Étude de cas : 4Sight Construction Group
En tant que l'un des premiers utilisateurs de Velixo pour Sage Intacct Construction, Tina Frey, directrice des services administratifs, et Justin Kreutzer, contrôleur, chez 4Sight Construction Group, ont joué un rôle déterminant dans le développement de plusieurs modèles de rapports clés qui sont maintenant utilisés dans l'ensemble du secteur.
Leur collaboration pratique avec l'équipe produit de Velixo et leur relation de longue date avec Bangert , partenaire de Sage, ont conduit à la création de rapports puissants et spécifiques à la construction. Nous remercions Tina de nous avoir rejoints pour nous parler de son histoire et de son expérience avec Velixo.
Résumé du client
- Entreprise : 4Sight Construction Group
- Lieu : Kansas City, Missouri, États-Unis
- Opérations : Missouri, Kansas, Iowa et Oklahoma
- Secteur d'activité : Construction - Résidentiel multifamilial
- Système ERP : Sage Intacct
- Principaux utilisateurs : Directeur des services administratifs (Tina), contrôleur (Justin)
- Client depuis : juin 2024
À propos du groupe 4Sight Construction
4Sight Construction Group est un entrepreneur général spécialisé dans la construction et la rénovation de logements collectifs dans le Missouri, le Kansas et l'Oklahoma. Avec plus de 70 millions de dollars de projets en cours et une petite équipe dynamique, l'entreprise doit gérer de près les coûts, la conformité, les sous-traitants et la trésorerie, tout en jonglant avec différentes structures de financement, des calendriers de tirage au sort et des échéances de projet.
Après la transition de Sage 300 à Sage Intacct, 4Sight avait besoin d'une meilleure façon de gérer les rapports - en particulier en ce qui concerne les prévisions au niveau du projet, le contrôle des coûts et la facturation de leurs demandes de tirage au sort. C'est alors que leur partenaire de mise en œuvre, Bangert, leur a présenté Velixo.
"Le passage à Sage Intacct nous a fait l'effet d'une bouffée d'air frais", déclare Tina, directrice des services administratifs chez 4Sight. "Mais nous nous sommes rapidement rendu compte que les rapports natifs n'étaient pas suffisants pour répondre aux exigences de la comptabilité de la construction. C'est alors que Velixo est entré en jeu et a fait toute la différence".
Principaux défis
Contrairement à la gestion financière générale, la comptabilité de la construction nécessite
- Rapports au niveau de l'emploi avec suivi en temps réel des données réelles par rapport au budget
- Reconnaissance des revenussur les contrats à long terme
- Assemblage d'un dossier de dessin comprenant des documents de sauvegarde pour les prêteurs ou les clients
- Projections détaillées des coûts pour prévoir la rentabilité en fin de travail
- Répartition des coûts salariaux par emploi, tâche et code de coût - même entre les entités
"Il n'y avait pas d'analyse détaillée dans Sage 300, et Intacct était meilleur, mais nous avions besoin d'un accès en Excel à des données en temps réel pour prendre des décisions rapides et éclairées.
Entrez dans Velixo : Conçu pour une comptabilité centrée sur le projet
Velixo connecte directement Excel à Sage Intacct, permettant aux équipes financières et de projet de travailler dans l'outil qui leur est familier - sans exportations statiques ni manipulations manuelles de données.
Principaux avantages pour 4Sight :
- Calcul du coût des travaux en temps réel et prévision du coût à terminaison prévisions
- Intégrationpush/pull des budgets et des projections de coûts dans Sage Intacct
- Filtrage dynamique par travail, fournisseur ou date avec rafraîchissement instantané
- Génération automatisée de paquets de tirages avec pièces jointes, pour une facturation justifiée
- Finances en comptabilité de caisse adapté aux flux de travail des entreprises de construction
- Facilité de personnalisation - "l'ajout de champs personnalisés supplémentaires dans nos rapports, tels que les frais kilométriques des employés, a été facilement réalisé".
"Velixo nous a redonné la flexibilité d'Excel qui nous manquait, mais avec une véritable intégration à Sage Intacct. C'est un énorme avantage.
Cas d'utilisation réels
Voici quelques-uns des cas d'utilisation critiques que Velixo a débloqués pour 4Sight :
Les chefs de projet utilisent Velixo pour suivre les coûts du projet par code de coût, entrer les coûts pour compléter chaque code de coût, et finalement pousser le coût révisé à l'achèvement comme une prévision des estimations et des budgets directement dans Sage Intacct - sans avoir besoin de se connecter à l'ERP.
- Gain de temps : réduction de 50 % de l'effort mensuel de prévision
Justin, le contrôleur de 4Sight, utilise des rapports financiers basés sur la trésorerie, tels que le rapport mensuel "Billings to Cost", qui suit les factures AR, les factures AP, les feuilles de temps des employés et les journaux, afin de rendre compte avec précision des entrées et des sorties de trésorerie.
- Gain de temps : Réduction de 90 % du temps consacré à l'établissement des rapports
- Auparavant, il fallait exporter et fusionner manuellement plusieurs sources.
Tina utilise Velixo pour générer des dossiers de tirage au sort complets avec des factures AP détaillées et toutes les sauvegardes de factures nécessaires. Ces éléments sont essentiels pour soumettre les réclamations aux maîtres d'ouvrage ou aux prêteurs dans les délais impartis, et sont indispensables dans le cadre des demandes de tirage au sort.
- Gain de temps : réduction de 75 % de la préparation des paquets de tirage mensuels
- Supprime les travaux répétitifs importants
4Sight gère ses salaires par l'intermédiaire d'une société sœur qui utilise un système différent, mais qui transmet néanmoins les données à Sage Intacct pour l'établissement des coûts. Velixo extrait les entrées des feuilles de temps et est capable de calculer les coûts même pour les heures non facturées, en utilisant les postes des employés, ainsi que les dépenses de personnel. Cela permet à 4Sight d'avoir un contrôle et une visibilité complets sur les coûts des employés.
- Maintient à jour les rapports sur les coûts des travaux, même entre les différents systèmes.
Les chefs de projet utilisent Velixo pour suivre les coûts du projet par code de coût, entrer les coûts pour compléter chaque code de coût, et finalement pousser le coût révisé à l'achèvement comme une prévision des estimations et des budgets directement dans Sage Intacct - sans avoir besoin de se connecter à l'ERP.
- Gain de temps : réduction de 50 % de l'effort mensuel de prévision
Justin, le contrôleur de 4Sight, utilise des rapports financiers basés sur la trésorerie, tels que le rapport mensuel "Billings to Cost", qui suit les factures AR, les factures AP, les feuilles de temps des employés et les journaux, afin de rendre compte avec précision des entrées et des sorties de trésorerie.
- Gain de temps : Réduction de 90 % du temps consacré à l'établissement des rapports
- Auparavant, il fallait exporter et fusionner manuellement plusieurs sources.
Tina utilise Velixo pour générer des dossiers de tirage au sort complets avec des factures AP détaillées et toutes les sauvegardes de factures nécessaires. Ces éléments sont essentiels pour soumettre les réclamations aux maîtres d'ouvrage ou aux prêteurs dans les délais impartis, et sont indispensables dans le cadre des demandes de tirage au sort.
- Gain de temps : réduction de 75 % de la préparation des paquets de tirage mensuels
- Supprime les travaux répétitifs importants
4Sight gère ses salaires par l'intermédiaire d'une société sœur qui utilise un système différent, mais qui transmet néanmoins les données à Sage Intacct pour l'établissement des coûts. Velixo extrait les entrées des feuilles de temps et est capable de calculer les coûts même pour les heures non facturées, en utilisant les postes des employés, ainsi que les dépenses de personnel. Cela permet à 4Sight d'avoir un contrôle et une visibilité complets sur les coûts des employés.
- Maintient à jour les rapports sur les coûts des travaux, même entre les différents systèmes.
Caractéristiques préférées
Les rapports sont conçus pour permettre un filtrage par projet, par fournisseur ou par période de temps, afin que les utilisateurs puissent se concentrer instantanément sur la tâche à accomplir, qu'il s'agisse de vérifier les soldes de rétention ou les bons de commande.
La fonctionnalité préférée de Tina : "La possibilité de rafraîchir les données par projet et d'approfondir les détails - ça marche du tonnerre".
Prochaines étapes pour 4Sight
Au fur et à mesure que 4Sight se développe, Tina cherche déjà à étendre l'utilisation de Velixo, notamment en améliorant les rapports sur le vieillissement de l'AR et en affinant les rapports existants.
"Même lorsque nous rencontrons un problème inattendu, l'équipe Velixo nous aide rapidement et écoute sincèrement nos commentaires", ajoute-t-elle.
"Nous sommes une petite équipe qui gère des projets complexes et de grande envergure. Velixo nous a donné la flexibilité et la puissance dont nous avions besoin, et la collaboration avec Bangert et Velixo a facilité l'adaptation des outils à nos besoins réels. Velixo nous fait gagner des heures chaque semaine. C'est l'un des meilleurs outils que nous ayons mis en place".