisés. Comme ils s'appuient sur des données ERP en temps réel, les mêmes fichiers peuvent être actualisés pour la clôture, la révision et l'audit.
Au lieu de tout refaire sous pression, les équipes ouvrent un rapport existant et l'actualisent. Les auditeurs retrouvent des formats familiers, et la conversation avance au lieu de reculer.
Problème n° 2 : des rapports incohérents suscitent des doutes
Jake Morris vient du secteur du conseil et il a décrit :
Lorsque le même rapport semble différent chaque mois ou que la logique varie selon la personne qui l'a préparé, les auditeurs passent leur temps à essayer de comprendre le rapport au lieu de l'examiner. Le manque de cohérence suscite des doutes, même si les chiffres sont corrects.
L'aide de Velixo
Avec Velixo, la structure et la logique des rapports restent cohérentes d'une période à l'autre. La mise en page ne change pas simplement parce que les données changent.
Cette cohérence est plus importante que les équipes ne le pensent. Les auditeurs peuvent reconnaître rapidement les rapports, les examiner plus rapidement et passer moins de temps à poser des questions de clarification.
Problème n° 3 : les feuilles de calcul Excel deviennent un risque
Excel a été mentionné à plusieurs reprises au cours du panel. De nombreux auditeurs apprécient la familiarité et la flexibilité d'Excel et demandent même que les rapports soient exportés au format Excel.
Le seul point d'accord est qu'Excel n'est PAS le problème. Le problème réside dans ce qui se passe lorsqu'il est utilisé comme un ensemble d'exportations statiques et d'ajustements manuels.
Jim Norton a expliqué comment les copier-coller intensifs, les chiffres codés en dur et les fichiers déconnectés compliquent la tâche des auditeurs qui cherchent à remonter jusqu'à la source des chiffres.
L'aide de Velixo
Velixo conserve Excel comme interface en raison de sa flexibilité et le connecte directement à vos données ERP en temps réel.
Les rapports peuvent être actualisés en un seul clic avec des chiffres en temps réel, les calculs restent cohérents et les auditeurs peuvent clairement remonter à la source des chiffres directement à partir de l'ERP. Cette fiabilité et cette traçabilité éliminent beaucoup de tensions inutiles lors des audits.
Problème n° 4 : les rapprochements prouvent les calculs, pas l'histoire
Heather Tausig a abordé ce sujet du point de vue des opérateurs financiers, ce qui a beaucoup interpellé le public.
Les rapprochements sont souvent parfaitement cohérents, mais soulèvent néanmoins des questions. Lorsqu'un rapprochement nécessite des explications supplémentaires pour être compréhensible, cela ralentit tout le processus. En effet, les auditeurs veulent comprendre ce qui a changé, comment et pourquoi.
Elle a souligné que les rapprochements devaient expliquer le solde, et non le prouver.
L'aide de Velixo
Velixo prend en charge les modèles de rapprochement conçus pour expliquer les soldes et les mouvements à l'aide d'une logique cohérente, de données en temps réel et d'une analyse approfondie des données jusqu'à leur source.
Comme ces rapprochements peuvent être actualisés à chaque période, ils deviennent des explications réutilisables plutôt que des fichiers ponctuels créés à des fins d'audit.
Problème n° 5 : le soutien à l'audit semble distinct de la clôture
Lorsque l'assistance à l'audit donne l'impression d'être un projet distinct qui s'ajoute à la clôture, les équipes finissent par faire deux fois le même travail. Mark a remarqué que les auditeurs s'en rendent compte presque immédiatement.
Lorsque les calendriers n'existent que pendant l'audit, cela signifie que le reporting est réactif plutôt que de faire partie des opérations normales.
L'aide de Velixo
Velixo comble cette lacune en intégrant les rapports prêts pour l'audit dans la clôture mensuelle.
Les mêmes rapports utilisés en interne peuvent être réutilisés pour l'audit sans modification. Cela réduit les retouches, raccourcit les délais d'audit et rend le processus plus prévisible pour toutes les personnes concernées.
Conclusion finale
La confiance ne vient pas d'efforts supplémentaires pendant la saison des audits. Elle vient d'environnements de reporting qui résistent lorsqu'ils sont examinés, remis en question et réutilisés.
Lorsque les rapports sont conçus pour durer : la clôture semble routinière, les demandes d'audit semblent familières, les équipes passent moins de temps à expliquer et plus de temps à examiner.
Velixo aide votre équipe à passer de la proximité à la confiance.
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