7 façons dont l'automatisation des processus financiers permettra de réduire le travail sur Excel en 2026
Nous sommes le 3 du mois. Vous avez exporté la balance de vérification dans un nouveau classeur, recréé le tableau croisé dynamique, et vous êtes en train de mettre en forme la largeur des colonnes pour la quatrième fois ce trimestre. L'analyse, c'était le cœur du travail. La mise en forme, c'était une corvée. Les outils d'automatisation financière qui se connectent directement à votre ERP dans le cloud peuvent vous faire gagner des heures de travail répétitif sur des feuilles de calcul chaque mois. Ce guide présente sept façons spécifiques d'y parvenir.
Si vous utilisez Acumatica, Sage Intacct ou Microsoft Dynamics 365 Business Central, vous avez sans doute remarqué un écart entre les données que votre ERP peut stocker et celles sur lesquelles vous pouvez générer des rapports sans avoir à recréer manuellement des classeurs. Les méthodes présentées ci-dessous permettent de combler directement cet écart.
Points clés : l'automatisation des processus financiers pour les équipes ERP dans le cloud
- Les connexions ERP en temps réel remplacent les exportations statiques par des données qui s'actualisent automatiquement à chaque fois que vous ouvrez le classeur.
- Velixo met à la disposition des équipes financières des fonctions natives d'Excel qui extraient directement les données du grand livre, des projets et des budgets depuis votre ERP dans le cloud.
- Le transfert en masse de données depuis Excel vers votre ERP élimine les tâches répétitives liées à la saisie des écritures comptables et à la saisie des données budgétaires.
- La distribution automatisée des rapports permet d'envoyer les classeurs finalisés aux parties prenantes sans avoir à les compresser manuellement ni à programmer l'envoi par e-mail.
- Grâce au reporting en libre-service, le service financier peut créer et modifier des rapports sans avoir à attendre l'intervention du service informatique ou de consultants.
7 façons concrètes dont l'automatisation des processus financiers permet de réduire le travail manuel sur Excel
L'actualisation des données en temps réel remplace le cycle « exportation-reconstruction »
La plupart des équipes financières commencent à établir leurs rapports en exportant un fichier CSV depuis leur ERP, puis en le collant dans un classeur existant. Les données se retrouvent dans les mauvaises colonnes. Les formules ne fonctionnent plus. Vous corrigez le problème, vous enregistrez, puis vous recommencez le mois suivant.
Les outils d’automatisation financière dotés de connexions ERP en temps réel changent la donne. Le classeur reste relié à votre grand livre, et lorsque vous ouvrez le fichier, les chiffres sont mis à jour. Plus besoin d’exporter les données. Finies les opérations fastidieuses de copier-coller et de correction. Velixo Reports extrait les données en temps réel depuis Acumatica, Sage Intacct et Business Central chaque fois que vous cliquez sur « Actualiser ».
Accéder aux transactions sources à partir de n'importe quelle cellule
Un écart apparaît dans votre compte de résultat. Vous devez identifier la transaction à l'origine de cet écart. Sans automatisation, cela implique d'ouvrir votre ERP, d'accéder au grand livre, de filtrer par date et par compte, puis de faire défiler les données jusqu'à ce que vous trouviez un élément pertinent.
Grâce aux fonctionnalités d'exploration, il vous suffit de cliquer sur un chiffre dans votre feuille de calcul pour afficher immédiatement les transactions sous-jacentes. Vous pouvez accéder directement à l'enregistrement source dans votre ERP sans quitter Excel. Ce qui prenait auparavant trente minutes de recherche devient désormais une opération en un seul clic.
Le transfert de données en masse élimine les saisies répétitives dans l'ERP
La période de budgétisation implique de passer des heures à saisir des chiffres dans l'écran de saisie budgétaire de votre ERP. Le traitement par lots des factures fournisseurs implique davantage de saisies manuelles. Les corrections apportées aux lignes du grand livre entraînent encore plus de clics et d'attente.
Les outils d’automatisation prenant en charge les flux de données bidirectionnels vous permettent de créer ou de modifier des données dans Excel, puis de les réinjecter en masse dans votre ERP. La fonctionnalité « Push » de Velixo envoie les écritures comptables, les budgets, les factures fournisseurs et les données de projet depuis Excel directement vers votre ERP dans le cloud. La piste d’audit reste intacte. Finies les journées perdues à saisir manuellement les données.
Les cycles de distribution des rapports planifiés se déroulent sans votre intervention
Chaque mois, vous terminez la préparation du dossier destiné au conseil d'administration, puis vous passez encore une heure à le mettre en pièce jointe dans des e-mails et à l'envoyer à dix interlocuteurs différents. Si vous en oubliez un, vous vous en rendez compte dès le mardi matin.
Les plateformes d'automatisation financière gèrent nativement la distribution et la planification. Il suffit de configurer la liste des destinataires une seule fois, de définir le calendrier, et le rapport arrive dans la boîte de réception de chacun le vendredi à 7 h. Pas besoin d'être réveillé pour l'envoyer.
Consolidation multi-entités sans plateforme distincte
Si vous gérez plusieurs filiales, devises ou instances ERP, la consolidation implique d'extraire les données de chaque source, de les normaliser et de créer manuellement les écritures d'élimination. Le classeur devient complexe. Le risque d'erreur augmente.
Les outils d'automatisation permettent de regrouper les données provenant de plusieurs entités dans un seul classeur. La conversion des devises, les éliminations intra-groupe et la gestion de plusieurs calendriers s'effectuent à l'aide de formules que vous pouvez vérifier. Velixo prend en charge la consolidation entre Acumatica, Sage Intacct et Business Central sans nécessiter de moteur de consolidation distinct.
Le reporting en libre-service élimine le goulot d'étranglement informatique
Vous avez besoin d'un nouveau rapport. La demande est transmise au service informatique. Celui-ci la programme pour le prochain sprint. Deux semaines plus tard, vous recevez un document qui correspond à peu près à ce que vous aviez demandé, mais la période indiquée est erronée. Vous soumettez alors une demande de modification.
L'automatisation financière intégrée à Excel vous permet de créer vous-même vos rapports à l'aide des fonctions et formules que vous maîtrisez déjà. Grâce à cette approche de création de rapports en libre-service, plus besoin de ticket informatique, plus d'attente, plus de « on s'en occupera au prochain trimestre ». Vous disposez de votre rapport dès le premier jour.
L'analyse assistée par l'IA accélère la production des commentaires sur les écarts
La fin de la semaine approche. Les chiffres sont là et il faut maintenant que quelqu'un les explique, généralement avant le déjeuner. Vous consultez le tableau des écarts, repérez les valeurs aberrantes et rédigez un commentaire pour chacune d'entre elles. La réflexion, c'était le travail. La mise en place, c'était une corvée.
Les assistants basés sur l'IA qui analysent vos données ERP en temps réel peuvent mettre en évidence les écarts, signaler les anomalies et proposer des explications avant même que vous ne les demandiez. Vous devez toujours vous forger votre propre opinion sur ces commentaires, mais l'analyse démarre plus rapidement. Vous arrivez à la réunion d'analyse avec l'écart déjà expliqué, plutôt que d'être interrogé à ce sujet et de promettre d'y jeter un œil.
Comment choisir un logiciel d'automatisation financière pour votre ERP
Le choix approprié dépend du logiciel ERP cloud que vous utilisez et de la part de votre travail qui est encore gérée dans Excel. Si votre équipe élabore déjà des rapports, des budgets et des analyses dans des feuilles de calcul, privilégiez les outils qui viennent compléter Excel plutôt que de le remplacer.
Velixo s'intègre directement à Acumatica, Sage Intacct et Microsoft Dynamics 365 Business Central. L'interface est celle d'Excel, que vous utilisez déjà. La prise en main est très simple pour toute personne sachant rédiger une formule.
L'objectif n'est pas d'ajouter un outil de plus, mais d'éliminer les tâches répétitives qui s'interposent entre votre ERP et le rapport final. Si votre équipe passe chaque mois des heures à effectuer des cycles d'exportation et de reconstruction, à réaliser des consolidations manuelles ou à saisir des budgets ligne par ligne dans des interfaces, c'est précisément ce type de tâches que l'automatisation financière est destinée à éliminer. Réservez une démonstration pour découvrir comment cela fonctionne avec votre ERP et votre processus de reporting spécifiques.
Foire aux questions sur l'automatisation des tâches financières dans Excel
Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation financière ?
Les logiciels d'automatisation financière relient votre ERP cloud à vos outils de reporting et d'analyse, éliminant ainsi les étapes manuelles telles que les exportations de données, la recréation de formules et les saisies répétitives. Ils importent des données en temps réel directement dans les applications que votre équipe financière utilise déjà.
Puis-je continuer à utiliser Excel avec un outil d'automatisation financière ?
Oui. De nombreux outils d'automatisation financière sont conçus pour fonctionner au sein d'Excel, et non pour le remplacer. Velixo ajoute des fonctionnalités connectées à votre ERP à votre environnement de tableur existant. Vous conservez vos mises en page, vos formules et vos flux de travail tout en bénéficiant d'un accès en temps réel aux données.
En quoi l'actualisation des données en temps réel diffère-t-elle des exportations ERP ?
Les exportations génèrent un fichier statique qui nécessite un mise en forme et une mise à jour manuelles. La mise à jour en temps réel importe directement les données actuelles de l'ERP dans votre classeur à chaque fois que vous l'ouvrez. Les chiffres figurant dans votre rapport correspondent à ceux de votre grand livre au moment même où vous les consultez.
Quels ERP cloud sont compatibles avec les outils d'automatisation financière ?
Les principales plateformes telles qu’Acumatica, Sage Intacct et Microsoft Dynamics 365 Business Central prennent toutes en charge les intégrations d’automatisation financière. Velixo s’interface de manière native avec chacun de ces systèmes pour offrir des fonctionnalités de budgétisation, de reporting et de transfert de données.
Combien de temps l'automatisation des processus financiers permet-elle de gagner chaque mois ?
Le gain de temps varie en fonction du processus de travail, mais les équipes indiquent généralement que le temps nécessaire à la préparation des rapports est passé de plusieurs heures à quelques minutes. Rob Wood, directeur financier chez Yardnique, a réduit le temps de préparation des rapports destinés au conseil d'administration de six heures à une heure. Tom Flanagan, contrôleur de gestion, estime gagner deux à trois heures à chaque fois qu'il actualise ses rapports.
Ai-je besoin d'une assistance informatique pour mettre en place l'automatisation des processus financiers ?
La plupart des outils modernes d'automatisation financière ne nécessitent qu'une intervention minimale du service informatique. L'authentification dans l'ERP et les droits d'accès basés sur les rôles sont gérés à l'aide des identifiants existants. Les équipes financières peuvent généralement configurer et mettre à jour leurs propres rapports sans avoir recours à des développeurs.