Gérer le budget dans Business Central sans avoir à acheter une autre plateforme
L'argumentaire en faveur d'une plateforme FP&A dédiée semble raisonnable, jusqu'à ce que l'on en examine le prix. Vena, Prophix, Datarails et Planful promettent toutes le même résultat final : des budgets, des prévisions et des analyses d'écarts regroupés en un seul endroit, mis à jour et partageables. Ce qu'elles ne mentionnent pas d'emblée, c'est le coût nécessaire pour y parvenir. Le contrat est annuel et rarement modeste, la mise en œuvre dure de quelques semaines à plusieurs mois et dépasse souvent les délais, et les déploiements de type Planful s’accompagnent généralement de contrats pluriannuels. Avant qu’une équipe financière ne s’engage, elle doit comprendre ce que la fonctionnalité de budgétisation de Business Central offre déjà dans l’outil dont elle dispose. La plupart des tâches de budgétisation, de prévision et d’analyse des écarts vendues par ces plateformes peuvent être réalisées dans Excel à partir des données BC en temps réel, ce qui signifie que la plateforme sert principalement à acheter un espace pour y placer un travail que vous pouvez déjà effectuer vous-même.
Ce qu'une plateforme de FP&A vous propose
Si l’on fait abstraction du jargon propre à ce domaine, une plateforme de FP&A offre trois éléments : une base de données pour stocker votre plan, une couche de modélisation pour l’élaborer et une couche de diffusion pour le partager. La base de données est la partie que les équipes financières surestiment. Elle existe parce que la plateforme a besoin d’un emplacement où stocker temporairement les données ERP selon un calendrier de mise à jour ; c’est également la raison pour laquelle les chiffres sur lesquels vous basez votre modélisation constituent un instantané plutôt que le grand livre comptable en temps réel. La couche de modélisation représente une réelle valeur ajoutée, mais il s’agit d’une version propriétaire des formules et des grilles que votre équipe connaît déjà sous Excel, apprises lors de formations et mises à jour par un consultant lorsque la structure évolue. La couche de diffusion est véritablement utile et s’est véritablement banalisée. Aucune de ces trois composantes ne nécessite de quitter la feuille de calcul, et la première vous pénalise même activement en introduisant une étape intermédiaire entre l’ERP et le plan.
Le budget BC est déjà enregistré
Business Central gère nativement les budgets du grand livre. Vous pouvez créer un budget par dimension et par période, puis l'exporter vers Excel et le réimporter : le cycle complet est donc disponible dès l'installation. La limite réside dans ce qui se passe entre les exportations. Le budget natif est un tableau statique : il enregistre un montant convenu en début d’année et le conserve tel quel ; pour le mettre à jour, il faut procéder à une nouvelle exportation, une nouvelle modification, puis une nouvelle importation. Cela fonctionne pour un budget défini une fois pour toutes et qui ne change pas. Mais cela pose problème dès que le service financier souhaite modifier le plan, car chaque changement implique un transfert manuel de fichiers plutôt qu’une modification en temps réel. La fonctionnalité existe, mais la connexion qui permettrait de la maintenir à jour fait défaut.
La budgétisation dans Business Central s'appuie sur des données en temps réel, et non sur une nouvelle base de données
La solution consiste à établir une connexion en temps réel entre Excel et Business Central, plutôt que d’utiliser une deuxième base de données parallèle. Avec Velixo, le classeur lit les données de BC via l’API grâce à votre identifiant Microsoft ; ainsi, les données réelles qui alimentent le modèle proviennent du grand livre à jour au moment de l’actualisation, et non du chargement de la nuit dernière. C’est cette simple modification qui fait la différence entre un processus de planification et d’analyse financière (FP&A) efficace et un processus obsolète. Un rapport comparatif budget/réel créé de cette manière n’a pas besoin d’être réimporté pour rester précis ; il suffit d’appuyer sur « Actualiser » pour que les chiffres réels correspondent à ceux d’aujourd’hui. Lorsqu’un chiffre semble erroné, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur la cellule, de sélectionner « Velixo », puis « Drilldown », et de remonter jusqu’aux transactions sous-jacentes dans Business Central sans quitter la feuille de calcul. Le budget et le grand livre restent étroitement liés, car rien ne s’interpose entre eux. Une plateforme de FP&A vous facture l’utilisation d’une base de données précisément pour éviter cela, puis vous laisse gérer le problème de données obsolètes qu’elle engendre.
Prévisions qui évoluent sans réimportation
L'établissement du budget est la partie la plus simple. C'est au niveau des prévisions qu'un fichier statique montre ses limites, car une prévision est censée évoluer. Une révision des prévisions en milieu d'année, une vue glissante sur douze mois, une mise à jour trimestrielle par rapport aux chiffres réels les plus récents : chacune de ces opérations correspond à une nouvelle version des chiffres qui existent déjà dans Business Central. Lorsque le modèle lit les données en temps réel, les chiffres réels sont automatiquement mis à jour et vous pouvez réajuster les prévisions pour les périodes restantes en fonction de ceux-ci. Les nouveaux chiffres sont ensuite réinjectés en masse dans Business Central via une opération de réécriture, enregistrés sous forme de version budgétaire plutôt que saisis à nouveau ligne par ligne via l’écran de budgétisation. Cette réécriture est l’élément que pratiquement aucune solution comparable ne prend en compte. Les plateformes de FP&A conservent le plan en interne ; le réintégrer dans l’ERP nécessite une intégration distincte, si tant est qu’elle soit proposée. Ici, la prévision que vous élaborez dans Excel devient la prévision de référence dans BC, en une seule opération.
Faites évoluer une projection et enregistrez une nouvelle prévision, le tout dans le même fichier de travail.
Budgétisation dans Business Central sans mise en œuvre
C’est dans l’analyse des écarts que le budget et les prévisions prennent tout leur sens, et c’est là qu’apparaît le plus clairement la valeur ajoutée des données en temps réel. Un rapport d’écarts qui extrait les données réelles actuelles de Business Central, les compare à la version budgétaire également stockée dans Business Central et calcule l’écart avec une exploration détaillée des transactions sous-jacentes à chaque ligne correspond à la tâche mensuelle que les contrôleurs de gestion doivent encore recréer manuellement partout ailleurs. Une fois créé sur une connexion en temps réel, il se met à jour automatiquement au lieu d’être recréé. En combinant ces trois éléments, la budgétisation, les prévisions et l’analyse des écarts s’exécutent directement dans Excel et Business Central, sans plateforme distincte, sans base de données intermédiaire et sans calendrier de mise en œuvre. Velixo hérite de vos jeux d’autorisations BC et consigne chaque mise à jour dans la piste d’audit ; ainsi, effectuer ces opérations dans la feuille de calcul ne sacrifie pas le contrôle que la plateforme revendique comme raison d’être. Les véritables arguments en faveur de l’achat de Vena ou de Prophix sont la commodité et quelques fonctionnalités marginales. Pour la plupart des équipes des entreprises de taille moyenne qui travaillent déjà sous Excel, les activités de FP&A n’ont jamais été le domaine nécessitant un nouveau système. En savoir plus sur Velixo pour Business Central.