La clôture et la préparation à l'audit sont les deux faces d'une même médaille.
Pourquoi votre expérience d'audit est déterminée au cours des cinq premiers jours de chaque mois
La plupart des équipes financières des entreprises de taille moyenne n'ont pas le luxe de pouvoir se spécialiser.
Les mêmes personnes qui clôturent les comptes répondent aux demandes de rapports ad hoc. Elles expliquent les écarts à la direction. Elles corrigent les problèmes qui apparaissent tardivement dans le processus. Et lorsque la saison des audits arrive, ce sont également elles qui apportent leur soutien, réorganisent les calendriers et répondent aux questions de suivi dans des délais très courts.
Dans cette réalité, la préparation à l'audit est souvent traitée comme un projet distinct. Quelque chose dont on s'occupe lorsque la liste des demandes arrive.
Dans la pratique, cette séparation n'existe pas.
La préparation à l'audit n'est pas une phase. C'est le résultat du fonctionnement réel de votre clôture.
Les audits révèlent des souffrances évitables
Les auditeurs ne vérifient pas les efforts fournis. Ils ne vérifient pas les heures supplémentaires ni les bonnes intentions.
Ils vérifient les preuves, la cohérence, le contrôle et la traçabilité.
Si votre processus de clôture produit ces éléments de manière fiable, l'audit consiste principalement à récupérer les informations. Retirez le dossier. Actualisez les chiffres. Répondez à une ou deux questions. Passez à autre chose.
Si votre processus de clôture repose sur des exportations manuelles, des feuilles de calcul fragiles et une seule personne qui sait comment tout cela fonctionne, l'audit prend une tout autre dimension. Il devient alors une reconstruction. Et même les meilleures équipes ont du mal à mener à bien une reconstruction dans des délais impartis.
Une façon utile d'envisager les choses est la suivante : les audits sont des tests de résistance pour votre clôture. Ils compressent le temps et éliminent les marges de manœuvre. Tout ce qui est fragile dans votre processus mensuel se brisera lorsque cette pression sera appliquée.
En quoi consiste réellement la douleur liée à l'audit ?
Lorsque les équipes financières parlent de « mauvais audits », elles décrivent généralement les symptômes, et non les causes profondes.
Les symptômes sont familiers :
- Les demandes d'audit qui nécessitent un travail de reconstruction plutôt qu'une récupération
- Des chiffres que tout le monde croit exacts, mais difficiles à prouver rapidement.
- Les calendriers qui ne se synchronisent pas correctement avec l'ERP sans nettoyage manuel.
- Confusion quant à la version finale du fichier
- Une feuille de calcul que seule une personne comprend
Chacun de ces points renvoie à la même question sous-jacente. La clôture produit des résultats, mais pas des preuves reproductibles.
Il ne s'agit pas d'un défaut de caractère ou d'une lacune en matière de compétences. Il s'agit d'un problème de conception du système.
La plupart des équipes des moyennes entreprises utilisent un progiciel de gestion intégré (ERP) pour les transactions et les contrôles, et Excel pour les rapports, les analyses et les explications. Le fossé entre les deux est comblé par des exportations, des copier-coller et des mappages manuels. Au fil du temps, ce pont devient porteur.
Chaque étape manuelle comporte un risque. Chaque exportation rompt la chaîne de contrôle entre le numéro et sa source. Lors de la clôture, les équipes acceptent souvent ce risque pour mener à bien leur travail. Lors de l'audit, c'est ce risque qui est mis en évidence.
Les audits deviennent le point de basculement
De nombreuses équipes vivent avec cette friction pendant des années. La proximité fonctionne, même si elle est épuisante. Les rapports sont publiés. La direction est globalement satisfaite.
Ensuite, un audit a lieu.
Peut-être s'agit-il d'un nouveau cabinet d'audit avec un échantillonnage plus strict. Peut-être s'agit-il de la première année après une migration ERP. Peut-être que l'entreprise s'est développée et est devenue plus complexe. Peut-être qu'un propriétaire clé de feuilles de calcul a quitté l'entreprise. Ou peut-être qu'un commentaire de l'année précédente a signalé les contrôles des feuilles de calcul comme un risque.
Quelle que soit la raison, l'audit réduit les délais et relève les normes. « Nous savons que c'est juste » ne suffit plus. L'exigence devient « montrez-moi, maintenant ».
C'est là que le travail différé entre en jeu. Les explications qui existaient dans la tête de quelqu'un doivent être documentées. Les calendriers qui étaient « suffisants » doivent être clairement définis. Les fichiers qui ont évolué de manière organique doivent être défendus comme des contrôles.
Pour les petites équipes, c'est là que l'assistance à l'audit commence à ressembler à un véritable chaos. Non pas parce que l'équipe n'est pas préparée, mais parce que le modèle opérationnel n'a jamais été conçu pour produire des preuves d'audit comme sous-produit.
Le coût croissant de faire toujours les choses de la même manière
Le coût de ce modèle ne se limite pas à la saison des audits.
Une fermeture manuelle et fragile a des répercussions en cascade :
- Les cycles se prolongent car le travail continue d'être effectué en dehors du système.
- Le soutien à l'audit empiète sur le temps consacré à l'analyse, aux prévisions et au soutien à la direction.
- La confiance s'érode lorsque les chiffres corrects semblent encore difficiles à défendre.
- Le burnout devient structurel, et non saisonnier
Pour les directeurs financiers, cela engendre un coût supplémentaire. Lorsque le service financier n'est pas en mesure de fournir rapidement des preuves, la prise de décision est ralentie. Les dirigeants hésitent. Les questions restent en suspens plus longtemps qu'elles ne le devraient. Le service financier devient réactif alors qu'il devrait jouer un rôle consultatif.
Rien de tout cela n'apparaît comme un élément distinct. Cela se traduit par des frictions, du stress et une perte d'élan.
La clôture prête pour l'audit : répétabilité et simplicité
Une clôture prête pour l'audit n'est pas une clôture plus lourde. C'est une clôture plus reproductible.
L'objectif n'est pas la perfection. L'objectif est de concevoir la clôture de manière à ce que l'aide à l'audit découle naturellement du travail que vous effectuez déjà.
Dans la pratique, ce type de clôture présente quatre caractéristiques distinctives.
- Sorties standard
Le même noyau compact à chaque période. Les états financiers et les tableaux clés qui les accompagnent sont produits de la même manière à chaque fois. Cela permet de créer une mémoire institutionnelle et de réduire les efforts de révision. - Traçabilité
Chaque numéro peut être relié aux données sources ERP sans intervention manuelle. Pas à terme. Pas après nettoyage. Dès la conception.
de la capacité de rafraîchissement Les entrées tardives sont fréquentes. Les changements sont inévitables. Dans le cadre d'une clôture prête pour l'audit, vous rafraîchissez les calendriers lorsque quelque chose change, au lieu de les reconstruire à partir de zéro.
de gouvernance Les fichiers sont stockés dans des emplacements contrôlés. La propriété est clairement définie. Les versions sont rigoureusement gérées. Les contrôles s'appliquent à la manière dont le travail est effectué, et pas seulement aux documents stratégiques.
Ce modèle fonctionne que vous soyez une organisation à but non lucratif suivant des actifs nets restreints, une entreprise de construction gérant des travaux en cours, une société immobilière consolidant des entités ou un fabricant expliquant ses stocks et ses marges. Le contenu diffère, mais le modèle reste le même.
Lorsque la fermeture devient fragile, par secteur d'activité
Chaque secteur d'activité a ses propres calendriers à haut risque.
Les organisations à but non lucratif sont confrontées à des difficultés en matière de rapports sur les subventions, de report des restrictions et de calendriers de conformité.
Les équipes de construction sont confrontées à des difficultés en matière de coûts de chantier, d'engagements, de coûts d'achèvement et de travaux en cours.
Les équipes immobilières gèrent les rapports d'entité, les calendriers de location et la visibilité des flux de trésorerie.
Les fabricants sont confrontés à des difficultés en matière d'évaluation des stocks, de coûts standard par rapport aux coûts réels et d'explications sur les marges.
Il ne s'agit pas là de cas particuliers. Il s'agit du travail quotidien des services financiers des entreprises de taille moyenne. Et c'est précisément là que la transformation manuelle et la faible traçabilité rendent les audits difficiles.
Cinq mesures qui réduisent les frictions liées à l'audit sans augmenter les effectifs
Il n'est pas nécessaire de procéder à une transformation radicale pour améliorer la préparation aux audits. De petits changements intentionnels dans la conception du travail peuvent avoir un impact considérable.
- Tout d'abord, cessez de considérer le transfert de données ERP vers Excel comme gratuit. Chaque exportation a un coût en termes de temps et de risque. Si les données quittent le système, définissez comment, quand et où elles seront stockées par la suite.
- Deuxièmement, veillez à ce que vos calendriers clés puissent être actualisés. Si un calendrier ne peut être mis à jour sans être entièrement reconstruit, cela posera problème lors de l'audit.
- Troisièmement, standardisez les modèles et verrouillez la structure. Le modèle est un outil de contrôle. Des lignes identiques, une logique identique et des correspondances identiques à chaque période réduisent les erreurs et le temps de révision.
- Quatrièmement, faites du dossier de soutien un sous-produit de la clôture. N'attendez pas la liste de l'auditeur. Produisez les preuves pendant que le travail est encore frais.
- Cinquièmement, intégrez la gouvernance. Utilisez un stockage partagé, une nomenclature cohérente, des autorisations et une propriété claire. Éliminez l'expression « c'est sur mon bureau » du système.
Un test utile : si une feuille de calcul nécessite l'intervention d'une personne spécifique pour sa maintenance, elle présente un risque en matière de contrôle, même si elle fonctionne parfaitement.
Le problème ne vient pas d'Excel, mais d'Excel non géré.
Excel n'est pas près de disparaître. Les équipes financières lui font confiance. Les auditeurs le comprennent. Les organisations y ont investi des décennies.
Le vrai problème survient lorsque Excel devient un univers parallèle. Déconnecté de l'ERP. Déconnecté des contrôles. Dépendant de la mémoire plutôt que de la conception.
La finance n'a pas besoin de moins d'Excel. La finance a besoin d'un Excel qui se comporte comme une partie intégrante du système.
Lorsque les rapports et les analyses sont étroitement liés aux données sources, régis et actualisables, Excel devient un atout plutôt qu'un handicap.
Un modèle opérationnel, deux résultats
La clôture et la préparation à l'audit sont deux facettes d'un même modèle opérationnel.
Lorsque vous réduisez les mouvements manuels, standardisez les résultats, concevez pour le rafraîchissement et régissez le travail, les audits ne sont plus une question de précipitation. Ils deviennent une question de validation.
Pour commencer, optez pour une approche simple. Choisissez un calendrier que l'auditeur demande systématiquement. Repensez-le afin qu'il soit traçable, actualisable et contrôlable. Puis répétez l'opération.
C'est ainsi que la préparation à l'audit cesse d'être un exercice saisonnier et commence à faire partie intégrante du fonctionnement mensuel du service financier.