Étude de cas : Bridge Tower

Développer les opérations financières dans l'immobilier avec l'automatisation par Excel

Nous nous sommes entretenus avec Cooper Weiss, directeur de la comptabilité chez Bridge Tower, pour savoir comment son équipe a utilisé Velixo pour passer de processus manuels à des opérations financières évolutives et automatisées, le tout dans Excel.

Ce qui était au départ un environnement de reporting fragmenté et fortement manuel est aujourd'hui une opération rationalisée et très efficace qui couvre 193 entitésLe système de reporting est alimenté par des modèles, des reprises et des données en temps réel provenant d'Acumatica. Voici l'histoire d'un responsable financier qui a construit un moteur de reporting moderne en utilisant les outils que son équipe connaissait déjà et auxquels elle faisait confiance.

Résumé du client

• Entreprise : Bridge Tower
• Lieu: Dallas, Texas, États-Unis
• Opérations: Plusieurs États (TX, GA, FL, NC, TN)
• Industrie: Immobilier résidentiel et développement
• Système ERP: Acumatica
• # Nombre de concepteurs: 1 (Directeur de la comptabilité)
• Client depuis: 2019

A propos de Bridge Tower

Fondée en 2013, Bridge Tower est une société immobilière et de développement avec des capacités de bout en bout - de l'acquisition de terrains et de la construction à la gestion immobilière et à la vente d'actifs. Basée à Dallas, au Texas, l'entreprise gère des milliers de propriétés dans le sud des États-Unis et compte plus de 193 entités sous gestion. Sa mission est de rationaliser le financement et les opérations immobilières en mettant en place des processus modernes et évolutifs soutenus par une technologie intelligente.

L'équipe financière de Bridge Tower ne se contente pas de gérer les transactions, elle conçoit des systèmes entiers pour soutenir des rapports automatisés, les flux de travail assistés par l'IAet l'intégrité des l'intégrité des données dans l'ensemble de l'entreprise. Le fer de lance de ces initiatives est Cooper Weissqui a rejoint l'entreprise en 2022 et a depuis reconstruit l'infrastructure de reporting en s'appuyant sur Acumatica et Velixo.

Rencontrez Cooper Weiss

Cooper Weiss, Directeur de la comptabilité à Bridge Tower, a révolutionné les opérations financières de l'entreprise en associant la résolution de problèmes pratiques à une automatisation puissante basée sur Excel. Expert autodidacte d'Excel et utilisateur chevronné de Velixo, Cooper est devenu le champion interne de la transformation des processus d'établissement de rapports qui reposaient auparavant en grande partie sur des saisies manuelles et des flux de travail fragmentés.

En créant et en améliorant des dizaines de modèles réutilisables, M. Cooper a permis à son équipe de travailler plus rapidement, avec plus de précision et avec un formatage cohérent dans tous les rapports, ce qui a permis de réduire le temps de révision et d'éliminer pratiquement toutes les erreurs. Il a dirigé la transition des clôtures trimestrielles aux clôtures mensuelles pour plus de 193 entités, introduit des écritures de journal automatisées et centralisé les outils de reporting de manière à rendre les données financières plus accessibles à tous, et pas seulement aux comptables.

Son leadership et sa capacité à relier la stratégie à l'exécution ont permis à l'équipe financière de Bridge Tower de s'adapter à long terme et ont fait de Velixo une pierre angulaire de leurs opérations.

Principaux défis

Bridge Tower est passé à Acumatica ERP vers 2019-2020 après avoir dépassé QuickBooksqui avait servi d'épine dorsale à la comptabilité au cours des premières étapes de l'entreprise. Avec près de 200 entités juridiques et une complexité croissante à travers les opérations immobilières et de gestion des biens, la société avait besoin d'une solution offrant évolutivité, rapidité et automatisation.

Bien qu'Acumatica ait fourni une base solide et une modularité robuste, Bridge Tower a rencontré plusieurs défis, en particulier dans les domaines suivants les rapports, la normalisation des donnéeset l'efficacité du flux de travail:

• Des rapports incohérents et cloisonnés - Avec plusieurs comptables élaborant des rapports dans leurs propres formats, l'équipe financière manquait de standardisation. "Si je regardais un rapport financier, dit M. Cooper, je pouvais dire qui l'avait créé. Cela rendait les révisions fastidieuses et créait des risques de classification erronée et d'erreurs dans les dossiers financiers envoyés aux investisseurs.

• Une forte dépendance à l'égard des entrées manuelles - Avant Velixo, la plupart des écritures et des téléchargements de données étaient traités manuellement, souvent une ligne à la fois. Cela ralentissait les processus et rendait difficile l'évolution de la charge de travail de l'équipe au fur et à mesure que le nombre d'entités et de transactions augmentait.

• Manque d'automatisation des flux de travail - Bien qu'Acumatica permette un meilleur accès aux données, les flux de travail clés tels que les rapprochements, les calculs de frais de gestion immobilière et les écritures de fin de mois nécessitaient encore une intervention manuelle excessive. L'équipe était impatiente de réduire les délais d'exécution et de créer des processus évolutifs.

• Des capacités de consolidation et de clôture limitées - Avec plus de 193 entités, Bridge Tower avait du mal à produire des rapports consolidés en temps voulu. Les clôtures mensuelles n'étaient pas pratiques et l'équipe travaillait selon un calendrier trimestriel, ce qui retardait la visibilité et les informations pour les décideurs.

La différence Velixo

Des modèles qui normalisent tout

Lorsque M. Cooper a rejoint Bridge Tower, l'un de ses premiers objectifs était de d'éliminer les incohérences entre les rapports, les écritures et les flux de travail financiers. En utilisant Velixoil a créé des modèles Excel avec plus de 20 formules personnalisées pour s'assurer que le formatage des données, les sous-comptes et les branches sont toujours corrects et cohérents. que le formatage des données, les sous-comptes et les branches sont toujours corrects et cohérents..
Désormais, quelle que soit la personne qui prépare le rapport, celui-ci est identique.

Reprise des écritures de journal - Sans les fichiers de téléchargement

Bridge Tower s'appuie sur Retour d'écriture du journal de Velixo quotidiennement - et pas seulement pour des raisons de commodité.
Qu'il s'agisse de calculer frais de gestion immobilière à l'importation des balances de vérification de leur entreprise de constructionL'équipe de Cooper utilise des modèles intégrés pour passer directement du calcul à Acumatica. calcul à Acumaticaévitant ainsi la création manuelle de fichiers.

"Nous téléchargeons probablement tout via Velixo ou nous importons des scénarios. Les saisies manuelles sont pratiquement inexistantes aujourd'hui.

Cela a transformé leur processus de clôture :

• Ce qui prenait une semaine entière à 3 comptables une semaine entière prend maintenant 2 jours à une personne.

• Les clôtures mensuelles sont désormais effectuées par toutes les entités - en moyenne seulement 10 jours ouvrables

• Au total, Velixo a permis à l'entreprise d'économiser plus de 60 jours par an

Rapports et rapprochements - Construits pour l'échelle

Velixo permet des rapports standardisés et des flux de travail de réconciliation avancés sur 193 entités. L'équipe de Cooper utilise des requêtes génériques personnalisées dans Acumatica pour extraire des données dans Excel - depuis les détails des comptes jusqu'aux ventilations au niveau des sous-comptes - et effectue des rapprochements à un niveau de détail qui prend en charge les éléments suivants comptabilité d'exerciceet les audits internes.

"Auparavant, nous utilisions la méthode de la comptabilité de caisse. Avec Velixo, nous avons pu passer à la comptabilité d'exercice parce que nous pouvions enfin gérer rapprochement sur rapprochement." 

Les rapports sont désormais flexibles, précis et conviviaux - à tel point que même les non-comptables peuvent les comprendre et les utiliser.

Soutien en temps réel en matière de fiscalité et d'audit

Chaque mois, l'équipe extrait les bilans, les comptes de résultat et les détails du GL de toutes les entités - et les compile pour les déclarations fiscales en quelques clics.

Au lieu de télécharger les données d'Acumatica une par une, ils ont créé des IG personnalisées et les ont connectées directement aux modèles Velixo. Le résultat ?

• 2 à 3 jours gagnés sur la préparation des dossiers fiscaux - chaque mois
• Consolidation transparente et soutien à l'audit sans aucun formatage manuel

"Lorsque nous cristallisons un projet, Velixo nous permet de tout décomposer à la volée et de montrer exactement ce qui relève de l'investissement, du paiement et des bénéfices non distribués.

Caractéristiques préférées

Cooper et son équipe s'appuient sur presque tous les coins de Velixo - mais quelques fonctionnalités ont eu un impact considérable sur la rapidité, la cohérence et la facilité d'utilisation :

• Rapports sur l'appariement inter-entités : Auparavant, l'appariement des prêts et des investissements entre toutes les succursales dans MYOB était une tâche manuelle. Cette tâche, qui prenait la majeure partie d'une journée, ne prend plus que 20 minutes.
• Rapports de budgétisation et de prévision : Utilisés pour consolider les données financières et projeter les performances futures. Ces rapports et bien d'autres exemples de rapports sont disponibles dans le registre des modèles de Velixo.
• Rapports statiques de trésorerie : Un outil essentiel pour la gestion des transactions quotidiennes et la planification.
• Exploration dynamique: La fonction d'exploration de Velixo basée sur Excel présente un résumé des données sous-jacentes correspondant à une cellule contenant une fonction Velixo, ce qui rend l'analyse des données et l'audit plus efficaces.

Prochaines étapes pour Bridge Tower

M. Cooper et l'équipe de Bridge Tower s'efforcent désormais de faire de Velixo un élément encore plus important de leur infrastructure financière, en transformant les tâches manuelles en flux de travail entièrement automatisés.

Voici quelques-uns des projets qui se profilent à l'horizon :

• Tirer parti Power Automate et Office Scripts pour actualiser les rapports et déclencher des Velixo selon un calendrier

• Explorer les moyens d'automatiser les téléchargements automatiser les téléchargements sans ouvrir de fichiers - ce qui rapproche Velixo d'un fonctionnement entièrement en arrière-plan

• Connecter Excel directement à des sources de données externes comme les répertoires FTP et les logiciels de gestion immobilière, ce qui permet aux données de circuler de la source à l'ERP avec un minimum d'intervention humaine.

• Partenariat avec Velixo et AIM pour explorer de nouveaux cas d'utilisation de l'automatisation et codévelopper des flux de rapports avancés.

Nous sommes fiers de soutenir Bridge Tower dans la prochaine phase de son voyage, et nous sommes impatients de voir jusqu'où ils emmèneront Velixo.

Ils sont également enthousiastes à l'idée d'explorer la liste de distribution de Velixo pour le partage de rapports internes - et sont curieux de savoir comment les nouveaux modèles de construction pourraient soutenir leurs efforts d'expansion.