7 rapports financiers recréés manuellement chaque mois (et pourquoi l'ERP n'y parvient pas)

Chaque équipe financière dispose d'une liste confidentielle de rapports qu'elle recrée manuellement chaque mois. Cela s'explique rarement par un manque de compétences ou par les limites d'un progiciel de gestion intégré (ERP). L'outil de création de rapports intégré a été conçu pour des états standard, et ces rapports sortent justement du cadre prévu. On retrouve toujours la même poignée de rapports dans presque toutes les équipes, quel que soit le système utilisé. 

Ce qui importe, c'est l'expression « sous la forme dont vous avez besoin ». Le progiciel de gestion intégré (ERP) est généralement capable de fournir les chiffres. Il ne peut toutefois pas toujours les présenter sous la forme, selon la combinaison ou au rythme souhaités par l'entreprise. Ces trois aspects — la forme, la combinaison et le rythme — couvrent l'essentiel de ce qui va suivre. 

1. Le compte de résultat prêt à être présenté au conseil d'administration, dans une mise en page personnalisée. L'outil de création natif génère un compte de résultat clair et standard. Le conseil d'administration souhaite disposer de ses propres regroupements, de ses propres sous-totaux et d'un ordre spécifique ; le service financier doit donc refaire la mise en page dans Excel à chaque période et réappliquer la mise en forme à chaque fois que les chiffres changent. 
2. Une consolidation multi-entités avec éliminations. La consolidation native a tendance à être statique, gère manuellement les éliminations inter-sociétés et omet souvent l'exploration détaillée des données sous-jacentes à un chiffre. Le tableau de consolidation est finalement assemblé dans un classeur où les éliminations peuvent être consultées et vérifiées. 
3. Chiffres réels, budget et prévisions présentés côte à côte. Les outils natifs présentent clairement un seul scénario. Pour afficher trois scénarios dans un même tableau de variances, avec les colonnes et les calculs attendus par le directeur financier, il faut presque toujours recourir à Excel. Dès qu'une quatrième colonne ou un nouveau calcul de variance est nécessaire, le rapport doit être refait. 
4. La découpe dimensionnelle par service, projet ou site. La création de rapports par dimension repose sur des vues ou des structures qu'une personne doit créer et synchroniser, et cette personne est généralement un spécialiste plutôt que le contrôleur de gestion. La solution la plus rapide pour obtenir une nouvelle ventilation consiste donc à effectuer une nouvelle exportation et à créer un tableau croisé dynamique. 
5. Des chiffres financiers parallèlement aux chiffres opérationnels. Chiffre d'affaires par personne, coût unitaire, marge par rapport à un volume que le grand livre n'a jamais enregistré. Combiner des données financières avec un indicateur opérationnel que l'ERP ne contient pas revient à les importer tous les deux dans un tableur et à les regrouper à cet endroit. 
6. Établissement de rapports sur un calendrier que l'ERP ne prend pas en charge. Chiffres hebdomadaires, période « quatre-quatre-cinq » dans le commerce de détail, période glissante de treize semaines. Les rapports natifs sont liés à l'exercice comptable ; tout autre calendrier doit donc être créé manuellement à partir d'une exportation, en dehors de celui-ci. 
7. Un récapitulatif qui permet toujours de remonter à la transaction. Le conseil d'administration souhaite disposer d'une page claire que l'auditeur puisse examiner en détail pour comprendre ce qui se cache derrière chaque chiffre. Lorsque les rapports consolidés natifs ne fournissent pas cette traçabilité, le service financier la reconstitue manuellement afin que le dossier puisse résister à toute question. 

Le principe est simple. L'outil de création de rapports natif remplit bien les tâches standard, mais s'arrête aux limites de ces normes. Les véritables rapports financiers, ceux que la direction ne cesse de réclamer, dépassent ces limites ; ils sont donc transférés vers Excel et recréés à chaque clôture. Les outils de création de rapports natifs et les outils de veille stratégique obligent tous deux le service financier à choisir entre des données en temps réel et un format avec lequel il peut travailler, ce qui explique pourquoi la liste ci-dessus revient sans cesse. Excel devient le lieu où le travail atterrit, mois après mois, car c’est le seul outil suffisamment flexible pour produire ce que l’ERP ne peut pas fournir. 

Un contrôleur qui souhaite se faire une idée précise de l'ampleur du phénomène peut faire l'impasse sur la théorie et se contenter de compter. Il suffit de répertorier manuellement les rapports que l'équipe reconstitue, de signaler ceux qui sont réapparus ce mois-ci et de noter dans laquelle des trois catégories chacun d'entre eux s'inscrit. La longueur de cette liste constitue une bonne indication de l'écart entre les rapports réels et les données fournies automatiquement par l'ERP.

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