Étude de cas sur les organisations à but non lucratif : Finances GAAP prêtes pour l'audit dans Excel

Dans la plupart des organisations à but non lucratif, l'audit financier annuel est comme le prochain album de Taylor Swift - certains l'attendent avec impatience, d'autres le redoutent, mais quoi qu'il en soit, il arrive. Pour les responsables financiers, il s'agit plus que d'une tâche récurrente : il s'agit de garantir l'exactitude des rapports, d'instaurer la confiance avec les électeurs et de renforcer la gestion financière.

Imaginez-vous aujourd'hui en tant que directeur financier d'une organisation à but non lucratif. Les coûts augmentent, les financements sont plus compétitifs, les talents sont rares et les délais ne semblent jamais se réduire. Plus vite vous fournirez des états financiers prêts à être audités, plus vite vous pourrez vous recentrer sur la durabilité et l'impact de votre mission.

C'est là que les rapports conformes aux GAAP entrent en jeu. Ils garantissent l'exactitude, la transparence et la conformité, renforcent la confiance des électeurs et constituent une base solide pour la budgétisation, les prévisions et la planification à long terme. Dans le climat actuel, produire des états financiers conformes aux GAAP et prêts à être audités n'est pas seulement une bonne pratique - cela peut faire la différence entre prospérer et lutter.

Pourquoi les états financiers GAAP sont-ils importants pour les organisations à but non lucratif ? 

Les états financiers GAAP sont des rapports standardisés préparés conformément aux principes comptables généralement acceptés. Ils permettent de présenter de manière cohérente et crédible la situation financière, les résultats d'exploitation et l'évolution de l'actif net d'un organisme sans but lucratif.

Voici quelques-uns des principaux piliers des états financiers GAAP pour les organisations à but non lucratif :

1. Cohérence et comparabilité
   - Les PCGR établissent un cadre commun pour l'information financière.
   - Cette cohérence permet de comparer les résultats financiers d'une organisation à but non lucratif sur plusieurs années, et aux parties prenantes de comparer l'organisation à des organisations à but non lucratif comparables.
2. Transparence et crédibilité
   - Les GAAP exigent une présentation claire des revenus, des dépenses, des actifs, des passifs et des actifs nets.
   - Le respect de ces normes donne aux parties prenantes externes l'assurance que les chiffres sont fiables, ce qui renforce la confiance des donateurs, des bailleurs de fonds et des autorités de réglementation.
3. Une vision claire des restrictions et de l'impact de la mission
   - Les organisations à but non lucratif reçoivent souvent des fonds qui sont affectés à des usages spécifiques. Les PCGR exigent que l'on présente séparément l' actif net soumis à des restrictions imposées par le donateur et l'actif net non soumis à des restrictions imposées par le donateur.
   - Cela permet aux conseils d'administration et aux bailleurs de fonds de voir non seulement combien d'argent l'organisation a, mais aussi combien est réellement disponible pour les opérations générales par rapport à ce qui est affecté à des programmes spéciaux.
4. Conformité avec les exigences légales et de financement
   - De nombreux bailleurs de fonds, banques et agences gouvernementales exigent des états financiers conformes aux GAAP, souvent sous forme d'audit.
   - En l'absence de rapports conformes aux GAAP, une organisation à but non lucratif peut ne pas être éligible à certaines subventions, certains contrats ou certains financements.
5. Une meilleure prise de décision pour les dirigeants et le conseil d'administration
   - Les états financiers établis selon les principes comptables généralement admis (GAAP) donnent une vue d'ensemble de la santé financière, y compris de la durabilité, des liquidités et de la capacité de croissance.
   - Grâce à des données fiables, les dirigeants et les conseils d'administration des organisations à but non lucratif peuvent prendre des décisions stratégiques éclairées au lieu de s'appuyer sur des rapports internes incomplets ou informels.

Le rôle essentiel d'Excel et de Velixo dans la préparation de l'audit financier pour les organisations à but non lucratif

Excel est le logiciel l'outil le plus utilisé Excel est l'outil le plus utilisé dans les organisations à but non lucratif pour plusieurs raisons convaincantes, allant de sa polyvalence à son adoption généralisée. Velixo ajoute des intégrations ERP approfondies qui facilitent d'interagir avec des données ERP directement à partir d'Excel. Couplés ensemble, Excel et Velixo offrent un libre-service, une analyse riche et une solution en temps réel qui reflètent les missions des organisations à but non lucratif.

Voici pourquoi Excel et Velixo occupent une place importante dans l'autonomisation des organisations à but non lucratif :

• Familiarité et polyvalence : En tant que norme du secteur, Excel est depuis longtemps au cœur des rapports des organisations à but non lucratif. Son interface intuitive et son utilisation répandue signifient que la plupart des employés - des responsables de programmes aux directeurs financiers - peuvent travailler avec ce logiciel avec peu de formation. Au-delà de la facilité d'utilisation, sa flexibilité permet de tout gérer, de la budgétisation à la gestion des subventions, en passant par les finances et les affectations conformes aux GAAP.

• Personnalisation : Les organisations à but non lucratif ont souvent besoin de rapports qui vont au-delà des sorties standard de l'ERP. La flexibilité d'Excel, combinée à la conception de Velixo basée sur les cellules et les fonctions, permet aux utilisateurs de créer des calculs et des rapports sur mesure qui correspondent au mode de fonctionnement de leur organisation, ce qui est essentiel dans un secteur où il n'y a pas deux organisations à but non lucratif semblables.

• Possibilité d'établir des rapports à partir de plusieurs livres et grands livres : Les organisations à but non lucratif doivent souvent combiner des données provenant de plusieurs livres ou grands livres. Pour les états financiers GAAP, les rapports proviennent généralement du livre principal (Accrual), avec la possibilité d'inclure des livres supplémentaires si nécessaire. Les fonctions de Velixo et les fonctionnalités d'interrogation facilitent la création de rapports croisés, même dans le cas de scénarios complexes.

• Intégration Excel bidirectionnelle en direct : Velixo connecte Excel directement à vos données Sage Intacct, de sorte que les rapports sont mis à jour en temps réel - et vous pouvez apporter des changements tels que des budgets, des allocations et des écritures de journal directement à partir d'Excel dans votre ERP.

• Des informations précises : L'accès aux données les plus récentes est essentiel pour les organisations à but non lucratif. Avec Velixo, les données en temps réel sont extraites de l'ERP, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'exportations manuelles de données et que les données sont toujours correctes, sans décalage.

• Ensemble de modèles pour les organisations à but non lucratif : Les modèles Velixo pour Sage Intacct Nonprofit sont dotés de contrôles intégrés, d'un mappage terminologique, d'une validation des dimensions et d'une logique préconfigurée pour la comptabilité des fonds, la classification de l'actif net et la préparation à l'audit. Ils sont conçus pour les structures à but non lucratif - sans nécessiter de configuration technique ou de modèles de données externes.

• Gel des données : Les organisations à but non lucratif peuvent ne pas accorder l'accès à l'ERP à tous les membres de l'équipe. Avec la fonction Snapshot de Velixo, les rapports "gelés" peuvent être partagés avec les utilisateurs même s'ils n'ont pas d'accès à l'ERP.

Conclusion

Dans le monde des organisations à but non lucratif, où le prochain regard sur vos états financiers peut être celui d'une personne prenant une décision de financement monumentale, la capacité à produire des états financiers GAAP prêts à être audités est inestimable. Velixo pour Sage Intacct Nonprofit sont conçus pour donner aux responsables comptables et financiers des organisations à but non lucratif les outils dont ils ont besoin pour rendre compte de la façon dont leur de leur organisation et de rester concentrés sur leur mission.