Les rapports de paie de Business Central sont finalement exportés vers Excel
Les données de paie sont importées dans Business Central selon un calendrier défini, puis un collaborateur du service financier ouvre un classeur et commence à élaborer le rapport manuellement. Les rapports de paie dans Business Central sont souvent négligés lors de la mise en œuvre, car on part du principe qu’une fois les chiffres de paie enregistrés dans le grand livre, les rapports s’obtiennent automatiquement. Ce n’est pas le cas. Ce qui est enregistré dans le grand livre, c’est un ensemble de lignes de journal synthétisées. Ce que les services RH et financier demandent, ce sont les effectifs par service, le coût de la main-d’œuvre par rapport au budget, la répartition des avantages sociaux et des charges sociales, ainsi que les tendances en matière d’heures supplémentaires par équipe. Ces rapports sont recréés à partir d’une exportation à chaque cycle, et cette recréation est le travail que les équipes doivent supprimer.
D'où proviennent les données des rapports de paie de Business Central ?
Business Central ne dispose pas de moteur de paie américain natif. Les données de paie sont enregistrées dans le grand livre de deux manières différentes, et le processus de reporting dépend de la méthode choisie. La première consiste à utiliser un module ISV intégré, tel que Payroll NOW d’Integrity Data, Greenshades ou Sylogist, qui s’exécute au sein de Business Central et enregistre directement la paie dans le grand livre avec les dimensions associées. La seconde consiste à faire appel à un prestataire externe, tel qu’ADP, Ceridian Dayforce, UKG ou similaire, dont les résultats sont importés via la fonctionnalité native d’importation de paie de Business Central, qui mappe le fichier du prestataire aux comptes du grand livre grâce à une définition d’échange de données.
Ces deux méthodes aboutissent au même type de données dans le grand livre : les coûts de main-d'œuvre par compte, généralement associés à une dimension « service » ou « centre de coûts », enregistrés sous forme de pièce comptable pour chaque période de paie. Cela suffit pour visualiser le total des salaires et des charges sociales par compte. Ce n'est toutefois pas le format de rapport recherché par un partenaire RH ou un analyste FP&A, ce qui explique pourquoi l'habitude d'« exporter puis de recréer » s'installe immédiatement après la mise en production.
Les rapports établis par les services des ressources humaines et des finances à chaque clôture comptable
Il suffit de comparer les besoins d’un contrôleur de gestion et d’un responsable des ressources humaines pour constater un écart flagrant. Les RH souhaitent disposer des effectifs et des équivalents temps plein par service, corrigés en fonction du roulement de personnel, ainsi que du coût de la main-d’œuvre par employé. Le service financier, quant à lui, souhaite comparer les coûts de main-d’œuvre par service par rapport au budget, avec une explication des écarts ; il souhaite également que les charges sociales et les cotisations salariales soient affectées aux centres de coûts appropriés, ainsi qu’une vue glissante des heures supplémentaires afin de détecter tout pic avant qu’il ne devienne une surprise en fin de trimestre. Business Central vous montrera les écritures de paie comptabilisées et les soldes du grand livre qui les sous-tendent. Il ne mettra toutefois pas en forme ces informations dans le rapport, et ne présentera pas la comparaison avec la période précédente sous une forme que vous pourriez remettre à un responsable de service.
Le rapport est donc créé dans Excel. Quelqu’un exporte les écritures du grand livre relatives à la paie, les colle dans un modèle, associe les comptes aux catégories prévues par le modèle, ajoute la colonne « budget » à partir d’un fichier séparé, saisit les formules et met le tout en forme. À la période de paie suivante, le grand livre a changé de place et toute la séquence se répète, car le classeur contient des valeurs collées sans aucun lien avec Business Central. Le modèle est réutilisable. Les données qu’il contient sont obsolètes dès leur importation.
Des rapports de paie Business Central qui s'actualisent au lieu d'être recréés
La solution consiste à ne plus coller les données et à laisser le classeur lire directement les informations de Business Central. Avec Velixo, Excel récupère les soldes du grand livre, les valeurs des dimensions et les chiffres budgétaires via l’API de Business Central grâce à votre identifiant Microsoft. Ainsi, lors de l’actualisation, le rapport de paie lit le grand livre en temps réel plutôt qu’un instantané issu de la dernière exportation. Un rapport sur les coûts de main-d’œuvre par service établi de cette manière conserve sa mise en page et ses formules d’une période de paie à l’autre ; il suffit d’appuyer sur « Actualiser » pour que les chiffres correspondent aux écritures du jour. La colonne « Budget » provient de cette même connexion en temps réel, ce qui permet d’obtenir une comparaison budget/réel à jour pour la main-d’œuvre sans avoir à rapprocher un deuxième fichier.
Ce sont ces dimensions qui rendent cet outil véritablement utile pour la gestion de la paie. Étant donné que le journal de paie intègre des dimensions telles que le service, le site ou toute autre dimension de votre choix, un rapport Velixo permet de ventiler les coûts de main-d’œuvre selon n’importe laquelle de ces dimensions et de les regrouper conformément à l’organigramme de l’entreprise, et non selon la structure du plan comptable. Lorsqu’un chiffre relatif à la main-d’œuvre semble erroné, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur la cellule, de sélectionner « Velixo », puis « Drilldown », et de suivre le chemin jusqu’aux écritures de paie enregistrées dans Business Central sans quitter la feuille de calcul. Le rapport et le grand livre restent liés, ce qui signifie également que la version que vous envoyez à un responsable renvoie à la source, et non à une copie collée datant de trois semaines.
Ce qui est conservé dans le système de paie et ce sur quoi vous pouvez établir des rapports
Les informations détaillées au niveau des salariés, les taux de rémunération individuels, les retenues et les dossiers personnels sont généralement stockées dans le système de paie ou dans le module ISV intégré, et non dans le grand livre de Business Central, qui reçoit généralement les données de paie regroupées par compte et par dimension. Si vos besoins en matière de reporting portent sur l’analyse de la rémunération par salarié, ces informations relèvent davantage de la source de paie. Les rapports de paie de Business Central dans Excel excellent notamment au niveau financier et opérationnel : coût de la main-d'œuvre par service et par centre de coûts, répartition des charges sociales, évolution des effectifs et des coûts d'une période à l'autre, et comparaison de la paie par rapport au budget, le tout basé sur le niveau de granularité utilisé pour les écritures dans le grand livre.
Pour la plupart des rapports financiers et RH, ce niveau de détail est suffisant, car les questions portent sur les centres de coûts et les services plutôt que sur les individus. Lorsqu’un module intégré envoie des informations plus détaillées à Business Central, une connexion en temps réel permet également de générer des rapports à ce sujet. Et lorsque la tâche de reporting se transforme en tâche de traitement des données (correction d’un mappage, chargement d’un ajustement de répartition de la main-d’œuvre), cette même couche Excel réécrit les données structurées dans Business Central, vous évitant ainsi de devoir accéder une seconde fois à l’écran d’importation de la paie. L’objectif est de faire du rapport de paie un fichier que vous actualisez, et non un fichier que vous devez recréer à chaque cycle de paie. Découvrez-en plus sur Velixo pour Microsoft Dynamics 365 Business Central.